Объедините всю семью

Купите большой календарь и повесьте его за дверью в кухню или гостиную. Занесите в него условленные встречи, а также даты и время приема у врачей всех членов семьи, чтобы не дублировать записи. В экстренном случае вы также сможете узнать, где в данный момент находится каждый из ваших близких. Если у вас дети уже взрослые и пользуются смартфонами, используйте общий ежедневник, например, в Google. С его помощью вы даже можете держать в курсе ваших дел тетей, дядей, близких друзей семьи, а также бабушек и дедушек.

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Базовые задания

В любом доме можно найти множество источников возникновения хаоса, связанных с бумагами. Давайте продолжим их искоренение, включая эти отвратительные платежные квитанции и вездесущие справки об уплате налогов за прошедшие годы, которые заполняют каждый дом.

Упростите свои банковские операции

Если у вас есть компьютер, то вам следует научиться пользоваться своим текущим банковским счетом и счетами кредитных карт с помощью Интернета. После того как вы получите электронный доступ к этим счетам, вы сможете осуществлять платежи и проверять баланс мгновенно. Совершайте платежи с помощью интернет-банкинга, и вы спасете одно дерево — а также сократите число бумажных завалов в доме. Готова поспорить, что вы никогда не думали о том, сколько существует самых разных способов, которые помогут вам спасать деревья и избавляться от лишних бумаг.

Найдите новый дом для справок об уплате налогов

У вас есть секретер с четырьмя ящиками, но он забит копиями налоговых документов на тот случай, если они вдруг понадобятся? Определенные справки действительно нужно хранить в течение длительного периода времени, однако лучшее место для их хранения — это коробки, которые вы можете разместить в задней части шкафа, где лежат канцелярские принадлежности. Ваш секретер нужен, чтобы вы могли в любую минуту получить доступ к текущей информации.

Прежде всего отделите актуальные счета и налоговые декларации от копий, которые хранятся «на всякий случай». (С течением времени вы сможете измельчить эти копии и выбросить. Не нужно хранить их вечно.) Если у вас есть возможность, храните финансовые документы в огнеупорной металлической коробке. Сложите копии документов в картонную коробку, наклейте на нее соответствующую этикетку, а затем найдите место, которое подходит для ее длительного хранения. Если вы живете в собственном доме, то можете установить в гараже металлический шкаф с четырьмя ящиками, предназначенный только для счетов и всего остального, что вы захотите включить в свой архив (например, проекты реконструкции дома и рабочие проекты). Убедитесь, что шкаф закрывается на замок, и определите место, где будет лежать ключ.

Приведите в порядок свой портфель

Вам вовсе не нужно прекращать пользоваться портфелем, сумкой для ноутбука или сумкой-тоут[2]для работы, но я хочу, чтобы вы потратили восемь минут на то, чтобы навести в них порядок. Постарайтесь убедить себя, что портфель или сумка — это не контейнер для ланча, не мусорная корзина, не секретер и не магазин канцелярских товаров. Когда я навожу порядок в портфелях моих клиентов, то, как правило, все заканчивается тем, что на столе оказывается целая стопка вещей, которые должны лежать совсем в другом месте, например:

♦ жевательная резинка с давно истекшим сроком годности, шоколадные батончики, чайные пакетики и порционные упаковки из кафе с кетчупом или сахаром;

♦ бумаги, относящиеся к проектам, которые давно закончены или закрыты;

♦ канцелярские принадлежности, которых с избытком хватило бы для работы целой команды топ-менеджеров;

♦ рекламные сувениры, раздаваемые на конференциях, которыми никто и никогда не воспользуется.

Заведите привычку регулярно наводить порядок в своем портфеле. Никто не знает, когда один из этих пакетиков с кетчупом порвется и испортит один из важных документов! Не стоит рисковать.

Проверьте свои канцелярские принадлежности

Вряд ли вы хотите, чтобы в разгар какого-либо дела обнаружилось, что вам нужна скрепка или маркер. Хранятся ли ваши запасы канцелярских товаров под рукой? Потратьте минуту времени на то, чтобы посмотреть, не нужно ли добавить в список покупок такие важные вещи, как офисная бумага, бумага для факса и картриджи для принтера.

Однако не стоит увлекаться. Когда вы покупаете избыточное количество канцелярских товаров, то тратите деньги впустую. Соберите все то, что вы явно никогда не будете использовать, и найдите друга, коллегу или члена семьи, которому это может пригодиться — все, что останется, выбросите. Помните о том, что маркеры, текстовые выделители и шариковые ручки со временем высыхают, поэтому, когда вы, наконец, будете готовы воспользоваться вашими запасами, они могут оказаться никуда не годными. В следующий раз, когда вы отправитесь на распродажу, напомните себе, что копейка далеко не всегда бережет рубль.

Сбросьте оковы, отказавшись от подписки

Почему бы не подумать еще раз о том, действительно ли вам необходимо получать то несметное количество информационных писем, каталогов и сообщений о распродажах, на которые вы подписаны? Тот факт, что вы однажды проявили интерес к одежде из какого-то магазина, вовсе не означает, что вы должны оставаться с ним на связи вечно. Тратьте по восемь минут в день на то, чтобы отказаться от подписки на сайтах, которые вам больше не интересны, пока не избавитесь от них всех. Вы удивитесь, насколько уменьшится нагрузка на папку «Входящие».

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Масштабные задания

Пришло время нам заняться сложными, но жизненно необходимыми проектами, связанными с домашним офисом. Но не стоит бояться: я разделила даже самые большие задания на небольшие порции, с которыми вы легко справитесь. Выпейте стакан воды и наберитесь решимости, потому что вам предстоит глубокое погружение.

Контролируйте журнальное безумие

Попробуйте наслаждаться чтением журналов в тот же самый день, когда их доставляют, или вскоре после этого. Помните о том, что самую свежую информацию практически на любую тему можно найти в Интернете. Вам не нужно сохранять статью из журнала, чтобы быть уверенным в том, что вы располагаете наиболее полными и точными сведениями по интересующему вас предмету.

Установите для себя предельный срок хранения журнальных номеров. Я считаю, что он не должен превышать двух месяцев, если, конечно, у вас нет серьезных оснований его продлить. Например, если вы планируете переделать кухню, то, занимаясь изучением этого вопроса, вы можете хранить определенные журналы. Однако не забудьте избавиться от ваших исследовательских материалов после того, как осуществите задуманный проект.