Управление поставками проекта

Эта система управления отвечает за весь спектр работ с поставщиками и подрядчиками. Можно выделить две группы процессов: первая группа связана с организацией поиска и отбора подрядчиков, включая организацию тендеров, вторая – с управлением контрактами. Стандарт PMI определяет следующие основные процессы этой подсистемы управления:

• планирование закупок и приобретений;

• запрос информации у продавцов;

• выбор продавцов;

• планирование контрактов;

• администрирование контрактов;

• закрытие контрактов.

Процессы, связанные с поиском и наймом подрядчиков, позволяют унифицировать эту процедуру, снизить влияние личностных предпочтений (включая угрозу так называемых откатов), уменьшить количество ошибок.

Процессы управления контрактами обеспечивают все действия по контрактам: выбор типа контракта, условий поставок, контроль документов, закрытие этапов и проекта и т. п.

В управлении проектами выделяют пять групп процессов управления, которые существуют в любом проекте, т. е. не зависят от предметной области проекта: процессы инициации, планирования, исполнения, анализа и завершения (рис. 2.4). Все процессы управления, входящие в группы процессов, связаны своими входами и выходами, т. е. результат одного процесса является входом для другого.

Рис. 2.4. Взаимосвязи групп процессов управления

Группа процессов инициации определяет и авторизует проект или фазу проекта. Под авторизацией понимается разрешение или указание начать работы по определенной плановой операции или пакету работ. В больших проектах инициация часто осуществляется вне рамок проекта путем разработки устава проекта – выпущенного инициатором проекта документа, который формально узаконивает существование проекта и наделяет менеджера проекта правом использовать ресурсы проекта для его реализации. В рамках процессов инициации формируются также требования к продукту проекта, методы приемки результата и общие подходы к управлению содержанием проекта.

Поскольку стандарт PMI описывает наиболее общие подходы к управлению проектами, в конкретном проекте не всегда легко понять, в чем же состоит суть инициации. Мы будем инициацию проекта понимать несколько иначе – как решение начать этап проекта, включая этап подготовки обоснования. В этом случае инициация проекта в целом или его этапа обеспечивается паспортом проекта – более простым документом, который готовится менеджером проекта и утверждается руководством или проектным комитетом.

Группа процессов планирования определяет и уточняет цели, обеспечивает разработку рабочих схем (планов), которые необходимы для достижения цели и результатов проекта. Данная группа процессов дает возможность уточнить содержание проекта, детализировать перечень ресурсов, необходимых для реализации проекта, составить расписание операций проекта, определить стоимость и сформировать бюджет, назначить персонал и подрядчиков, определить рисковые события и разработать защитные меры. Все это в итоге позволяет сформировать план управления проектом, на основе которого в дальнейшем будет осуществляться управление последним. В ходе реализации проекта по мере поступления новой информации может появиться необходимость пересмотра одного или нескольких процессов планирования и соответственно формирования нового плана проекта или его этапа.

Группа процессов исполнения состоит из процессов, используемых для осуществления работ, описанных в плане управления проектом. Эта группа процессов включает в себя координацию работы людей и ресурсов, выделенных на реализацию проекта, и обеспечивает их интеграцию и исполнение операций проекта. Поскольку в любом проекте наблюдаются те или иные отклонения от плана проекта, эти изменения в итоге могут привести к корректировке плана исполнения проекта.

Группа процессов анализа обеспечивает регулярную оценку исполнения проекта с целью обнаружения отклонения от плана проекта и проведения, в случае необходимости, корректирующих действий. Постоянный мониторинг проекта дает возможность команде вовремя обнаружить отклонения проекта от плана или возможные угрозы для его реализации и принять меры к ликвидации отклонений. В зависимости от того, какого рода отклонение обнаружено, будут предприниматься различные действия для его компенсации. Эти действия могут касаться как отдельных работ, так и всего плана проекта в целом. Например, если обнаружилось, что прогноз развития проекта пессимистичен, т. е. команда проекта не успевает завершить его к намеченному сроку, может потребоваться увеличение ресурсов, что приведет к увеличению стоимости проекта.

Группа процессов завершения формализует приемку продукта, услуги или результата проекта и подводит проект к правильному завершению. В эту группу входят процессы, которые необходимы для формального завершения всех операций, сохранения и накопления опыта реализации проекта, а также для использования его в других проектах, сбора и архивации полученных материалов.

Контрольные вопросы

1. Что такое структуризация инновационного проекта?

2. В чем смысл выделения этапов проекта?

3. Какие функции управления можно выделить в проекте?

4. В чем смысл структуризации проекта?

5. По каким параметрам проводится структуризация проекта?

6. Какие функции и подсистемы управления проектом можно выделить?

Работы, связанные с предварительной проработкой и решением задач подготовки к реализации проекта, как правило, объединяют в первый этап по проекту. Это этап подготовки обоснования проекта, или коммерческого предложения. Обоснование проекта может готовиться в разной форме в зависимости от назначения. Для инвестиционного проекта обоснование может быть в виде бизнес-плана или технико-экономического обоснования (ТЭО). В ответ на запрос заказчика обоснование может готовиться в виде технико-коммерческого предложения (ТКП).

Обоснование проекта – это документ, формально подтверждающий обоснованность проекта по срокам, затратам, работам. Обоснование проекта проводится с целью выбора путей реализации проекта и предназначено для определения подцелей проекта, выявления объема задач, выбора наиболее целесообразных методов и способов их решения, привлекаемых человеческих ресурсов и технических средств, сроков и условий финансирования. Подготовка обоснования как один из этапов проекта имеет ряд особенностей, поэтому целесообразно рассмотреть его отдельно.