Надо ли действовать? – Да

Отлично, нам нужно что-то сделать. Возникает следующий вопрос: должен ли я действовать сам или предоставить эту возможность другим? Помните: чем больше дел вы делегируете, тем больше успеете сделать сами! Главное – найти разумное равновесие.

Должен ли я действовать сам? – Нет

Список «ожидание»

Если действия можно поручить кому-то другому, то полезно следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте его хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы на 100 % доверяете своему коллеге или вам нет дела до результата, то нет и нужды следить за исполнением.

Должен ли я делать это сам? – Да

Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности.

1. Каким должно быть следующее практическое действие?

Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!

2. Связано ли действие с крупным проектом?

После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли оно с проектом, которого еще нет в списке. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе его осуществления. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.

3. Установлен ли дедлайн, который нужно зафиксировать в календаре?

Это последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments» (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, чтобы отделить их от других действий. Если срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.

В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:

• Ежедневный список дел

• Основной список действий

• Список проектов

• Список «Ожидание»

• Парк хороших идей

Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их, где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге.

На что обратить внимание при выборе приложений?

1. Функциональность

Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:

• Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).

• Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «теги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!

• Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).

• Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!

Стоит обратить внимание и на следующее:

• Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.

• Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.

• Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).

• Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений Remember the Milk позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)

• Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).

• Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что с вашей информацией может что-то случиться при сбое приложения, что, честно говоря, довольно маловероятно!)

2. Надежность и репутация

Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того, чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.

Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что вы доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.