Но отсюда вовсе не следует, что надо записывать вместо того, чтобы делать. Вы обязаны делать то, что включаете в свой перечень. Когда вы перечисляете то, что должны выполнить, это помогает вам конкретизировать свои цели и достичь каждой из них. Хорошо составленный список помогает также и отслеживать ваш прогресс.

Мы уже отмечали, что лучше получается ставить цели, если назначать реалистичные дедлайны. Чем больше информации есть у вас о том, сколько времени потребуется на выполнение того или иного дела, тем больше вероятность указать реалистичный крайний срок. Если проставлять время выполнения задач, это послужит подтверждением вашей эффективности.

Если вы работаете на себя или являетесь консультантом с почасовой оплатой, тогда чем больше у вас будет сведений о том, сколько вы успеваете за час, тем более точные сметы вы сможете выставлять по своим проектам.

Давайте обсудим, как можно организовать ваш список. Вот два основных способа.

• По хронологии.

• По важности задач.

Если вы составляете список по хронологии, то идете последовательно, начиная с утра и завершая вечером, и фиксируете, что вы будете делать в этот промежуток времени.

Если вы отдаете предпочтение подходу по важности задач, то вы располагаете их по степени значимости, независимо от времени выполнения.

Тут вы подумаете или даже воскликнете: «Но я не хочу целыми днями составлять списки!» А вы когда-нибудь записывали, что вам нужно купить, например в бакалее, перед походом в магазин? Если нет, то вы, скорее всего, тратите гораздо больше времени и денег, совершая покупки. Списки покупок позволяют спланировать и быстрее купить всё необходимое в супермаркете.

Таким же образом использование перечня задач для организации работ по вашему основному проекту позволит вам делать больше.

Если вы должны завершить огромный проект, вам понадобится наметить промежуточные задачи, а также несколько промежуточных дедлайнов в рамках общей задачи. Например, планирование ежегодного выездного совещания относится к категории слишком обширных задач, которые не должны стоять в вашем списке к исполнению одним пунктом. Весь проект может называться «План организации выездного совещания», но задачи лучше разбить на подзадачи, чтобы видеть свои дела на каждый день.

1. Написать письмо и/или поговорить с тем, кто организовывал совещание в прошлом году, взять у него контактную информацию о той площадке, где оно проходило, в том случае если совещание будет проводиться там же.

2. Поискать другие площадки в интернете или связаться с компанией, которая организует поездки.

3. Уточнить у _________ (менеджера из отдела по связям с общественностью) количество приглашенных на мероприятие.

4. Выяснить, какого числа и в какой день недели будет проводиться мероприятие и есть ли возможность изменить дату.

5. Назначить дату заседания, на котором соберется комитет выездного совещания, чтобы обозначить круг вопросов для обсуждения на мероприятии. Как только будет назначен день проведения заседания комитета, обозначить дату самого выездного совещания.

6. Написать электронное приглашение на предварительное заседание.

7. Утвердить текст приглашения на выездное совещание у одного из членов комитета и получить обратную связь.

8. Как только приглашение будет утверждено, разослать его по электронной почте.

9. Зайти на сайт типографии, которая выполняла заказ на печать в прошлый раз, найти информационные листки и отпечатанные раздаточные материалы.

10. Отправить заказ на разработку образца раздаточного материала.

Ваша цель — не стать тем, кто только и делает, что составляет списки. Вместо этого вы создаете его и отслеживаете его выполнение, дабы ваша эффективность оказалась максимальной и повысилась вероятность того, что ваш проект будет подготовлен и запущен. OTD — Out of door («запуск») — еще один из моих любимых акронимов.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Составьте очень простой список дел на сегодня, причем не важно, рабочий у вас сегодня день или выходной. Какой принцип организации вы выберете? По хронологии или по важности?

СПИСОК ДЕЛ НА СЕГОДНЯ

Сегодняшнее число _________ День недели _________

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

4) __________________________

5) __________________________

Завтра еще раз взгляните на список. Сколько пунктов вы выполнили? Помогло ли вам то, что вы упорядочили его определенным образом?

2. Если выяснилось, что вам не очень подходит составлять на бумаге список предстоящих дел, то какую систему в таком случае вы выработали для себя, если таковая имеется? Изучите подробно электронные ресурсы для ведения списков — они перечислены в разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги. Лично я предпочитаю вести списки на компьютере, в телефоне или на бумаге, но очень многие доверяют мобильным приложениям (одни из них бесплатные, другие нужно оплатить на месяц или год), которые помогают держать в упорядоченном виде недельные и годовые задачи.

Всем неприятно получать отказ, и большинство из нас, услышав «нет», принимает это на свой счет. Особенно если присутствует страх кому-то не понравиться. Но что еще важнее — если вам неловко слышать «нет», то, вероятно, так же неловко его и произносить.

Такие внутренние противоречия могут держать вас словно зажатым в тиски; вы начинаете соглашаться со всем подряд и, сами того не замечая, вдруг обнаруживаете у себя слишком много дел. Подобная ситуация заставляет бросать то, что необходимо доделать до конца.

Поговорим о том, как научиться давать отрицательный ответ. Нужно чаще прибегать к здравому смыслу. Вы не должны испытывать неловкость, если не хотите выполнять просьбу коллеги, — хотя бы потому, что это не ваша работа. Однако если начальник просит срочно переключиться на другую задачу, то в таком случае отказ — не самое мудрое решение.

Почему я так заостряю внимание на этой проблеме и посвящаю ей целую главу? Дело в том, что говорить «нет» в безобидной форме столь же важно, как и отказывать кому-то в чем-то в принципе. Если своим «нет» вы вызываете неприязнь или вас начинают воспринимать как человека, который наплевательски относится к дополнительной работе, отказ в небольшой просьбе в будущем может вылиться в неприятные последствия.

Итак, вы собираетесь отклонить запрос — вежливо, признавая и уважая нужды и приоритеты того, кто просит уделить ему время и сосредоточиться на его просьбе. Поскольку умение говорить «нет» связано с умением ставить цели и расставлять приоритеты, ответьте себе на следующие вопросы. Соответствует ли то, о чем вас просят, вашим профессиональным и личным целям? Если всё же вы согласитесь выполнить поручение, будет ли это способствовать выполнению ваших собственных первостепенных задач? В случае согласия поможет ли это быстрее доделать уже начатое, чем бы оно ни являлось?