Второй ключ к наделению властью: создайте автономию с помощью границ

В иерархической культуре границы похожи на изгороди из колючей проволоки. Они созданы для того, чтобы контролировать людей, держа их в определенных местах и не пуская в другие. В культуре, следующей принципу наделения властью, границы больше напоминают резиновые ленты, которые могут расширяться, позволяя людям брать на себя больше ответственности, по мере того как они растут и развиваются.

В отличие от деструктивных границ иерархической культуры, границы в культуре, построенной на принципах наделения властью, говорят людям, где они могут быть автономными и ответственными, а не указывают, чего они не могут делать. Границы зависят от уровня мастерства людей. Например, для людей, которым недостает навыка в составлении бюджета, будет поставлено ограничение — предел расходов, которыми они могут самостоятельно распоряжаться, прежде чем получат большую ответственность. В культуре, основанной на наделении властью, они смогут обучиться и получить навыки, необходимые для работы с большей автономией. Одним из наиболее интересных аспектов создания культуры наделения властью является то, что менеджеры должны начать с создания более, а не менее развитой структуры.

Об интересном примере, касающемся установления границ, рассказал недавно один наш знакомый руководитель отдела. Его огорчал большой объем важной административной работы, которая никак не увеличивала ни его таланты, ни умения. Одна из самых бесполезных задач состояла в заказе мелкого инструмента и материалов для служащих всякий раз, когда кто-нибудь из них приходил к нему с запросом. Руководствуясь теорией наделения властью, он учил их, как подавать заявку самим, и разрешил им подавать мелкие заявки без его утверждения.

Первоначально он установил границу на объем покупок — предел затрат, равный $100, но позже расширил эту границу, поскольку это было удобно для него и его служащих. Получив право заказывать нужные объемы поставок без утверждения начальника, работники почувствовали огромное удовлетворение. Стоимость поставок снизилась на 20 % по мере того как люди более тщательно рассчитывали объемы, заказывая только те материалы, которые были им действительно необходимы.

Границы помогают людям прояснить как большую картину, так и малую. Как мы видели в главе 2 «Сила видения», организациям нужно создать убедительный образ будущего, который мотивирует и ведет людей.

Определение границ переводит эту большую картину в конкретные действия. Оно позволяет людям ставить цели, которые помогают организации достигнуть этой большой картины. Данные цели рассматриваются не как конечные, но скорее как совместно установленные верстовые столбы продвижения вперед.

Например, в одной компании, оказывающей информационные услуги, старшие руководители согласились, что члены команды, имеющие в своем распоряжении повышенный объем информации, могут отныне сами устанавливать цели работы в сотрудничестве с руководителями. Руководители разрешили членам команд самим устанавливать три-четыре цели из пяти-восьми, связанных с производительностью труда, которые были обычными для команд. Работники быстро оценили эту идею, поскольку в ней использовался их вклад и они получали от этого чувство сопричастности. Руководителям команд она тоже понравилась, так как при такой постановке вопроса работники разделяли ответственность за установление и определение целей работы, имеющих решающее значение для успеха организации.

Определение границ требует также, чтобы менеджеры разъяснили новые правила принятия решений. Сначала, услышав о наделении властью, члены команды могут сказать: «Теперь мы будем принимать все решения». Часто из этого вытекают две реакции: одна заключается в том, что они оказываются разочарованными, когда руководители продолжают принимать стратегические решения и оставляют им только практические решения. Вторая реакция — желание отойти от принятия решений, она возникает, когда работники понимают, что будут нести ответственность за все принятые ими решения — как хорошие, так и плохие.

В культуре, основанной на наделении властью, менеджеры будут продолжать принимать стратегические решения. Члены команды будут вовлечены в принятие решений практического характера, поскольку они легче принимают риски, свойственные этим решениям. По мере того как люди постепенно начинают чувствовать ответственность за свои решения и их последствия, менеджеры должны постепенно отходить от своего участия в принятии решений. Новые правила принятия решений позволят менеджерам и членам команды свободно действовать в своих вновь определенных ролях.

Объявление границ призывает менеджеров также создавать новые процессы оценки эффективности деятельности. Процесс оценки эффективности деятельности, применяемый в большинстве компаний, почти неизбежно оказывается демотивирующим и должен быть изменен. Центр внимания должен быть перемещен от оценки члена команды руководителем к сотрудничеству между членом команды и руководителем. Как однажды сказал нам один руководитель: «Лучше всего может оценить эффективность работы сотрудника и ее улучшение только сам сотрудник. Менеджер может смениться, сама задача может измениться, но служащий по-прежнему остается центральным лицом. Что нам нужно сделать, так это дать людям достаточно информации и ясную структуру, чтобы они могли ответственно оценить собственную эффективность». Конечно, этот культурный сдвиг провести нелегко. В главе 7 «Партнерство для лучшего выполнения работ» мы обсудим этот переход к новому процессу оценки эффективности деятельности значительно подробнее.

Как мы отметили выше, объявление границ требует, чтобы руководители предоставили работникам большое количество обучающих программ.

Чтобы овладеть новыми умениями, связанными с наделением властью, — такими как обсуждение планов, принятие решений, разрешение конфликтов, лидерство, бюджетирование и техническая компетентность, — людям нужно регулярное обучение. Без непрерывного обучения люди не могут функционировать в развивающейся культуре, опирающейся на наделение властью. Они должны изжить бюрократические привычки и освоить новые умения и отношения, нужные в мире, основанном на наделении властью. Непрерывное обучение является составляющей частью высокоэффективной организации, а не лишним украшением или неизбежным злом.

Движение от иерархической культуры к культуре наделения властью должно быть постепенным процессом. Люди не в состоянии привыкнуть к многочисленным изменениям сразу или к сильному изменению за один раз. Невозможно предусмотреть все изменения границ, которые окажутся необходимыми на этом этапе, — некоторые из них обязательно будут встречаться по ходу, и с ними надлежит справляться по мере их возникновения. Мы рассмотрим эти проблемы ниже, в главе 11 «Управление изменениями».