Утром в понедельник она проснулась преисполненная намерения написать-таки план мероприятий на неделю. Она должна видеть, что наиболее важным вещам нашлось достаточно места в ее графике. При этом надо оставить место и на всякие другие вопросы, которые неизбежно появятся. Однако все сложилось иначе. Составляя график на понедельник, Кейт запланировала на вечер подготовку к собеседованию по поводу ее ожидаемого повышения по службе, а на дневное время – решение еще двух важных задач. Кроме того, она внесла в распорядок дня на вторник ланч со своим женихом. И это было все, что она запланировала на неделю. Никак не назовешь это полным планом.

В разговоре со Стюартом выяснилось, что Кейт так и не подготовилась к собеседованию, потому что ей пришла СМС от подруги, которая позвала ее помочь сделать косметический ремонт в комнате ее будущего ребенка. Кейт не умеет отказывать людям. Если ее просят о чем-то или даже спрашивают, свободна ли она, она всегда отвечает «да», если только не занята помощью кому-нибудь другому.

Кейт и другое важное дело не сделала, потому что поступила целая кипа бумаг, требовавших срочного рассмотрения, – во вторник по ним уже нужно будет отчитаться перед клиентом. Ланч с женихом во вторник она все-таки не решилась пропустить – он очень обижается, если она отменяет то, что они вместе планируют.

Итак, сегодня среда, и Кейт ощущает себя в сильном цейтноте. Она полностью отказалась от планирования, потому что «на этой неделе любые планы все равно рушатся». Кроме того, она расписывала дела включительно по вторник, а он уже прошел. Стоит ей за что-то взяться, как звонит телефон, приходит очередное электронное письмо – она забыла выключить то и другое, – кто-то просовывает голову в дверь их отсека, чтобы задать какой-то вопрос, подруга присылает СМС, и сама Кейт вспоминает о чем-то, что забыла сделать. И, как будто этого мало, на задворках сознания продолжают вспыхивать требующие решения вопросы по организации ее предстоящей свадьбы.

Наконец она признается Стюарту в том, о чем они обычно не говорят: она чувствует, что момент наступил.

Ей очень трудно держаться своей программы физических упражнений. Она знает, что это важно, и действительно хочет уверенно чувствовать себя в своем теле, но для этого ей нужно ходить в тренажерный зал хотя бы 3 раза в неделю. Найти время для этого в ее графике, и без того перегруженном работой, общением с подругами и свиданиями с женихом, ей кажется совершенно невозможным.

Ситуация

Похоже, Кейт действительно переживает трудное время. Как же охарактеризовать ситуацию, в которой она оказалась во второй половине дня в среду? Стюарт хочет, чтобы они оба приняли во внимание следующие важные с точки зрения управления временем аспекты сложившейся ситуации.

• Она оставила разработку плана на неделю на вечер воскресенья.

• Она пожертвовала запланированной работой ради срочного дела и не внесла соответствующие коррективы в свой график.

• Она отказалась от выполнения плана.

• Она не берет на себя ответственность за разработку плана (вероятно, рассчитывая, что это сделает за нее невесть откуда появившийся джинн).

• Друзья очень важны для Кейт, поскольку общение с ними она считает приоритетным занятием.

• Отвлекающие факторы замедляют ее работу.

• Она не ходит регулярно в тренажерный зал.

• Она не уверена, что все, чего хочет, возможно.

В этой главе вы узнаете, как вернуть утраченное время, чтобы повысить свою продуктивность и чувство контроля. Наша стратегическая цель – свести к минимуму отвлекающие факторы, с тем чтобы достигать поставленных целей быстрее и при этом отлично себя чувствовать.

ИЗУЧЕНИЕ ОТВЛЕКАЮЩИХ ФАКТОРОВ

Расследование, проведенное нью-йоркской исследовательской фирмой «Basex», выявило, что служащие в среднем отвлекаются от работы над какой-либо задачей через 11 минут после начала. Им нужно 25 минут, чтобы вернуться к первоначальной работе, если они вообще к ней возвращаются. Люди меняют характер своей деятельности каждые 3 минуты, отвлекаясь то на телефонные звонки, то вступая в разговор с кем-то, то переключая внимание на какие-то другие бумаги. Еще одно исследование показало, что отвлекающие факторы съедают в среднем 2,1 часа рабочего времени в день. Эти данные указывают на большие проблемы, связанные с производительностью труда.

Стюарт хочет дать понять Кейт, что у нее только половина стратегии. Теоретически она знает, что надо делать. Она прослушала курс управления временем, читала соответствующие книги. Значит, проблема не в знаниях. Когда мы не делаем то, что собирались, так, как собирались, естественная реакция – это сказать, что наши намерения оказались неосуществимыми. Мы хотим защитить себя, и, когда не делаем чего-то важного, например не составляем график на неделю, легче всего сослаться на то, что этот план все равно не работает.

Понимание того, что происходит за кулисами, а именно внутри мозга, выводит Кейт на новый уровень осознания своих действий – она видит, как при этом работает мозг. Сейчас внимание Кейт привлекают три важнейших фактора. В 5 из 8 ее ситуаций в основе проблем лежат принятые ею неудачные решения. Обычно Стюарт старается указать на это в первую очередь, но сперва Кейт должна успокоиться. Поэтому Стюарт принимает решение заняться сначала отвлекающими факторами. Хотя на них приходится только один пункт в списке проблем, перечисленных Кейт, в реальности они поглощают огромное количество времени: 2 часа в день, что соответствует 10 часам в неделю при 40-часовой рабочей неделе. Поскольку у Кейт рабочий день не 8, а примерно 10 часов, значит, цифра потерянного на отвлекающие факторы времени у нее еще больше.

Одна из главных наших проблем – мозг устроен так, что нам хочется отвлекаться. В структурном плане один маленький стимул способен полностью изменить направление деятельности мозга. Это как большое блюдо спагетти, где все макаронины переплетены между собой. Там, где одно касается другого, существует потенциал отвлечения внимания.

АМБИЕНТНАЯ НЕРВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ = ЗАНЯТОЙ МОЗГ

Мозг никогда не бездействует. Информация постоянно вливается в него через органы чувств (глаза, уши, кожу, нос и вкусовые рецепторы), и он ежесекундно перерабатывает, перестраивает, перекраивает триллионы нейронных связей. Это и есть амбиентная нервная деятельность. Об этом полезно знать, поскольку, если вы не хотите отвлекаться, вам нужно сфокусировать внимание на чем-то одном. В противном случае амбиентная нервная деятельность выйдет на передний план и будет постоянно сбивать вас. Отвлекающие факторы расточают ресурсы предлобной коры. Вспомните, что она нужна вам для того, чтобы вы могли сказать себе: «Сейчас мне нужно сосредоточиться на этом деле» и действительно сконцентрироваться на самом важном, будь то совещание, проверка отчетов, изучение новой информации или составление документов. Если вы всегда доступны для телефонных звонков, электронных писем и СМСок, это настолько же снижает ваш уровень интеллекта, насколько лишает вас сна по ночам.