По времени учета запасы подразделяются на следующие виды (рис. 8).

Вид 1. Максимально желательный запас – это уровень запаса, экономически целесообразный на предприятии.

Вид 2. Пороговый уровень запаса или точка заказа. Используется для определения момента времени очередного заказа товаров. Означает, что при его достижении нужно произвести очередной заказ.

Вид 3. Переходящий запас – остатки продукции (товара) на конец отчетного периода и начало планового периода. Обязательно учитываются при планировании поставок на последующий месяц или год.

Вид 4. Неликвидный запас – длительно неиспользуемые материальные запасы. Они образуются по причине ухудшения качества изделий во время хранения или морального старения.

По объемам и потребности различают следующие виды запасов.

Вид 1. Нормативный запас – равен заранее установленному нормативу.

Вид 2. Сверхнормативный запас – превышает установленный норматив.

Вид 3. Излишний запас – потребность в изделие полностью отсутствует.

Таким образом, классификация запасов материальных ресурсов на предприятии позволяет четко структурировать их по видам для целенаправленной работы с ними.

Наличие материальных запасов позволяет предприятию обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определенную ценовую политику, повышать уровень обслуживания покупателей. Все это требует поддержания на предприятии оптимального уровня запасов по всем номенклатурным позициям.

Запасы предприятия находятся в постоянном движении и обновлении. Конечной стадией их движения является потребление. Основным назначением товарных запасов в оптовой торговле является обслуживание оптовых покупателей (розничные торговые предприятия), а в розничной торговле – обеспечить устойчивость предложения товаров потребителям. Для поддержания запасов всех видов на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления запасами. Оптимальный уровень запасов означает такое положение, когда отсутствуют излишки запасов или их дефицит.

Управление материальными запасами предполагает следующие операции: нормирование; оперативный учет и контроль; регулирование (рис. 9).

Нормирование запасов означает выработку экономически обоснованных нормативов для всех видов запасов. К примеру, для страхового запаса.

Оперативный учет и контроль. Осуществляется с помощью специального программного обеспечения. К примеру, «1С: Торговля и склад». Остатки товаров в начале и конце месяца подвергаются анализу и корректировке.

Рис. 9. Операции управления запасами

Регулирование. Заключается в поддержании запасов на определенном уровне и изменении их величины в зависимости от спроса и периодов поставки товарных партий. Как излишек, так и недостаток запасов оказывают отрицательное воздействие на результаты производственной и коммерческой деятельности предприятия.

Излишние запасы омертвляют денежные средства предприятия и уменьшают оборачиваемость запасов. Дефицит запасов приводит к снижению объема продаж товаров и получаемой прибыли, к потере доверия покупателей.

Причины возникновения излишних запасов могут быть различными. К примеру: снижение спроса между поставками; ошибки персонала предприятия при определении размера закупаемой партии в большую сторону; нарушение договорных обязательств поставщиками товаров в отношении объема закупаемых партий товаров.

Дефицит запасов возникает по следующим причинам:

– резкое увеличение спроса между поставками;

– ошибки персонала магазина при определении размера закупаемой партии;

– задержки в отгрузке товаров поставщиками;

– недопоставка товаров поставщиками по количеству или поставка бракованной продукции, пересортица.

При постановке системы управления запасами на предприятии необходимо уравновесить две чаши виртуальных весов.

На одной из них следует сосредоточить положительные стороны наличия запасов на складе (обеспечение надежности в работе и привлечение клиентов), а на другой – отрицательные моменты (затраты на содержание запасов и отвлечение из оборота денег, вложенных в запасы).

Разработка системы управления запасами на предприятии осуществляется с учетом его стратегических приоритетов.

Рекомендуется семь последовательных этапов разработки и внедрения системы управления запасами на предприятии.

Этап 1. Определение стоимости запасов, их номенклатуры и количественных характеристик, то есть объемных, временных параметров и сведений о местонахождении.

Этап 2. Проведение ABC-классификации и выявление ключевых запасов категории «А», менее важных – категории «В» и второстепенных по значению – категории «С».

Этап 3. Регистрация методов и процедур, используемых предприятием в настоящее время при управлении запасами.

Этап 4. Выбор критериев для оценки результативности существующей системы управления запасами и постановка учета, который позволит получить всю необходимую информацию для этой цели.

Этап 5. Аудит системы управления запасами на предприятии и налаживание системы информационного мониторинга запасов, хода выполнения заказов, оценка затрат на содержание запасов.

Этап 6. Разработка новой системы управления запасами и определение шагов перехода к этой системе.

Этап 7. Внедрение новой системы управления запасами.

После внедрения системы управления запасами необходимо регулярно отслеживать показатели работы этой системы и при необходимости осуществлять корректирующие мероприятия.

Оптимальное управление запасами предполагает получение четкого ответа на два основных вопроса: когда нужно распорядиться о пополнении запаса и сколько необходимо при этом заказывать товаров, идущих в запас.

Существует две основные модели управления запасами. система с фиксированным объемом или размером заказа, называемая также моделью экономического размера заказа или

Q-модель и система с фиксированной периодичностью заказа, называемая периодической моделью или Р-моделью.

Сущность Q-модели заключается в том, что как только запас товара достигнет заранее определенного минимального значения или точки заказа, этот товар заказывается. Достижение минимального уровня может возникнуть в любой момент и зависит от интенсивности спроса.

На практике Q-модель используется в следующих случаях: