Эта же делегация посетила американский супермаркет под названием «Пиггли-Уиггли», и он произвел на них огромное впечатление. Японские бизнесмены обнаружили, что в супермаркете пополнение и реструктуризация запасов производились только после того, как имеющиеся запасы были проданы.

Покупатель выбирал товары, пробивая цифры на перфоленте. Затем лента запускалась в считывающее устройство, нужные банки и пакеты высыпались на конвейер. На другом конце конвейера производились оплата и упаковка. Несколько складских работников следили, чтобы полки не пустовали.

Делегация вернулась в Японию и применила знания, полученные в «Пиггли-Уиггли», к процессу автоматизации. Они сократили количество запасов до минимума, после чего реорганизовали их в зависимости от уровня потребления – решили выпускать ровно столько деталей, сколько понадобится в течение короткого промежутка времени. Это и стало отправной точкой в создании систем бережливого производства.

Из чего состоит 5S

Система 5S состоит из пяти взаимодополняющих пунктов. Расскажу о каждом подробно.

1. Сортировка (сэири, 整理).

Сортировка предполагает разделение вещей на рабочем месте на нужные и ненужные. К ненужным относится все то, что тормозит работу. Причем это не только мусор, но и предметы, не являющиеся необходимыми в ежедневной работе.

Нашей культуре особенно свойственно оставлять все «на всякий случай» где-нибудь под рукой. Из благих намерений облегчить себе поиск в итоге и образуется беспорядок, в котором невозможно ничего найти. Типичный пример места, где хранятся ненужные вещи, которые давно следовало бы выкинуть, – это стандартный шиномонтажный сервис в России: например, старые шины на улице – постоянный атрибут шиномонтажного центра.

Все вещи должны сортироваться по трем категориям: 1) те, которые нужно выбросить; 2) те, которые нужно убрать в специальное место для хранения; 3) те, которые нужны ежедневно.

Хотя в Японии такой метод не используется, американские преемники советуют наносить на предметы второй категории красные ярлыки. Это придаст больше наглядности процессу сортировки, который может затянуться надолго. Чтобы решить, на что вешать красный флажок, а на что нет, стоит задать себе вопрос: «Нужна ли мне эта вещь для работы каждый день?»

Сортировку можно применять на любом рабочем месте, начиная от масштабов целого завода и заканчивая собственным рабочим столом в офисе. Наверняка вы видели столы, заваленные бумагами, книгами, да еще с непременной чашкой чая или кофе, приткнутой с краю. Эти столы организованы очень небережливо. Как сможет сотрудник эффективно работать в хаосе, где ничего не найти? На мой взгляд, самый лучший рабочий стол – это пустой стол, на котором ничего нет. Вообще ничего, не только отвлекающих вещей, но и тех, с которыми я работаю. Для хранения необходимых документов нужно иметь закрывающиеся ящики или стеллажи.

Я всегда четко слежу за тем, чтобы все находилось на своих местах и чтобы стол не превращался в склад. Уходя с работы, я оставляю его чистым благодаря ежедневной сортировке, вошедшей в привычку. Утром я прихожу в офис и начинаю работу за свободным столом, на котором меня ничего не отвлекает и ничего не нужно искать. Несомненно, этот навык в целом способствует более эффективной работе в целом.

2. Рациональное расположение (сэитон, 整頓).

После того как вещи отсортированы, нужно позаботиться о том, чтобы все необходимые предметы из первой категории имели свое специальное место. Чем чаще используется вещь, тем ближе она должна находиться к работнику.

Самые необходимые вещи должны: 1) лежать на видном месте; 2) быть под рукой.

Отличный способ установить порядок на производстве – сделать беспорядок невозможным. Как? В идеале каждая вещь должна лежать на своем месте, причем на таком, где что-либо другое просто не поместится или не подойдет по размеру. Кроме того, беспорядок можно предотвратить с помощью цвета. Например, на белом фоне красным нарисовать контуры предметов, которые должны лежать там на конкретных местах. Если чего-то будет не хватать, это сразу бросится в глаза – красный на белом фоне будет буквально кричать о том, что вещь, которая должна там лежать, отсутствует на своем месте.

3. Уборка (сэисо, 清掃).

Как бы банально это ни звучало, но на рабочем месте должно быть чисто. Неважно, находитесь вы за станком или в офисе.

Под чистотой понимается отсутствие пыли, грязи, рабочих отходов и прочего мусора. Чтобы поддерживать чистоту, нужно определить время уборки (в идеале три раза в день: перед началом работы, после обеда и по завершении работы в конце рабочего дня) и назначить тех, кто за нее отвечает. Если территория уборки большая, ее нужно разделить на зоны.

4. Стандартизация (сэикэцу, 清潔).

Стандартизация закрепляет три предыдущих шага. Это выработка четких инструкций, выполнение которых дает возможность сохранять наведенный порядок и чистоту и поддерживать их постоянно.

5. Совершенствование (сицукэ, 躾).

Любая выработанная система не будет эффективной, если в ней не будет места для изменений. Всегда есть что улучшить, и важно в этом не останавливаться.

Первое, что нужно делать, – это наблюдать за всеми процессами. В нашей «Бизон Пицце» мы отводим этому особую роль. Управляющие регулярно бывают в своих пиццериях, чтобы лично видеть, какие проблемы существуют в заведении. Секрет успеха кроется во внимании к мелочам и ориентированности на постоянные улучшения.

Как я применяю 5S в своем бизнесе

В нашей сети пиццерий «Бизон Пицца» система 5S необходима по двум причинам: она способствует экономии времени и помогает в обучении сотрудников. Вот как это работает на практике.

Если лопатка для пиццы всегда лежит на одном и том же месте и ее не нужно искать по всей кухне, это очень ускоряет работу. Ежедневно беря ее в руки, сотрудник со временем привыкает к ее расположению и уже может найти ее даже с закрытыми глазами. Таким образом, каждый работник пиццерии знает, где находится каждая деталь каждого процесса, от приготовления пиццы до обслуживания гостей. Это экономит время и ускоряет работу.

Каждая категория приборов имеет свой цвет – важно не путать приборы для разделки мяса, рыбы и овощей и уметь быстро их различать. Разный цвет имеет и инвентарь для уборки зала для гостей, рабочих цехов и туалета. Разные цвета мы используем и для маркировки продуктов в холодильнике – используем стикеры разного цвета по дням недели для скоропортящихся продуктов.

Когда на кухне все организовано четко и каждая вещь имеет свое место, новичку легче адаптироваться и влиться в работу. Со временем он привыкает, что нож лежит именно там, где он лежит, а не там, где его кто-то оставил. Взяв вещь в одном и том же месте раз-другой, работник в итоге запоминает ее расположение. Это помогает обучать сотрудников.

Очень часто в новых компаниях (особенно производственных), где еще не успела сложиться какая-либо система, можно увидеть не просто беспорядок, а настоящий хаос. Мой друг не так давно создал металлургическое производство. Он еще не успел рационализировать рабочее место, и поэтому там кругом невероятная грязь. Когда я бываю там, я невольно думаю о заводах Японии, где работники ходят в спецодежде, регулярно проводят уборки и уж точно не спотыкаются о повсюду валяющийся хлам, мусор и разбросанные вещи.