Как расставлять приоритеты в незавершенных делах?

Не все «подвисшие» дела и проекты одинаково важны. Вы сами решаете, приступать вам к ним по порядку или нет. Иногда за вас решают другие — например, начальник заглядывает к вам в кабинет или подходит к вашему рабочему месту и говорит: «Прервись и приготовь через час вот это…»

Чтобы рассортировать различные незавершенные задачи, проекты и вопросы и решить, что делать дальше, составьте список дел. Можете составить один список для дел по работе и другой — для личных. Затем около каждого пункта укажите причину, по которой это дело отложено, а также возможные последствия того, что дело не будет завершено.

Подумайте над всеми без исключения пунктами из списка и решите, продолжать эти дела или нет. Если вы решили, что надо продолжить, то в каком порядке?

Также напротив каждого дела можете проставить срок выполнения: «прямо сейчас», «к концу рабочего дня», «к концу недели», «к концу месяца», «через полгода», «через год», «через пять лет» и так далее.

Вот «рыба» такого списка.

Бизнес-задача, проект или вопрос:

__________________________

Вы сами для себя решили это сделать — или вам поручили?

__________________________

Какими могут быть последствия, если вы не завершите задачу?

__________________________

Поставьте оценку от одного до десяти (где 1 — наименее важное и 10 — наиболее важное) той задаче, которую вам надо завершить.

__________________________

Если вы решили, что ее надо доделать, то в какой срок?

__________________________

Распишите таким же образом все задачи по работе и личные дела, которые вы хотите доделать.

Как только вы распишете каждый пункт без исключения, пронумеруйте список в порядке значимости задач — от одного до числа задач в вашем списке.

Отсортируйте задачи по степени значимости, начиная с первой.

Поставьте дату составления этого списка и возвращайтесь к нему после каждого выполненного задания. Впрочем, если обстоятельства изменились, не держитесь упрямо за устаревший список и внесите изменения — уберите из него часть пунктов, а какие-то добавьте.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Воспользуйтесь формой для заполнения по методике ACTION! из раздела «Приложения», чтобы оценить приоритетность проекта или задачи, которые вам необходимо завершить.

2. Не торопитесь и подумайте, как можно упростить этот список, выделив по одной самой важной для вас цели в трех областях: работа или школа; личное; проекты, требующие завершения.

Цель по работе (или по школе): __________________

Личная цель: __________________

Проект, который я хочу закончить: __________________

Теперь к каждой из них примените методику SMART-целей.

Цель по работе: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________

Личная цель: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________

Проект, который я хочу закончить: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________

Одна женщина рассказывала мне, как придумала эффективный способ справиться с бессонницей: перед сном она составляла список дел, которые ей надо будет сделать на следующий день. Закончив перечень, она сразу же засыпала. Прежде ее всю ночь терзала беспредметная тревога и мучили вопросы: «Что же мне делать завтра? Что я должна сделать? Что я забыла доделать?»

Возможно, вам не нужен список дел, чтобы крепко спать по ночам, однако это очень эффективный инструмент доведения дел до конца, — причем не важно, ведете вы такой список постоянно, порой или только во времена авралов, когда срочно необходимо внести ясность в планы, разложив всё по полочкам.

Выше я рассказывала о неэффективном списке дел. По сути, он представлял собой перечисление 47 пунктов, которые нужно выполнить, — от главнейших проектов до повседневных домашних дел. Подобный перечень бесполезен в качестве органайзера и инструмента для самоорганизации. И хотя всю эту информацию полезно держать в одном месте, необходимо всё же составить такой список, который будет реалистичным и управляемым.

Один из ключевых аспектов правильного списка — наличие временных рамок. Важнее всего не просто перечислить свои конкретные проекты и дела, которые вы обязаны выполнить, но и указать, когда вы должны их представить и сколько на них уйдет времени. А также: что будет указывать на выполнение задачи? Вы вычеркнете пункт из списка? Или у вас в таблице выделены особые ячейки, чтобы отмечать эти дела галочками?

Вот одна из самых частых ловушек, в которую попадают те, кто составляет себе списки: если вы доделываете не всё из перечисленного, то необходимо перенести невыполненное в следующий перечень. Избегайте того, чтобы эти пункты оставались неотмеченными в старом списке, потому что вы сами не заметите, как они исчезнут из поля зрения, образовав некую неопределенную категорию незаконченных дел и даже больших проектов.

Ниже представлен образец составления списка дел. Несколько дополнительных листов имеются в разделе «Приложения»: размножьте формы и пользуйтесь ими. Вы также можете приобрести такие формуляры в магазине канцтоваров.

МОЙ СПИСОК ДЕЛ

Если у вас на компьютере установлен Microsoft Excel, можно составить список в этой программе. В левой колонке «А» — дела, которые надо сделать. В колонке «B» — описание задачи. В колонке «C» проставьте время, которое, по вашему мнению, уйдет на ее выполнение. В колонке «D» можете отмечать галочками выполненные задачи, а в колонке «E» — число, когда вы их завершили.

Важно, чтобы у вас были записи о ваших делах и путеводитель по ним. Своим студентам я предлагаю делать пометки в течение занятия, и для многих это оказывается новым навыком. Исследование показало, что писать заметки от руки более эффективно, чем заносить их в компьютер или другое электронное устройство. Но, по моему мнению, записывать на компьютере лучше, чем вообще ничего не записывать. Однако, если есть такая возможность, лучше писать от руки: от данного способа больше пользы. Она напрямую связана с преимуществами от написания и хранения списка дел. Смысл в том, что, когда мы записываем что-то на бумаге, это становится реальным — и ваше обязательство выполнить его усиливается.