Пользуйтесь тем, что проще. Вести записи от руки быстрее, чем вы думаете, особенно если зашифровывать или сокращать их. Раз они не видны никому, кроме вас, то никто не должен понимать их. Вот некоторые простые принципы:

• кратко записывайте перерывы в работе, как только они случаются, иначе вы об этом забудете;

• изобретите сокращения или приспособьте их под себя;

• используйте инициалы или номера проектов для обозначения сотрудников или проектов;

• помечайте перерывы в работе знаком Х или галочкой;

• когда кто-то прерывает вас вопросом, ставьте вопросительный знак с инициалами человека;

• звонки можно обозначать большой буквой З со стрелочкой, указывающей на инициалы лица или от них: (З > TB значит, что вы звонили ТВ, а З < TB обозначает, что она звонила вам).

Предпочитаете более современные технологии ведения записей?

Если вы в основном применяете виртуальные средства, то удобнее будет создать электронную таблицу времени или адаптировать инструмент, который уже используете: Microsoft Outlook, Gmail, приложение Lotus Notes или простую программу по управлению проектом. Главная идея состоит в том, чтобы показать себе любые «отклонения от приоритетов» по мере отслеживания различных элементов дня.

(Поразительно, как мало люди используют программные приложения. Они не решаются нажать на кнопку «Помощь» для нахождения дополнительных видов их применения. Поискав, вы поймете, что разработчики программ обеспечили вас всем необходимым.)

А еще можете почитать книги из серий For Dummies («Для чайников») или Idiot’s Guide («Руководство для идиотов»), чтобы узнать, как отслеживать время с помощью программ, используемых вами в работе.

Следующий пример показывает, как с помощью простых рукописных заметок Саманта Грегорио, менеджер по сбыту в фармацевтической компании, узнала, куда уходит ее время. Если вам удастся сохранять такую же непредвзятость, как у нее, то вы обнаружите несколько сфер, в которых можно добиться мгновенного успеха.

Перед тем как приступить к делу, Саманта обдумала несколько полезных предупреждений.

1. Не записывала все, что происходило в течение дня, а сконцентрировалась только на делах «красной зоны» и перерывах, которые могли повредить им.

2. Указывала подробности. Если бы она записала десятиминутный перерыв как просто «звонок», то позднее не смогла бы оценить, принес ли ее выбор пользу.

3. Записывала такие пункты, как пребывание в мечтах, приготовление кофе или дружеское общение, даже если они казались незначительными или «просто свойственными всем людям». Ее целью было осознать последствия того, что мелкие дела крадут время у заданий из «красной зоны».

4. Делала записи по ходу действий, поняв, что не может надеяться на точное восстановление всех деталей.

5. Предвидела, что искушение выставить себя в лучшем свете будет почти непреодолимым. Поэтому никто не видел ее записи, кроме нее самой. Честный подход к ведению записей позволял ей поправлять себя прямо на месте. Так в течение дня оставалось меньше неприятных для нее ошибок.

Что раскрыли записи Саманты

Саманта придерживалась своего решения и никому не показывала записи. Однако позже она с занятной честностью зафиксировала свои ответы на серию наших вопросов.

Мы расшифровали их так:

Мы благодарны Саманте за это свидетельство и ее честные открытия. Они показывают, что мы все позволяем себе терять какое-то количество времени. Но по-настоящему вредоносные потери – те, что напрямую влияют на наши приоритеты. Будьте строги в отношении дел «красной зоны» и не будьте строги к себе в отношении потерь времени в течение дня.