Чек-лист

Организуя выездное совещание, еще до его начала ответьте на такие вопросы:

● Какова цель или тема совещания?

● Кого пригласить (с учетом цели)?

● Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?

● Что должны получить участники, приехав?

● Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?

● Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?

● Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?

● Нужны ли развлекательные мероприятия по вечерам? Какие? Кто их организует?

● В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?

● Кто на месте отвечает за прибытие, расселение по номерам и регистрацию?

● Как начать и закончить выездное совещание?

Есть мнение, особенно популярное среди тех, кто на первое место ставит продуктивность: «Лучше сперва выстрелить, а потом уже целиться». Но это не так. Если потратить немного времени на анализ проблемы, впоследствии удастся избежать разочарования и сэкономить силы. Короткие совещания по сути вопроса – отличная возможность сделать все как нужно с первого раза. Вот как организовать собрание, нацеленное на решение проблем.

Найдите настоящую причину проблемы

То, о чем вы собрались говорить, – настоящая проблема или только симптом проблемы? Работа с симптомами – правильный промежуточный шаг, но если не добраться до самой сути того, что вызывает сложности, то в будущем потребуется приложить гораздо больше усилий. Лучше всего спросить себя и коллег: «Почему проблема есть?» Продолжайте задавать себе этот вопрос, пока не доберетесь до главной причины.

К примеру, изначально проблема была сформулирована так: «Качество ответов на входящие звонки упало». В ходе обсуждения и анализа может выясниться, что сотрудникам требуется обучение по работе с новой телефонной системой. Возможно, окажется, что сотрудников невозможно надолго отвлечь от работы на телефоне и поэтому они не успевают толком пройти обучение!

Придумайте возможные решения

Прибегните к методу мозгового штурма: придумайте максимальное количество решений. Некоторые идеи покажутся безумными и неисполнимыми, но послужат источником вдохновения, чтобы справиться с проблемой. Например, если причина в том, что сотрудники не могут покинуть рабочие места и пройти обучение, среди вариантов найдутся следующие решения:

● Разработать более короткую программу обучения, которую получится встроить в текущий график.

● Разбить программу продолжительностью четыре часа на четыре модуля по часу.

● Заплатить сотрудникам за прохождение обучения в нерабочие часы.

● Перевести очное обучение в онлайн-формат с материалами для изучения дома.

Выберите жизнеспособное решение

Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:

● краткосрочные последствия решения;

● долгосрочные последствия решения;

● относительные издержки решения;

● доступность необходимых ресурсов;

● готовность и поддержку руководства;

● риск новых проблем.

Проанализируйте силовое поле

Если вы планируете что-либо изменить (в личной жизни или на работе, кардинально или нет), анализ силового поля позволит сэкономить время и убережет от реализации нежизнеспособного плана. Анализ состоит из четырех шагов, которые помогут объективно оценить препятствия и опоры на пути к успешному решению. Чтобы изменение прижилось, движущие силы (те, что ему способствуют) должны быть больше, чем сдерживающие (те, что препятствуют).

● Запишите конкретное изменение или решение на бумаге и разделите лист на три колонки так, чтоб цель была по центру.

● Слева перечислите все силы, которые сдерживают изменение или отдаляют от него.

● Справа перечислите все силы, которые способствуют изменению или приближают его.

● Используйте шкалу от 1 до 10 (1 = слабое, 10 = мощное), чтобы оценить относительное влияние каждой из сил. Сделайте это для обеих колонок.

Например, вы хотите нанять специалиста по интернет-маркетингу на полную ставку, чтобы он занялся поисковой оптимизацией сайта вашего малого бизнеса. Лист может выглядеть так:

Из анализа следует, что решение нанять сотрудника, скорее всего, будет правильным: движущие силы перевешивают сдерживающие на два балла. Если бы сложилась обратная ситуация и сдерживающие силы перевесили, шансов на успешное изменение было бы куда меньше.

На конференциях можно отдохнуть, узнать что-то новое и установить контакты с людьми из вашей сферы. Но если такие мероприятия подготовлены неграмотно, они могут быть также бессмысленной потерей времени и нести убытки для компании. Ведь сотрудники в таких случаях отвлекаются от текущей работы. Чтобы извлечь максимум из отраслевых конференций, подготовьтесь к ним заранее, используйте время на мероприятии с умом и продумайте, что будете делать после него.

Заблаговременно ознакомьтесь с программой

Не стоит принимать решение в последнюю минуту за чашкой кофе с круассаном, завтракая перед конференцией. Заранее прочитайте программу мероприятия и темы докладов. Просмотрите сайты докладчиков, выслушайте советы коллег и продумайте наиболее удачный план проведения.

Чтобы получить максимум за свои деньги, при выборе докладов и потоков опирайтесь на следующее:

● Можно ли применить на практике то, что заявлено в теме доклада?

● Расширяет ли это ваши текущие знания и набор навыков?

● Заставляет ли это выйти из зоны комфорта и научиться чему-то новому или сложному?