• Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с вашим электронным календарем.

• Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.

Контрольные списки

Контрольные списки [11] очень часто недооценивают. Но они позволяют освободить голову, не задумываясь об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт и избавиться от нужды возвращаться в режим «начальник» перед каждым действием. Таким образом удается не перегружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.

• Регулярные совещания группы или команды – списки часто обсуждаемых вопросов избавляют от необходимости заново продумывать повестку.

• Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.

• Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.

• Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров.

• Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.

Контрольные списки вселяют уверенность. Это секретное оружие продуктивности. Прелесть в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Хранятся такие списки в цифровой вспомогательной библиотеке. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то они могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.

Большая корзина для мусора

Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то время все еще будут доступны, позволит вам смелее стирать ненужные документы. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю.

Цель этапа организации – ясность в отношении всей полученной и зафиксированной информации и избавление от ощущения информационной перегрузки. Когда новые данные поступают в почтовый ящик или куда-либо еще, вам становится совершенно ясно, каким образом они вписываются в ваши проекты и задачи. Дзен-спокойствие позволяет вам направить проактивное внимание на действия, избавляет от прокрастинации, неуверенности и постоянных напоминаний о решениях, принятых подсознательно, но так и не подтвержденных сознанием. Однако такой уровень спокойной продуктивности не появляется спонтанно. Для принятия решений необходима готовность настоящего ниндзя. Только систематическая, упорная и безжалостная подготовка поможет вам сохранить умиротворенность и выделить время и место для размышлений.

Помните: мышление – это самая сложная в мире работа…

А теперь давайте с помощью диаграммы КОРД, которую я показал вам выше, перейдем к этапу обзора и анализа. Эта диаграмма служит постоянным напоминанием, как следует использовать четыре полезные привычки. С ее помощью любая новая информация, поступающая в систему, может быть перенесена из головы во второй мозг, а затем именно туда, где ей и место. Какая угодно информация!

Давайте пройдем по процессу принятия решений. В верхней части схемы отражен этап сбора и фиксации информации, о котором мы с вами уже говорили. Сейчас мы находимся на этапе организации. О каждой новой информации, поступающей в нашу систему, мы должны задать себе ряд вопросов. Вначале вам удобнее будет держать эту диаграмму где-нибудь на рабочем столе и обращаться к ней в процессе организации. Если вы предпочитаете формат PDF, то диаграмму можно загрузить с сайта http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/.

Постоянная практика сделает этот процесс привычным, и, в конце концов, диаграмма вам больше не потребуется. Вы приучите себя к решительности, даже если считаете, что природа не наделила вас этим качеством – и я тому убедительное доказательство!

Требуются ли какие-то действия? – Нет

Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:

1. Справочная библиотека

2. Мусорная корзина

3. Парк хороших идей

Справочная библиотека

Большинству бумаг и документов, скапливающихся на вашем столе, прямая дорога в справочную библиотеку. Если по данному документу действия не требуются, но он кажется достаточно значимым, чтобы его выбрасывать, отправляйте его в справочную систему. Если таких материалов много и справиться с ними сразу же невозможно, положите их в лоток «Исходящие». Времени на то, чтобы разобраться с 20 документами, потребуется почти столько же, сколько и на 2–3, поэтому лучше собрать их в течение дня, а затем отправить в справочную систему в период инертного внимания.

Мусорная корзина

Не бойтесь выбрасывать бумаги и документы или, по возможности, отправлять их в макулатуру. Все, что вы храните только для того, чтобы это напоминало вам о действиях, можно выбросить, а действие включить в основной список. Например, если вы храните рекламный буклет в качестве напоминания о контактах с новым поставщиком, подумайте, что вам необходимы лишь номер телефона и адрес интернет-сайта, а все, что можно найти в Интернете, следует смело отправлять в макулатуру. Зачем хранить что-то на будущее, если все это в гораздо более удобном виде хранится в интернет-браузере? Вы поразитесь тому, как много можно выбросить.

Парк хороших идей

Будьте очень избирательны в отношении своих обязательств. Смело говорите «нет» даже полезным и продуктивным действиям, которые можно было бы выполнить. Это очень важная часть процесса повышения эффективности в отношении более актуальных дел, которые уже значатся в вашем сегодняшнем списке. Будьте безжалостны, а Парк хороших идей поможет вам вернуться к ним в будущем. Они будут храниться в надежном месте, и вы их не потеряете. Парк хороших идей может представлять собой обычный список, куда вы вольны включать столько пунктов, сколько вам захочется. В конце концов, вы же не обязаны реализовывать каждый из них.