Упражнение «Свежий взгляд»: домашний офис

Когда речь заходит о домашнем офисе, то чаще всего я слышу от своих клиентов такую жалобу: «Не знаю почему, но мне не нравится работать в моем офисе. У меня там есть письменный стол и шкаф, но я никогда туда не захожу». Когда же я захожу в эту комнату, то мгновенно понимаю, что сводит на нет все усилия моего клиента, связанные с оплатой счетов и работой с документами: у этого помещения нет четкого предназначения. Как правило, оно выполняет сразу две функции, такие как домашний офис и комната для гостей, тренажерный зал или мастерская. Именно так и происходит с вашим домашним офисом? Или ваш офис еще меньше и представляет собой укромный уголок на кухне? Вы должны продумывать планировку вашего домашнего офиса вне зависимости от того, в каком помещении он располагается.

Потратьте восемь минут на то, чтобы спокойно осмотреть комнату. Что вы видите? Если ваш офис одновременно выполняет функцию гостевой спальни, не слишком ли много места занимает в нем кровать? Может быть, шкаф настолько заполнен вещами, что у вас нет места для хранения канцелярских принадлежностей? Не нужно ли поставить в комнату книжный шкаф или навести порядок в том, который в ней уже есть? Может быть, стоящий в комнате книжный шкаф слишком большой или, наоборот, слишком маленький? Если вы используете домашний офис для занятий своим хобби, не разложены ли нужные для этого вещи на всех доступных поверхностях?

Очень часто многофункциональную комнату обставляют наспех, серьезно над этим не задумываясь или практически ничего не планируя. Теперь, когда вам стали понятны все причины, по которым вы не используете эту комнату, начинайте разрабатывать план ее преображения.

Иногда упражнение «свежий взгляд» позволяет обнаружить какое-либо изменение в динамике жизни семьи. Например, эта огромная кровать вам больше не нужна, потому что ваши родители теперь живут отдельно. Возможно, вам больше подойдет раскладной диван, который можно разложить для гостя, оставшегося у вас на ночь.

Устроена ли комната таким образом, чтобы активизировать вашу способность ясно мыслить? Достаточно ли хорошо она освещена? Может быть, письменный стол, которым вы пользуетесь, слишком большой или слишком маленький? Не слишком ли много здесь комнатных растений, или, наоборот, не мешало бы поставить в ней немного цветов? Сделайте несколько записей и подумайте над тем, что нужно, чтобы сделать эту комнату удобной.

Скоростная уборка: домашний офис

Теперь, когда вы взглянули на свой домашний офис свежим взглядом и составили список необходимых изменений, пришло время для скоростной уборки. Это упражнение — точная копия того, которое мы выполняли, наводя порядок на кухне, потому что, так же как и там, у большинства людей эта комната завалена горами бумаг. Наша цель — избавить ее от ненужной макулатуры, чтобы вы могли ясно мыслить и выполнять свою работу максимально эффективно. Вы не должны отказываться от использования этой комнаты в течение следующих шести месяцев, пока будете постепенно проводить ее преобразование. Потратив восемь минут на выполнение этого упражнения, вы расчистите себе пространство для работы.

Внимательно осмотрите комнату в поисках следующих вещей:

♦ рекламные брошюры и объявления с истекшим сроком действия;

♦ каталоги, хранящиеся больше одного месяца;

♦ газеты, хранящиеся больше одного дня;

♦ журналы, хранящиеся больше 1–2 месяцев;

♦ информационные письма, хранящиеся больше 1–2 месяцев;

♦ приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.

Поверьте мне, что в случае с большинством из этих пунктов вы так или иначе получите любую нужную вам информацию или сможете найти ее в Интернете.

Сделайте глубокий вдох и напомните себе, что путь к успеху предполагает совершение одного шага за один раз. Когда вы закончите выполнение этого упражнения, у вас будут файлы действий, чистое место для работы и, если это необходимо, план преобразования просто комнаты в функциональный офис. Однако ключ к достижению успеха — это файлы. Ничто не помешает вам выполнять колоссальную работу, даже если единственным местом, где вы сможете заняться своими бумагами, будет стол в гостиной, которым вы сможете пользоваться двадцать минут в день, или офисный уголок на кухне.

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Задания на скорую руку

Наведение порядка в бумагах пугает большинство из моих клиентов. Предлагаемые в этой главе задания на скорую руку помогут вам обрести контроль над вашим миром бумаг, в особенности теперь, когда вы уже расчистили часть завалов и критически оценили ситуацию.

Пользуйтесь прямым переводом средств на счет

Вы работаете на нескольких работодателей и получаете зарплату в виде гонораров? Избавьте себя от походов за ними, организовав прямой перевод денег на ваш личный счет. Для этого вам будет достаточно сделать один телефонный звонок работодателю и договориться о встрече для заполнения необходимых форм — не забудьте взять номер вашего счета и реквизиты банка. Если ваша компания и банк согласны отправлять вам уведомления о начислении заработной платы через Интернет, оформите подключение услуги; обязательно создайте онлайн-папку для хранения этих уведомлений.

Создайте папку «Незавершенные дела»

Я рекомендую своим клиентам проверять папку «Сделать» ежедневно. Но как быть, если вы что-то сделали, но результата ваших действий придется подождать, как в случае оплаты расходов на лечение? Вместо того чтобы смотреть на эти документы каждый день, положите его в файл «Незавершенные дела» и просматривайте его раз в неделю, чтобы понять, не нужно ли предпринять какие-либо дополнительные действия. Вы добавили файл «Незавершенные дела» к другим файлам действий? Сделайте это прямо сейчас.

Будьте здоровы!

Теперь самое время внести в ваш ежедневник напоминание о том, что вы должны записать себя и всех членов семьи на прием к разным врачам для прохождения ежегодного медицинского обследования и профилактических прививок для школы или путешествия, а также посещения стоматолога. Кстати, как давно вы водили своих домашних питомцев в ветеринарную клинику? Для того чтобы не звонить по телефону часами, делайте несколько звонков в день.

Не бойтесь резать бумагу

У многих моих клиентов есть измельчитель для бумаг, но помимо этого у них есть самые разные «заскоки», связанные с его использованием. Они или измельчают все что можно (что отнимает массу времени), или не измельчают почти ничего, накапливая бумаги до тех пор, пока они не образуют устрашающую груду. Почему бы не взять сегодняшнюю почту и не попрактиковаться несколько минут? Вы должны измельчать документы, на которых указано ваше имя, адрес и номер страхового свидетельства, номера банковских счетов или девичья фамилия вашей матери. Не нужно разрезать все страницы предложения банковской карты, достаточно измельчить форму заявления, на которой напечатано ваше имя и адрес. Разрезайте конверты, которые адресованы вам, но можете выбрасывать конверты, на которых указан только обратный адрес. Думаю, вы все поняли. Не забывайте о том, что некоторые измельчители не справляются с канцелярскими скрепками и скобками. (Выбирайте модели с поперечным резаком, потому что бумагу, разрезанную на полоски, можно восстановить. Хороший измельчитель бумаги — это ваша первая линия обороны в войне с хищением персональных данных.)