Второй шаг – обзавестись оборудованием для проведения видеоконференций. Простейший и в 90 % случаев достаточный вариант – это гарнитура, то есть наушники с прикрепленным к ним микрофоном. Продается в любом компьютерном магазине, стоит несколько сотен рублей. Если вам нужно провести онлайн-встречу, а гарнитуры под рукой нет, то в качестве микрофона можно использовать обычные наушники, включив их в гнездо микрофона.

При трансляции онлайн больших мероприятий потребуются более профессиональные микрофоны и видеокамеры. В задачи нашей книги их подробный обзор не входит.

Третий шаг – обеспечить себя мобильным интернетом. Не везде еще есть интернет wi-fi, поэтому полезно купить GPRS-модуль у любого из трех наших основных операторов мобильной связи (т. е. воспользоваться стандартом 2G) и/или модем Скайлинк (стандарт 3G, интернет более быстрый, но покрытие у Скайлинка в России пока хуже, чем у основных мобильных операторов). Видеоконференцию вы с их помощью не проведете, но электронную почту проверить сможете. Подключиться к корпоративному Outlook и посмотреть календари коллег или скачать не очень большой документ с корпоративного портала тоже будет возможно.

Большие надежды подает компания Yota (yota.ru, стандарт связи 4G). При сравнимой с GPRS-модулем и модемом Скайлинк стоимости скорость существенно выше и уже позволяет проводить видеоконференции. К сожалению, на момент написания книги в зоне покрытия находились только Москва, Петербург и Уфа, но хочется надеяться, что в ближайшие год-два она распространится на всю страну.

В целом, если говорить об интернет-каналах, необходимых для плодотворной онлайн-деятельности, 128–254 килобит в секунду хватает для нормальной работы со звуком, то есть при такой пропускной способности канала уже можно проводить веб-конференции со слайдами и обсуждением, но без видеоизображений. 512 килобит – 1 мегабит обеспечивает приемлемое качество видеоконференции, в которой один-два человека выступают в видеоформате (то есть канал поддерживает одно-два видеоизображения одновременно плюс звук). Более высокая пропускная способность каналов связи дает возможность большему числу участников «присутствовать» на уровне полноценного видеоизображения и звука.

Удаленное управление деньгами и записями в ежедневнике

Если ваша деятельность связана с большим количеством различных платежей, полезно организовать возможность оперативного удаленного управления деньгами. Автор на практике пользовался интернет-сервисами ВТБ24, Альфа-банка и Банка Москвы[21]. Наиболее удобен интернет-сервис ВТБ24 (система «Телебанк») – в частности, в нем самые большие лимиты на суммы переводов, а также есть возможность открывать и закрывать депозиты через интернет, без личной явки в банк. У Альфа-банка подкупает отсутствие необходимости устанавливать программу, обеспечивающую электронное подписание платежных поручений, – платежи подтверждаются паролями, которые приходят SMS-ками на ваш мобильный, что, естественно, крайне небезопасно в случае потери или кражи мобильного телефона. Если вы руководите небольшим бизнесом и сами ведете работу с банковским счетом, удобство программы «банк – клиент» (или соответствующего интернет-сервиса) должно быть для вас одним из значимых вопросов при выборе банка для вашей компании.

Удаленно можно управлять и записью дел в Outlook. Для этого существует полезный инструмент – сервис vselisdelal.ru. Суть в следующем: вы звоните на бесплатный телефон 8-800-… и надиктовываете какую-либо задачу, мысль. Текст расшифровывается и приходит вам по электронной почте, либо вносится к вам в Google Calendar, либо напоминает о себе с помощью SMS в заданное время и т. п. [22] Есть специальные метки, которые позволяют к мысли или задаче добавить дату, контекст («места», «люди») и другую подобную информацию. Этим сервисом очень удобно пользоваться в автомобиле, во время прогулки, на отдыхе, а потом, в ходе работы с электронной почтой, внести пришедшую задачу в Outlook для дальнейшей отработки.

Коллективная работа: Exchange-сервер и Exchange-хостинг

Очень важная для онлайн-эффективности техническая платформа – Microsoft Exchange Server. Это серверный программный продукт, для которого всем известная программа Outlook является клиентом. Основное назначение сервера – принимать, отправлять и хранить корпоративную электронную почту. Но кроме того, именно на Exchange хранятся календари, задачи и контакты сотрудников, что открывает огромные возможности для коллективной, в том числе удаленной, работы.

Удобство и пользу Exchange для коллективной работы можно описать так. Если у вас и ваших коллег на рабочих местах стоит программа Outlook, но нет сервера, то Outlook хранит всю информацию в файле данных, лежащем на вашем компьютере. Эта информация с точки зрения компании никак не централизована, не защищена от неправедных действий сотрудника при увольнении, физической потери компьютера и т. п. При этом вы можете пересылать друг другу письма, приглашать друг друга на встречи в календаре, назначать друг другу задачи. Но вы не можете видеть календарь или папку задач вашего коллеги.

Рис. 9. Выбор оптимального времени для встречи нескольких человек в календарях Outlook.

Если же все данные (почта, календари, задачи, контакты) хранятся на Exchange-сервере, то информация централизована, защищена, создаются резервные копии. Вы можете настроить доступ сотрудников к информации друг друга, причем права доступа регулируются довольно тонко. Например, ваш календарь, кроме встреч с пометкой «частная», могут видеть все сотрудники, вносить встречи могут менеджеры по работе с клиентами, а права полноценного редактирования есть только у вас и ваших секретарей. И естественно, говоря «доступ», мы подразумеваем доступ из любой точки планеты – как с вашего рабочего ноутбука, так и из любого интернет-кафе через имеющийся у Exchange веб-интерфейс (так называемый Outlook Web Access).

У большинства корпораций и примерно у 30–40 % компаний среднего бизнеса Exchange уже есть. Если в вашей компании его еще нет или его стоимость для вашего бизнеса велика, имейте в виду такую услугу, как Exchange-хостинг.

Суть ее проста: вместо того чтобы держать в офисе «железный» сервер, разворачивать на нем Exchange, заботиться о техподдержке, вы «арендуете» уже настроенный Exchange у хостинг-провайдера. Это полностью аналогично тому, как вы арендуете хостинг, то есть место на серверах провайдера, под ваш корпоративный сайт. Только здесь вы за ежемесячную плату получаете не просто место на диске, а уже настроенный под вас сервер с возможностью создать для сотрудников учетные записи с почтой, календарями, задачами и контактами. Управлять всем этим богатством не сложнее, чем почтовым ящиком на mail.ru или аккаунтом на Одноклассниках, и вы можете делать это сами без ИТ-специалистов[23].