В этой главе вы найдете подсказки по управлению временем для руководителя отдела продаж.

Первый инструмент, который поможет вам в этом, – прогноз продаж. Это инструмент, который касается краткосрочных планов. Составляется обычно на месяц, реже на два или три. Условно прогноз продаж – это документ, который содержит следующие данные: клиент, сумма сделки, предположительное время заключения контракта и вероятность сделки. Пишется он для крупных сделок, мелкие сделки вносить в него нецелесообразно.

Подробно об этом инструменте и его внедрении можно прочитать в книге Радмило Лукича «Управление отделом продаж». Скажу лишь, что, внедрив прогноз продаж и добившись того, что каждый менеджер раз в неделю будет его заполнять, вы увидите, кому из ваших продавцов нужна помощь и дополнительные ресурсы. Вы будете понимать, кому уделить ваше время. Если вы видите, что какой-то клиент за одну сделку может принести вам 40 % месячного плана отдела – похоже, это место, куда вы должны поехать вместе с продавцом. Это гораздо лучше, чем потом, по факту, узнать, что заказ не получен, потому что вы вовремя не оказали продавцу поддержку. С помощью прогноза продаж вы станете работать с опережением.

Ведите единую базу потенциальных клиентов, где все ваши продавцы будут хранить информацию. Я подчеркиваю – именно потенциальных. Все ведут базу существующих клиентов, но мало кто ведет единую базу для клиентов, которые у вас пока ничего не купили. Довольно распространена ситуация, когда каждый менеджер по продажам сам ведет такого рода записи. Это, разумеется, лучше, чем ничего, но единая база потенциальных клиентов – гораздо более мощный инструмент.

Представьте себе, что ваш менеджер № 1 долго пытался получить заказ от клиента, но так и не смог. В конце концов менеджер отказался от дальнейших попыток и вычеркнул его из своего списка потенциальных клиентов. А теперь представьте, что эта информация недоступна другим менеджерам. И «по второму разу» туда пытается прозвониться менеджер № 2. Надо ли говорить, что он попусту теряет время?

Но бывает и по-другому. В моей практике были случаи, когда один менеджер долго и безуспешно пытался пробиться к какому-то клиенту и что-то продать, а потом просто бросал это занятие, переключившись на других. Но когда в эту же фирму обращался другой менеджер по продажам, ему удавалось заключить сделку. Нормальная рабочая ситуация: у одного человека не получилось наладить контакт, а другой смог.

Так вот, сложность в управлении временем состоит здесь в том, что второй менеджер вынужден заново отправлять в эту фирму продающие письма. Заново выяснять контактное лицо. Заново дозваниваться и пробиваться через секретаря. Заново собирать информацию. Все это – трата времени для ваших продавцов. А как было бы здорово, если бы менеджер № 2 сразу получил доступ к нужной информации! Менеджер № 1 все равно не смог продать этому клиенту. Он ничего не потеряет.

Поэтому возьмите за правило: все данные о потенциальных клиентах и контактах хранить в одном месте. Вот как может выглядеть отчет о потенциальном клиенте.

Клиент «Х». Решения о покупке принимает Иванов Петр Сергеевич. Секретаря зовут Светлана. Генерального директора зовут Петров Иван. Его местный номер 21–07. Последний раз пытался продать менеджер Сидоров в мае 2008 года. Продать не смог по такой-то причине. Работу с клиентом закончил.

Имея эти данные, другой менеджер, решивший попытать счастья у этого клиента, сэкономит время. Может быть, он прочтет в отчете, что менеджер № 1 выяснил: фирма покупает то, что вы продаете, у компании, принадлежащей жене их генерального директора. Это значит, что не стоит и пытаться туда звонить – заказа все равно не будет.

Если у вас в фирме текучка и вы опасаетесь, что уволившийся продавец унесет с собой базу, вы можете выдавать информацию из нее дозированно. Например, опрашивайте в начале недели, куда и в какие фирмы менеджеры собираются звонить или делать рассылку. Если вы обнаружите, что данные по этим клиентам уже есть в вашей базе данных, вы можете выборочно распечатать информацию по этим клиентам.

Так же пусть ваши продавцы указывают в базе е-mail всех клиентов, с которыми они когда-либо контактировали. По умолчанию подписывайте всех, с кем контактировали ваши продавцы, на новостную рассылку вашей компании. Естественно, у «насильно подписанных» должна быть возможность отписаться от рассылки.

Уделяйте наибольшее внимание наиболее сильным продавцам. Большинство руководителей делают ошибку, уделяя внимание самым слабым сотрудникам. Не повторяйте эту ошибку. Вкладывайте время в тех, кто принесет больше денег. Помогайте лучшим сотрудникам, расставайтесь с худшими.

Обобщите наработанный всеми опыт в корпоративной книге продаж и показывайте ее новичкам. Если у них перед глазами с самого начала работы будут наиболее распространенные отказы – «а у нас все есть», «я могу купить это дешевле», «спасибо, у нас все в порядке», – это намного облегчит дело.

Четко пропишите технологию продаж. Когда у продавца есть простой и понятный алгоритм действий, он не будет впустую тратить свое время и энергию.

Проводите регулярные опросы на такие темы, как:

♦ самая глупая и бесполезная работа, которой приходится заниматься продавцам;

♦ ресурсы, необходимые для того, чтобы продавать больше (поясните, что речь идет о реальных вещах, а не о таких, как миллионный бюджет на рекламу или скидки 90 %);

♦ конкретная помощь, в которой продавцы нуждаются.

Присутствие начальника всегда дисциплинирует. Тратить на глазах у руководителя три часа на отправку факса или выставление счета никто из продавцов точно не станет. Также вы увидите, как ваши продавцы общаются с клиентами. Если у продавца что-то не получается, вы тут же сможете подсказать ему, что он сделал не так и как поступить в следующий раз.

Если клиенты часто задают одни и те же вопросы, то ответы на них лучше поместить на ваш веб-сайт. Пусть хотя бы часть клиентов прочтет их на сайте – это сэкономит вашим продавцам время, которое они тратят на вопросы-ответы. Можно поместить эти вопросы и ответы на них в буклеты, брошюры, каталоги вашей продукции.

Чем больше автоматизирована рутинная работа, тем больше времени у продавцов останется на продажи. Создавайте системы, которые сами продают. По максимуму используйте технологии. Время ваших продавцов могут убивать волокита при заполнении данных на клиента или при разработке коммерческого предложения, и даже банальная отправка прайс-листа.