По ходу этапа должны быть выполнены несколько циклов по управлению процессами (два-три месяца), в течение которых руководители осваивают соответствующие инструменты управления. По итогам этих циклов следует провести внутренний аудит, который должен показать, в какой степени руководители освоили эти методы, какие возникли проблемы, что нужно скорректировать в работе и т. д.

Описание и регламентация процессов – один из мощных инструментов процессного подхода. Однако рекомендуется описывать и регламентировать процессы постепенно, по мере возможности их оптимизации и практического внедрения регламентирующих документов. В большинстве компаний, которые сразу пытались описать большое количество процессов, полученные документы практически не удалось использовать. К сожалению, иногда целые отделы работают «в корзину», создавая описания и нормативно-методические документы, которые руководители просто не способны переварить (внимательно прочитать, оптимизировать, согласовать, внедрить на практике) за время, ограниченное рамками проекта.

По сути, описание и регламентация процессов – это не разовый этап, не эпизод в жизни компании, а постоянно действующая система, позволяющая сотрудникам работать по стандартам и поддерживающая эти стандарты в актуальном состоянии. Поэтому этап описания и регламентации может считаться выполненным, когда:

• внедрена процедура управления нормативно-методической документации; НМД организации поддерживается в актуальном состоянии;

• создан, частично наполнен информацией (описание процессов) и используется электронный репозиторий процессов организации;

• владельцы процессов освоили инструмент описания и регламентации процессов;

• владельцы процессов осуществляют периодический контроль исполнения требований НМД по своим процессам;

• владельцы процессов используют НМД в качестве инструмента для совершенствования процессов и обучения персонала;

• начала формироваться культура работы по стандартам, изменилось отношение сотрудников к документации по процессам.

На этапе запуска цикла PDCA руководство компании должно добиться, чтобы:

• собственники и руководители организации были вовлечены в этот цикл:

– постоянно анализировали результативность и эффективность выполняемых проектов по совершенствованию процессов;

– выделяли необходимые ресурсы для выполнения проектов по совершенствованию процессов;

– анализировали достижение целей по совершенствованию процессов, периодически корректировали эти цели (с учетом корректировки стратегии, требований клиентов и т. д.);

– поддерживали и развивали систему организационного развития (анализ эффективности, планирование развития, выделение ресурсов);

– организовывали постоянное обучение персонала;

– создавали механизмы, необходимые для вовлечения персонала в деятельность по улучшению процессов;

• владельцы процессов:

– анализировали свои процессы;

– разрабатывали мероприятия (проекты) по улучшению процессов и внедряли их;

– развивали свой персонал, вовлекали его в деятельность по совершенствованию процессов.

Запуск цикла PDCA в организации можно считать успешным, когда выполнены как минимум все эти требования.

Эффективная эксплуатация системы процессного управления в крупной или средней компании возможна только при использовании современных средств автоматизации. На рис. 1.7.1 показан комплекс программных продуктов, который можно использовать в организации для поддержки управления процессами.

Набор программных продуктов[49], необходимых для комплексного управления процессами, показан в табл. 1.7.1.

Рис. 1.7.1. Автоматизация процессного управления: комплекс программных продуктов

Таблица 1.7.1. Комплекс программных продуктов для управления процессами

** В данном случае рассматривается только часть возможностей такой системы.

*** Сейчас ПО такого типа принято называть Business Performance Management.

**** Здесь – Business Process Management System.

Сейчас на рынке представлено множество инструментальных средств описания (моделирования) процессов, начиная от простых и относительно дешевых средств и заканчивая дорогостоящими, комплексными и многофункциональными системами. В небольшой организации можно создавать схемы процессов в MS Visio и хранить их в виде отдельных файлов на диске компьютера. Связь между отдельными схемами в этом случае обеспечивается вручную при помощи установленных правил и требований по работе со схемами процессов.

В средних и крупных компаниях количество схем процессов может оказаться весьма значительным. Ручная обработка и поддержание в актуальном состоянии множество схем, находящихся в разных файлах, трудоемка и неэффективна. Управление комплексом взаимосвязанных схем процессов (описаний, моделей) – самостоятельная сложная задача, которую можно решить только при помощи специализированного программного обеспечения для описания (моделирования) процессов.

Схемы процессов (созданные в специализированном программном обеспечении для описания процессов) включаются в нормативно-методические документы, которые регламентируют процессы. Практическое использование большого количества регламентирующих документов – сложная задача. Поэтому в крупных и средних компаниях удобнее всего решать ее при помощи специализированного программного обеспечения, например системы электронного документооборота (СЭД). В рамках данной системы поддерживается жизненный цикл каждого документа: согласование, утверждение, уведомление пользователей об изменениях, хранение, актуализация, использование и т. д. Кроме того, такая система может поддерживать рабочий документооборот, то есть движение различных документов, возникающих при выполнении деятельности по процессу (письма, распоряжения, счета, справки, прочее). Регламенты, поддерживаемые системой электронного документооборота, должны постоянно использоваться руководителями для контроля исполнения требований к процессам, совершенствования процессов, тиражирования стандартов работы, обучения новых сотрудников и т. д.