Опасность электронной почты

Электронная почта – прекрасное средство связи, она быстра и удобна. Но она таит в себе и опасность. Будьте осторожны, используя ее или блоги для споров.

Как не стоит поступать

СМИ любят истории о «взбесившейся электронной почте». Известна история двух секретарш из юридической компании. К.Н. послала М.Б. электронное письмо, в котором обвиняла ту в краже сэндвича из холодильника («состоящего из ветчины, нескольких ломтиков сыра и двух кусков хлеба») и требовала компенсации. М.Б. ответила электронным же письмом, что К.Н., вероятно, оставила свой сэндвич в каком-то другом месте. К.Н. в ответ написала, что М.Б. – тупая блондинка, а М.Б. – что К.Н. неспособна удержать при себе мужчин. Переписка становилась все грубее и глупее. Через несколько часов о ней узнал весь офис, а потом и партнеры компании. Обеих секретарш уволили.

Интонации

Один из недостатков электронной почты состоит в том, что она по своей природе письменна, а поэтому неспособна передать смысловые оттенки, выражаемые интонациями устной речи. Представьте себе, что на предложение коллеги вы отвечаете:

«Очень интересная идея. Давайте обсудим ее после Нового года».

Возможно, вы искренне имели в виду одобрение идеи и хотели ободрить коллегу. Но тот мог увидеть в этом насмешливый тон и подумать, что вы сочли его идею нестоящей и больше не хотите о ней думать. В беседе вы обычно можете понять, что человек насмехается, по тону его речи и языку тела. В электронной почте эта возможность теряется.

Изменить смысл написанного может также нераспознанное ударение на определенном слове. Сравните:

«Вы хотите согласиться с этим предложением?»

«Вы хотите согласиться с этим предложением?»

Интонационное ударение на слове «этим» показывает, что говорящий удивлен, как это кто-то может одобрять данное предложение, а без такого ударения это – просто вопрос. Подобным образом в письме замечание, которое автор имел в виду как шутливое, может быть прочтено совершенно иначе. Поэтому, ведя полемику по электронной почте, всегда внимательно прочитывайте написанное, проверяя, не может ли оно быть понято превратно. Если нужно, перепишите. Если же вы все-таки сомневаетесь, то почему бы не сделать в конце приписку вроде такой: «Возможно, прочтя это письмо, Вы подумаете, что я недоволен Вами, но это вовсе не так. Я просто хочу разобраться в этих вещах».

Не спешите

Я уверен, что со всеми бывали случаи, когда вы посылали раздраженное письмо, а уже через минуту сожалели об этом. Или, взглянув на письмо, отправленное накануне, ужасались тому, каким оно было грубым. Вот несколько советов в отношении того, как избежать подобных случаев.

• Если вы написали гневное письмо, пошлите его сначала самому себе и прочтите свежим глазом. Что бы вы сами почувствовали, получив такое?

• Если вы опасаетесь, не слишком ли агрессивно письмо, оно почти наверняка именно таково! Как правило, оно будет гораздо более резким, чем вы намеревались.

• Помните, что читать ваше письмо будет реальный человек. Готовы ли были бы вы сказать то же самое ему в лицо?

• Неплохо сначала послать черновик письма на отзыв своему другу.

• Подождите с письмом до следующего утра!

Блоги

Блог-форумы стали популярными площадками для полемик. Поистине популярными. Они позволяют людям, интересующимся каким-то вопросом, «собираться вместе» и обмениваться мнениями. Когда блог-форум работает хорошо, он может стать ценным источником информации и хорошим способом узнать, что думают другие. В блог-форуме есть возможность для множества людей узнать ваши взгляды.

Но будьте осторожны! Помните, что, в отличие от личной беседы, написанное станет доступным всем и, возможно, навсегда. Неточную статистику, грубый ответ, глупый взгляд смогут увидеть все и ссылаться на них снова и снова! Большинство блогов позволяют вам быть анонимным. Это может иметь смысл и послужить вам защитой, если вы напишете что-либо, о чем потом пожалеете.

Блоги часто выявляют агрессивность людей. Отвечать лучше по теме, то есть на выдвинутый аргумент, чем делать личные выпады. Избегайте брани и явной агрессивности – они никуда не приведут вас. Мне кажется, многие люди, выступающие в блогах, забывают, что они общаются с другими людьми. Люди в большинстве своем очень обидчивы и в отношении малейшей критики в их адрес всегда готовы сделать из мухи слона. Поэтому смягчайте тон ваших замечаний. Если кто-то был груб с вами, это не значит, что отвечать нужно тоже грубостью.

Полезно подготовить то, что вы хотите сказать, в отдельном документе и тщательно проверить, прежде чем выкладывать в блог. Это позволит вам увидеть, не сделали ли вы явных опечаток и не сказали ли чего-то, о чем впоследствии можете пожалеть.

Краткие выводы

Учитесь писать ясно и прямо. Не пытайтесь казаться очень умным и слишком усложнять вещи. Ваши предложения должны быть короткими и острыми. Будьте кратки и не отклоняйтесь от темы.

Практические советы

Написав письмо или документ, посмотрите, нельзя ли сократить его вдвое. Получив письмо, которое восхитит вас, изучите его и подумайте, нельзя ли у его автора чему-то научиться. Что сделало письмо таким эффективным?

Для многих споров я бы рекомендовал «не гнать лошадей». Часто нет никакой надобности добиваться от оппонента немедленного согласия. Если даже его ответ: «О, теперь я вижу, как вы были правы и как ошибался я!» потешит ваше самолюбие, добиваться от него такого ответа не нужно. Будет гораздо лучше, если он все еще раз основательно обдумает. Если он почувствует, что сам пришел к решению (а не был принужден к нему), он с гораздо большей вероятностью будет придерживаться новообретенных взглядов. Разумеется, может случиться, что под влиянием ваших аргументов он сразу же согласится с вами, но торопить его с этим не следует. Дайте человеку время подумать и оставайтесь открытым для дальнейшего обсуждения.

Однако бывают и обстоятельства, особенно в сфере бизнеса, когда «сделку» нужно протолкнуть. Подробнее узнать, как действовать в таких случаях, можно из имеющихся в продаже руководств по бизнесу (см., например, L. Thompson. Mind and Heart of the Negotiator. Prentice Hall, 2008).

Инертность

По мнению большинства специалистов, главной проблемой при завершении сделки является инертность. Убедить человека отказаться от покупки автомобиля, стиральной машины или чего-то еще нетрудно. Но гораздо труднее добиться того, чтобы он сделал что-нибудь. Вот почему журналы любят тех, кто подписан на длительный срок или оформил прямое дебетование, то есть поручение банку списывать средства со своих счетов на счет данной организации. В этом случае для прекращения подписки человеку нужно будет предпринять какие-то действия, а журналу не нужно будет каждый год уговаривать его продлить подписку.