МЫ ХОТИМ БЫТЬ ЭФФЕКТИВНЫМИ, ВЕРНО?

Итак, нам нужно изменить свое понимание эффективности. Мы считаем, что быть эффективными – значит как можно больше успевать. В итоге мы утрамбовываем свой день делами и носимся как сумасшедшие, чтобы выиграть эту гонку. Вы знаете, о чем я говорю. Мы все видели заголовки-приманки, уверяющие, что можно за неделю написать книгу или за три дня создать годовой контент блога.

Бегом, бегом, скорее, скорее. Обедать некогда. Отдыхать некогда. Надо выполнить как можно больше запланированных задач. Надо быть эффективными.

Но мы хоть раз остановились, чтобы задаться вопросом, нужно ли вообще выполнять эти задачи? Действительно ли они так важны? Или мы просто бездумно несемся по своему списку дел, от одного пункта к другому, превращая себя в загнанную лошадь? А вечером, едва дойдя до кровати, все равно корим себя, что недостаточно много сделали или недостаточно хорошо поработали. Недостаточно.

Мы так озабочены тем, чтобы быть эффективными, что нам некогда перевести дыхание и задать себе самый важный вопрос: «Почему?» Почему в нашем списке эти задачи? Почему нам нужно их выполнить? Почему мы так гробим себя ради них?

Быть эффективными – это не то же самое, что быть производительными и пытаться сделать как можно больше работы в единицу времени. Это значит прежде всего задаваться вопросом, стоит ли вообще делать эту работу. Хочу вам напомнить, что эффективность – это не количество выполненных дел, а их важность.

Производительными могут быть посудомоечные машины или холодильники. Они предназначены для выполнения максимального объема работ с минимальными затратами ресурсов и усилий, но на то они и машины.

К сожалению, когда люди сосредоточиваются на производительности труда, они думают только о времени. Производительность – это количественный показатель, а эффективность – качественный. А это вовсе не одно и то же.

Приведу простой пример. В 10 утра вы просите свою помощницу подготовить и выслать заказчикам проект к 16:00. Производительная помощница бросается выполнять поручение, работает без обеда, а к 16:00, как вы и просили, отправляет проект. Он сделан наспех, без должного оформления и проверки на наличие ошибок, однако в срок.

Эффективная помощница начинает с того, что составляет план. Она разбивает задачу на этапы и тщательно продумывает каждый из них, чтобы выполнить свою работу максимально хорошо. Понимая, что к 16:00 это нереально, она связывается с вами, чтобы откорректировать сроки. Вместе вы решаете, что лучше отправить проект в 16:30, но грамотно оформить и исправить ошибки. В данном случае вы получаете не просто результат, а качественный результат, который вас устраивает.

Помните: производительность – это выполнение большого объема работ, а эффективность – это выполнение важных работ. Качество всегда выигрывает и всегда должно быть на первом месте. Конечно, нам хотелось бы тратить меньше времени и сил, иногда мы используем приемы, которые считаем эффективными, но они на самом деле работают против нас. Я называю их мифами эффективности.

МИФ 1: Я ПРЕКРАСНО СПРАВЛЯЮСЬ ОДНОВРЕМЕННО С НЕСКОЛЬКИМИ ЗАДАЧАМИ

Мы все гордимся своими способностями выполнять несколько дел одновременно, не так ли? Мы обязательно упоминаем об этом на собеседовании как о своем достоинстве, потому что многозадачность – это «орден почета», свидетельствующий о нашей исключительной продуктивности.

Когда-то и я так считала, пока однажды не нашла время задуматься и понять, почему многозадачность мешает мне быть эффективной.

Часто то, что мы называем многозадачностью, на самом деле является переключением с одной задачи на другую, то есть их поочередным выполнением в быстрой последовательности. Проблема в том, что наш мозг не создан для такой работы; каждое полушарие может концентрироваться только на одной задаче, подобно тому как лампочка может только включаться или выключаться.

Система управления мозгом, расположенная в лобной части над глазами, как дирижер оркестра «включает» и «выключает» полушария. К примеру, если вы смотрите телевизор, а в соседней комнате кто-то разговаривает, «дирижер» может направить внимание мозга на экран и «приглушить» разговор.

Такое быстрое переключение с одной задачи на другую заставляет мозг работать интенсивнее, чем это необходимо, что отрицательно сказывается на наших когнитивных способностях и работоспособности. По данным научных исследований, при одновременном выполнении нескольких дел наша эффективность снижается на 40 процентов. Да, снижается. Другими словами, «благодаря» многозадачности мы теряем около шестнадцати часов в неделю.

И страдает не только время. Исследователи Лондонского университета выяснили, что у людей, решавших сразу несколько задач, IQ падал до такого уровня, как будто они целую ночь не спали или курили марихуану. Так что, пытаясь угнаться за несколькими зайцами, мы не работаем эффективнее; мы работаем… ну, вы поняли, как.

Я знаю, что вы подумали. Вы думаете, что, возможно, для кого-то это и справедливо, но не для вас. И действительно, существуют настоящие многозадачники, способные совмещать несколько дел без потери эффективности, но таких людей всего два процента. Их называют «суперзадачниками» или «супертаскерами»[5].

Ирония заключается в том, что, узнав об этих редких исключениях, все сразу считают себя исключением. Но, как утверждает профессор Дэвид Стрейер из Университета Юты, «98 процентов из нас сами себя обманывают. И мы склонны преувеличивать свои способности к многозадачности». Более того, Стрейер открыл обратную закономерность: «Чем больше люди считают себя многозадачниками, тем меньше у них к этому способностей».

Почему мы чувствуем себя обязанными рваться на части? Мы думаем, что так быстрее управимся с делами, но, как показывают данные исследований, которыми я только что с вами поделилась, многозадачность не только отнимает больше времени, но и отражается на качестве работы. Мы выполняем свою работу почти в два раза дольше и почти в два раза хуже, а также на нервах. Какая-то странная эффективность, не находите?

Одна из участниц моих курсов призналась:

Если быть честной с самой собой, думаю, что я занимаюсь «всем на свете» по нескольким причинам. Во-первых, я очень щепетильная и дотошная… Во-вторых, я хочу доказать, что могу сделать все сама (и хорошо)… доказать свою состоятельность. И в-третьих, когда я все время занята, мне не надо «копать глубже» и думать о более серьезном.

Я очень ценю ее честность и хочу спросить вас: «Вы тоже загружаете себя делами и сбиваетесь с ног, чтобы доказать свою состоятельность? Или чтобы создать видимость занятости?»