При обосновании решений оперируют понятием «степень достижения цели», которую характеризуют определенным показателем. Почти всегда обоснование проекта проходит в условиях ограничения по ресурсам. На практике чаще всего приходится сравнивать альтернативы, различающиеся конечными результатами и затратами, вариантами реализации. Выбор приходится делать между стоимостью, качеством, сложностью реализации, выбором конкретных исполнителей, надежностью исполнения и т. п. Если требуется высокое качество, проект может оказаться дороже или потребуется привлечение дорогого подрядчика из-за отсутствия необходимого оборудования. Если на проект выделены минимальные ресурсы, проект может иметь больший срок реализации. В ряде случаев из-за отсутствия квалифицированного персонала выбор делается в пользу простого варианта исполнения. Поскольку проект, как правило, характеризуется несколькими различными по характеру показателями, выбор предпочтительного варианта может быть непростым. В самом деле, как определить, какой из вариантов лучше: тот, что несколько дороже, но является более приемлемым по срокам реализации, или, наоборот, тот, что несколько дешевле, но его срок реализации больше? Наиболее просто сделать выбор в пользу проекта, обеспечивающего, например, минимальный срок реализации, или же в пользу проекта с минимальным бюджетом. В ряде случаев выбор предпочтительного варианта производится интуитивно, на основе предшествующего опыта менеджера или сравнения проекта с аналогами.

Основные подходы к реализации проекта определяются в ходе предварительной проработки. Для проведения необходимых расчетов и подготовки документа может потребоваться привлечение экспертов с целью выявления наиболее важных операций проекта, их основных характеристик и показателей. Тем самым уточняются основные ограничения и допущения, являющиеся наиболее существенными в данном проекте.

Обоснование проекта может осуществляться как менеджером, внешним по отношению к проекту, так и менеджером проекта. При подготовке обоснования менеджером проекта существует опасность завышения объемов необходимых ресурсов и времени, что в свою очередь потребует защиты подготовленного обоснования перед независимыми экспертами (проектным комитетом). При подготовке обоснования внешним менеджером существует опасность недостаточно тщательной проработки проекта.

В управлении проектами принято все процессы управления представлять в виде модели «вход – метод преобразования в выходную информацию – выход». Под входом понимаются документы и документированная информация, являющиеся основанием для реализации процесса. Выход – это результат процесса, т. е. документы и документированная информация, являющиеся результатом процесса. Метод преобразования обеспечивает переработку входной информации в итоговый результат. В этом случае структура процесса подготовки обоснования будет следующей (табл. 3.1).

Для реализации процесса подготовки обоснования выделяют три подэтапа.

1. Подготовительный подэтап:

• уяснение задачи;

• анализ проблемы и «узких мест»;

• определение ресурсов для подготовки обоснования проекта;

• формирование цели проекта;

• назначение руководителя проекта;

• оформление паспорта работы.

Таблица 3.1

Входы и выходы процесса подготовки обоснования

2. Подэтап предварительной проработки:

• выбор способа выполнения работы;

• сбор исходных данных. Выяснение неясных или неизвестных моментов;

• подготовка описания продукта;

• описание критериев успеха;

• описание критериев поставки продукта проекта;

• разработка стратегического плана;

• определение вех проекта.

3. Подэтап подготовки обоснования:

• проведение маркетинговых исследований;

• формирование укрупненной ИСР;

• определение необходимых ресурсов;

• определение стоимости работ по обобщенным показателям;

• определение необходимого персонала;

• определение предварительного перечня подрядчиков;

• определение и анализ рисков проекта и разработка реагирования;

• проведение экономических расчетов;

• разработка укрупненного плана проекта;

• подготовка собственно обоснования;

• подготовка ответа заказчику.

Первый, подготовительный, подэтап – это формализация начала работы: назначение руководителя проекта подготовки обоснования (напомним: выделение этапа, в данном случае этапа подготовки обоснования, означает появление самостоятельного проекта), подписание паспорта проекта, уяснение задачи, назначение ресурсов на подготовку обоснования. Для подписания у вышестоящего руководства паспорта проекта необходимо понять цель проекта, определить, какими силами будет готовиться обоснование, запросить необходимые для этого ресурсы. Все это фиксируется в паспорте проекта, который после утверждения наделяет руководителя проекта правом расходовать выделенные ресурсы и привлекать необходимый персонал.

Второй подэтап посвящен сбору исходных данных и формированию ключевых параметров проекта. Разрабатываются весьма важные для любого проекта, особенно для инновационного, документы, формирующие концепцию реализации проекта, условия его завершения и приемки: описание продукта, стратегический план, критерии поставки (приемки) продукта проекта.

На третьем подэтапе осуществляется обработка полученной информации и подготовка собственно обоснования. В случае необходимости на этом подэтапе проводятся маркетинговые исследования. Осуществляется укрупненное планирование, позволяющее с приемлемой точностью определить крупные пакеты работ, необходимые для их реализации ресурсы, стоимость работ.

Подготовка обоснования является итерационным процессом. Может оказаться, что анализ рисков заставит отказаться от первоначально намеченного стратегического плана и приведет к необходимости разбиения проекта на этапы, поиска других ресурсов, выполнения дополнительных работ или же изменения результата проекта.

Процесс инициации может относиться как ко всему проекту в целом, так и к отдельным его этапам.[7] Для процесса подготовки обоснования проекта в понятие процесса инициации мы будем вкладывать следующий смысл: это поручение менеджеру начать подготовку обоснования. Сама инициация занимает относительно небольшой интервал времени, фактически связанный с оформлением документов, например паспорта проекта.