Эта структура, которая должна была постоянно укомплектовываться квалифицированными и преданными делу партии кадрами, не оставалась неизменной, а периодически видоизменялась в соответствии с указаниями Сталина И.В. Так, только в 1939 году в её составе произошёл ряд существенных преобразований. В преддверии приближавшейся войны наиболее значительные изменения коснулись Главного управления пограничных и внутренних войск, которое было разделено на шесть главных управлений: Главное управление погранвойск (ГУПВ), Главное управление войск НКВД СССР по охране железнодорожных сооружений, Главное управление войск НКВД СССР по охране особо важных предприятий промышленности, Главное управление конвойных войск НКВД СССР, Главное управление военного снабжения (ГУВС) и Главное военно-строительное управление войск (ГВСУ) НКВД СССР. Затем были сформированы Мобилизационный отдел, Отдел железнодорожных и водных перевозок, Управление НКВД СССР по делам военнопленных и интернированных, а также произведён ещё ряд более мелких преобразований. В результате по состоянию на 1 января 1940 года в центральном аппарате НКВД СССР по штату числилось 32642 человека [4].

Интересно, что, хотя о войне в то время ходили ещё только неясные слухи, приказом НКВД СССР от 19 сентября 1939 года Управлению по военнопленным и интернированным (работу которого вскоре будет курировать Круглов С.Н.) предписывалось загодя создать восемь лагерей, среди которых Осташковский разместили на одном из островов озера Селигер, Юхновский организовали на станции Барыбино, Путивльский определили в Софроньевском монастыре и т. д. Начальная ёмкость каждого лагеря планировалась порядка 5–7 тысяч человек с последующим расширением до 10 тысяч человек.

Помимо центрального аппарата, Отдел кадров НКВД СССР во главе со своим начальником Кругловым С.Н. занимался подбором и расстановкой, перемещением и увольнением руководящих работников в Наркоматах внутренних дел 15 Союзных республик, 20 Автономных республик, в Управлениях внутренних дел 6 краёв и более ста областей страны, в высшей и межкраевых школах НКВД, в дорожно-транспортных отделах НКВД железных дорог, в особых отделах НКВД округов, армий, флотов, управлений лагерей заключённых и в ряде других подразделений. Все высшие должности основных руководителей центрального аппарата и местных органов НКВД входили в так называемую «номенклатуру Народного комиссара внутренних дел СССР». Работники, занимавшие должности начсостава в оперативно-чекистских управлениях и отделах НКВД, утверждались на местах.

При существовавшем тогда порядке нарком внутренних дел СССР не имел права своей властью принять, назначить, переместить или уволить подчинённого ему руководителя, поскольку эти должности относились одновременно к номенклатуре Центрального Комитета партии и могли замещаться только с ведома этого партийного властелина. Исходя из тезиса «кадры решают всё», партийные вожди Страны Советов жёстко сохраняли за собой право расстановки и контроля деятельности руководителей, находившихся на ключевых постах. Считалось, что даже вопреки экономическим и общественным законам, природным условиям и другим неблагоприятным обстоятельствам, правильная расстановка кадров позволяла преданным коммунистам-руководителям, вооружённым самой передовой марксистско-ленинской теорией, успешно, по-большевистски, твёрдо и уверенно решать самые сложные задачи социалистического строительства. Таким образом, для назначения руководящего работника на номенклатурную должность, например, в Центральный аппарат, нарком внутренних дел должен был сначала направить в ЦК ВКП(б) подготовленное Отделом кадров секретное письмо с просьбой о разрешении на такое действие и обоснованием его целесообразности. Только после получения санкции от партийного органа принималось соответствующее постановление Совета Народных Комиссаров Союза ССР, и только тогда нарком подписывал приказ о назначении. (Что мы и видели выше на примере назначения Круглова С.Н. на должность заместителя наркома внутренних дел по кадрам.) Информация о назначении первых (официальных) лиц, например, наркомов, публиковалась в печати.

Аналогично вопрос с назначениями-перемещениями на региональные номенклатурные должности решался и в республиках, краях и областях, где требовалась санкция своего местного высшего партийного органа (ЦК республики, крайкома или обкома). После произведенного назначения следовало уведомить об этом Отдел кадров НКВД СССР.

Таким образом, переписка по кадровым вопросам была весьма обширна и требовала тщательного соблюдения партийно-административного бюрократического порядка. Работникам отдела кадров во все времена важно было угадать мнение партийного и наркоматовского руководства, его симпатии и антипатии к претендентам на выдвижение и даже к бывшим работникам органов внутренних дел, о чём мы наглядно убедимся при дальнейшем нашем повествовании. Интересно, что в том случае, когда назначенный («выдвинутый») на руководящую должность работник успешно справлялся с порученным ему делом, заслуга в том присваивалась партии, которая правильно и умело расставляла кадры. Если руководитель с поставленными перед ним задачами не справлялся либо допускал уголовные или аморальные проступки, то всегда в этом виноватыми оказывались его непосредственные начальники и плохо работавший отдел кадров, а партия, ранее санкционировавшая назначение провинившегося, была вроде бы совсем и ни при чём.

Согласно инструкции НКВД, принимать на работу в систему органов внутренних дел допускалось лишь «вполне грамотных только членов и кандидатов в члены ВКП(б) и членов ВЛКСМ». При этом направляться «абитуриенты» должны были через соответствующие партийные органы. Кандидат в чекисты представлял написанную от руки (образец почерка) автобиографию, заполнял анкету специального назначения и листок по учёту кадров. Партийную и деловую характеристики с прежнего места работы органы НКВД запрашивали сами. Без полной спецпроверки анкетных и биографических данных зачислять «новичка» на должность и допускать к работе категорически запрещалось. Принимать работников на временную (даже техническую) работу для подмены ушедших в отпуск или заболевших не допускалось. Тем, кто зачислялся в кадры, присваивалось специальное звание, соответствовавшее его должности. Например, как мы видели выше, Круглов С.Н. сразу стал майором госбезопасности. Увольнение из кадров могло происходить «в запас» (если по возрасту работник мог ещё быть использован на работе в военное время), «вовсе со службы» (при невозможности дальнейшего использования работника по компрометирующим материалам, приговору суда или Особого совещания, а также в связи с арестом и нахождением под следствием) и «в отставку» (по возрасту или состоянию здоровья). А в общем, как любили шутить весельчаки, приписывая это высказывание товарищу Сталину: у работников органов госбезопасности имелось только два пути — либо на выдвижение, либо в могилу.

Для более наглядного отображения картины о заполнении штатных единиц, приказом наркома внутренних дел от 2 сентября 1939 года Отделу кадров было предписано создать картотеку по учёту всего личного состава как организаций, так и войск НКВД, включая даже срочнослужащих рядового состава.

В целях получения информации о состоянии дисциплины в органах внутренних дел заместитель наркома по кадрам Круглов С.Н. направил во все подразделения и внутренние войска циркуляр НКВД СССР, в соответствии с которым полагалось к 5‑му числу каждого месяца представлять сведения о преступлениях, проступках и нарушениях дисциплины, допущенных личным составом. О каждом чрезвычайном происшествии следовало немедленно докладывать специальным внеочередным донесением. Кроме того, за каждый месяц всем руководителям необходимо было иметь данные о самовольных отлучках, прогулах, опозданиях, самовольном оставлении службы подчинёнными.