ПРИМЕР. Иностранная компания S нуждалась в переводе на английский язык 85 патентов (примерно 1000 страниц текста с формулами). Если бы этот объем работы был запланирован на год, вряд ли возникла необходимость использования каких-либо специфических методов управления проектами при выполнении этой работы: можно выдавать одному-двум переводчикам по 5–10 страниц в день и вести учет. При этом какие-либо риски отсутствуют. В данном случае сроки были жестче: перевод патентов необходимо было выполнить за полтора месяца. Компания S обратилась в консалтинговую компанию М-С с просьбой помочь ей решить эту проблему. Важным требованием являлось выполнение работы точно в срок. Материалы необходимо было отправить самолетом не позднее заранее известной даты: если опоздал, то работа теряла смысл, а значит, исполнитель не получил бы оплату за выполненную работу. Сотрудники М-С проанализировали свои возможности и согласились выполнить работу. Были определены: стоимость работы, количество необходимых переводчиков, срок работы. Однако заказчику показалась завышенной названная стоимость работы, и было решено поручить ее специализированному переводческому бюро. Сотрудники инофирмы начали переговоры с несколькими переводческими бюро по условиям выполнения работы. Однако переводческие бюро одно за другим отказывались от этой работы: в самом деле, сложный технический текст, отсутствие переводчиков, понимающих терминологию данной предметной области, а полтора месяца – очень жесткий срок. Шло время. Когда до требуемого срока оставалось семь дней (!), иностранная компания снова обратилась в М-С с просьбой организовать перевод патентов. Совершенно ясно, что риски проекта возросли многократно, как и сложность работы. Если при отсутствии ограничений по времени проблем с выполнением работ не возникало, как и с организацией работы, то при таком жесточайшем сроке завершения проекта было не обойтись без специфических методов управления.

Для того чтобы успеть в срок, была проведена структуризация проекта и разработана система управления временем проекта, в первую очередь система прогноза развития проекта.

При анализе возможности выполнения работы в крайне сжатые сроки учитывалось следующее. Известно, что технический текст переводчики в среднем переводят со скоростью около семи страниц в день. Учитывался также тот факт, что многие переводчики, желая заработать, возьмутся за нее, а посмотрев дома текст, поймут, что текст технически сложный, требует знания специфической терминологии, поэтому перевести его не смогут. При этом большинство из них «забудет» предупредить заказчика (М-С) о том, что работа не будет сделана. Процент таких отказов определялся в 30 %, т. е. был весьма высоким.

Была разработана система прогноза времени завершения проекта с использованием Exel. Ежедневно руководитель проекта определял ожидаемую дату завершения проекта в зависимости от того, сколько переводчиков пришло в этот день и какой объем работ выполнен. Пример такого ежедневного прогноза приведен на рисунке. В результате работа была выполнена в срок и с требуемым качеством.

Какое значение имеет этот пример для практического применения? Ясно ведь, что проект достаточно уникальный, вряд ли возможно его повторение. На самом деле результат этого проекта может быть использован в значительном количестве проектов из самых разных сфер деятельности.

Рассмотрим похожую задачу. Необходимо выкопать траншею длиной 1000 м. Производительность рабочего – 7 м в день. Рабочий может не выйти на работу, его могут перебросить на другой объект, т. е. можно, как и выше, задать процент «отказов». Задача оказывается совершенно такой же. Для того чтобы успеть завершить работу в срок, менеджер должен постоянно оценивать время завершения проекта и назначать в зависимости от этого соответствующее количество рабочих. Решение принимается на основе четкого расчета, и назначается то количество рабочих, которое необходимо для того, чтобы уложиться в срок.

Еще один пример, в котором использовалась та же самая система прогноза времени завершения работы. Строительная компания «АВС-строй» осуществляла строительство важного объекта. Большой объем работ составляли работы по фигурной укладке кирпича, примерно 1000 кв. м (цифры условные). Эта работа должна выполняться каменщиками высокой квалификации, обученными вести фигурную кладку. Если бы сроки, как это часто бывает, были заданы не очень жестко, никаких проблем с выполнением этого объема работы не возникло бы. Вряд ли появилась бы и необходимость каких-либо специфических методов выполнения этой работы: можно ежедневно выдавать задания имеющемуся составу рабочих и вести учет. В этом случае какие-либо риски отсутствуют. В описываемом примере сроки были заданы гораздо жестче: кладку необходимо было завершить в течение месяца – к началу октября. Руководитель проекта (прораб) считал, что он успевает закончить работы в срок. Однако руководители компании опасались, что проект может быть выполнен с опозданием, поскольку приходилось перебрасывать рабочих на другие объекты и было трудно оценить дату завершения.

Для того чтобы успеть в срок, была проведена структуризация проекта и разработана система управления временем проекта, в первую очередь система прогноза развития проекта.