Итак, мы составляем отчёт. Там указано, что на основании приказа руководителя компании (дата, номер), проведён официальный приём. Сторонами приёма являются представители нашей компании и компании-контрагента. Указана цель проведения приёма: для проработки условий договора (наименование договора, сроки действия договора). Дата, место, состав участников, перечень мероприятий (например, ознакомление с ассортиментом товаров). Далее указано, что во время проведения официальных мероприятий проводилось буфетное обслуживание его участников. Затем – вручение сувенирной продукции. Обозначим результат: после проведения указанных мероприятий заключён договор (наименование, номер, сроки). В заключение отчёта – перечень и размеры представительских расходов. В приложении к отчёту – соответствующая первичка. Дата, подпись, печать. Пожалуйста, уважаемые сотрудники налогового ведомства, можете ознакомиться!

Ещё раз, подробно и внимательно: что должно быть в обязательном порядке отражено в отчёте.

Конечно, это цель проведения мероприятия. У налоговиков не должно быть и тени сомнений по её поводу. Не просто погуляли на корпоративном застолье, а обсуждали детали важнейшего соглашения. Цель должна быть не просто указана, а максимально подробно конкретизирована: какой договор предполагается заключить, его предмет, сроки, ответственность сторон, периодичность поставок, специфика предлагаемой продукции (выполняемых услуг), апробирование тестовых партий товара, личное знакомство с непосредственными исполнителями, презентация проекта с организацией соответствующего слайд-шоу. В общем, цели проведения мероприятий могут быть самыми разными – но все они непременно должны отражать специфику бизнеса, носить деловой характер. Но кристальную честность необходимо проявлять в нужное время и в нужном месте. Налоговым органам вовсе не обязательно знать о том, что заключительная часть переговоров проходила в сауне (это прямо запрещено Налоговым кодексом РФ в п. 2 ст. 264), а сам договор был подписан высокими договаривающимися сторонами на зелёном сукне бильярдного стола. Фискальные органы в этом случае отнесут ваши расходы к числу необоснованных.

Но в целом, конечно, проведение официального мероприятия может состояться и в ресторане, и на базе отдыха. Это законом прямо не запрещается. Важно соответствие дат, указанных в первичных документах и сроков, отражённых в отчёте. Обратите внимание на дату, которая пробита в ресторанном чеке. Она должна соответствовать той, что содержится в отчёте. Иначе у налоговиков могут возникнуть кое-какие сомнения. Если оплата проводилась с использованием безналичных инструментов – необходимо специально указать в первичных документах, что таким образом оплачены мероприятия, проведённые такого-то числа. Если мероприятие затянулось на несколько дней – это также следует отразить в отчёте. В противном случае проверяющие могут предположить, что речь идёт о нескольких встречах.

С одной стороны, закон не требует от налогоплательщика детально отражать в отчёте все элементы представительской программы. Но практика показывает, что фискальные органы могут предъявить проверяемой организации претензии по поводу обоснованности тех или иных расходов. Конечно, такие придирки можно оспорить в суде и судебная практика показывает, что российская Фемида, как правило, в таких ситуациях становится на сторону налогоплательщика. Если вам не нужны лишние хлопоты – перестрахуйтесь на всякий случай. И не скупитесь на важные детали.

Вы, разумеется, обозначили в отчёте состав участников мероприятия. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы это количество было пропорционально размеру затрат на проведение встречи. Согласитесь: если четыре человека тратят в не самом роскошном ресторане сумму, которой должно хватить на десятерых – это может вызвать обоснованные сомнения налоговиков в разумности подобных трат.

Результатом мероприятий, которые влекут за собой представительские расходы, в идеале должна быть какая-то договорённость. А если она не достигнута? Сочтут ли фискальные органы в этом случае затраты на представительство обоснованными? Кончено, проверяющие могут задать вам не самые удобные вопросы, но на вашей стороне – Минфин России (см. письмо от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897).

Однако для того, чтобы споры с налоговой инспекцией не зашли слишком далеко, можно в отчёте сослаться не на итоговый договор (тем более, когда он не заключён), а на какой-то другой документ. Это может быть совместное коммюнике участников, в котором обозначены промежуточные итоги встречи, выявлены намерения сторон, представлены перспективы дальнейших отношений. Главное, чтобы подобный документ нельзя было счесть офертой в гражданско-правовом смысле. Тогда он не будет ни к чему обязывать подписавшие его стороны, зато послужит важным доказательством для налоговиков. Можно предложить вниманию проверяющих и протокол разногласий, который покажет им, в силу каких причин договор по итогам встречи всё-таки заключён не был. Ну не устроила, к примеру, контрагента наша цена, что тут поделаешь!

Ещё одна важная «мелочь»: не ленитесь проводить детализацию расходов – что и на какие цели. Цветы, транспорт, сувенирка – всё должно быть отражено в первичных документах.

Даже если правила учёта не требуют предоставления тех или иных первичных документов (кассовых либо товарных чеков, актов выполнения работ и оказанных услуг, накладных и т. д.) – сохранить копии подобных документов в ваших интересах. Вы же не представляете себе, какие дополнительные сведения от вас могут потребовать проверяющие, а потому нужно быть готовым ко всему. Именно детали зачастую избавляют нас от лишних хлопот.

Власти сделали шаг, направленный на нивелирование таких последствий. С этого года вступает в силу Федеральный закон от 29.11.14 № 377-ФЗ «О развитии Крымского федерального округа и свободной экономической зоны», в соответствии с которым Севастополь и Крым приобретают статус Свободных экономических зон (СЭЗ).

Что это такое? Какие преференции могут получить российские компании с континента, становясь участниками полуостровных СЭЗ? Давайте разберёмся.

Самое главное: компании участники СЭЗ получают серьёзные налоговые преференции, которые дают возможность платить налоги в разы меньше, чем это сегодня позволено обычным участникам хозяйственных отношений (см. ст. 2 Федерального закона от 29.11.14 № 379-Φ3). Однако для получения подобных льгот претенденты должны выполнить ряд жёстких условий. Преференции применяются только в отношении деятельности, осуществляемой непосредственно в рамках соответствующего договора, который регламентирует операции компании по СЭЗ. Все прочие операции компании подпадают под общие положения Налогового кодекса РФ. Об этом прямо говорится в п. 22 ст. 13 закона № 377-Φ3.