Корпоративный портал и документооборот

Многие компании среднего бизнеса выбирают систему документооборота, не представляя, что она у них давно уже есть. Для владельцев и топ-менеджеров таких компаний становится настоящим откровением, когда на вводной презентации за 15 минут мы экономим им довольно существенную сумму денег. Мы просто сообщаем, что не нужно покупать и долго, мучительно внедрять отдельную систему: у них уже есть ИТ-система, которая позволяет организовать процесс документооборота и вообще создать единое информационное пространство работы компании.

Рис. 10. Главная страница портала SharePoint компании «Организация Времени».

Речь идет о корпоративном портале SharePoint (буквальный перевод – «точка обмена», место обмена данными). Как правило, даже в компаниях, у которых нет Exchange Server, уже есть Windows Server (на нем обычно находятся различные сетевые папки с файлами). В комплект поставки Windows Server входит такой продукт Microsoft, как Share-Point Services – несколько усеченная, но вполне функциональная версия SharePoint-портала.

Этот продукт, который ваша компания, скорее всего, когда-то уже купила (но, возможно, еще не знает об этом), умеет многое. Чисто технически он выглядит как «внутрикорпоративный сайт», который открывается в обычном браузере. Из полезного в практике работы 2.0 отмечу следующее:

– единое для всей компании хранилище документов, позволяющее точно понимать, кто, что и куда добавил; организовать цепочку согласований/визирований документов; уведомлять заинтересованных сотрудников об изменении документов;

– основное место общения, особенно по проектам, когда рядом находится и формально-бюрократическая, и неформальная информация: дискуссии, доски объявлений;

– единое информационное пространство компании, заходя в которое для работы с текущими документами сотрудник видит информацию о ближайших днях рождения, цели компании на год, видеообращение руководства по итогам месяца и т. д.

Излишне даже говорить, что к SharePoint-порталу, как и к Exchange-серверу, достаточно легко настраивается удаленный доступ, позволяющий работать с документами из любой точки пространства. Кроме того, поставщики услуги Exchange-хостинга, о котором говорилось выше, как правило, одновременно предлагают и услугу SharePoint-хостинга с теми же выгодами: абонентской платой вместо существенных разовых вложений, более высокой защищенностью информации, более качественной технической поддержкой.

Интегрированные коммуникации – Communication Server

В большинстве компаний разные виды коммуникаций пока, как правило, не объединены. Переписка существует сама по себе, корпоративный портал – сам по себе, телефон, Скайп, ICQ – сами по себе. В какой-то момент это становится препятствием к повышению эффективности.

Одно из наиболее распространенных в мире решений, преодолевающих эту проблему, – Microsoft Communication Server, который сейчас все активнее внедряют российские корпорации и средний бизнес. Суть этой технологии проста – интегрировать все потоки информации, как то: телефонию, почту, обмен мгновенными сообщениями и файлами, видеоконференции, информацию о доступности человека – в привычном офисном интерфейсе.

Например, вам нужно связаться с человеком. Кликнув мышкой на его контакте Outlook или письме от него, вы видите, занят ли сейчас этот человек и как с ним удобнее пообщаться.

Возможно, человек занят, на встрече: статус показывает, что лучше его сейчас не беспокоить, – и тогда вы надиктовываете ему сообщение, которое придет в его входящую почту Outlook. Поскольку в соответствии с корпоративным стандартом (см. предыдущий раздел) почту нужно проверять, например, раз в два часа, вы точно знаете, когда именно человек услышит ваше сообщение и сможет отреагировать.

Или статус показывает, что человек ненадолго отошел от рабочего компьютера. Тогда удобнее всего позвонить ему на мобильный, причем сделать это можно прямо отсюда же, из меню, не доставая телефон и не отыскивая в нем нужный контакт.

Наконец, вы можете выяснить, что человек на рабочем месте: его статус говорит, что он готов к общению, – тогда можно сделать видеозвонок и полноценно пообщаться.

Это лишь немногие возможности Communication Server. Общая идеология «связать все каналы общения: видео, голосовые, текстовые – воедино» реализуется во множестве различных удобств. Как и Exchange Server, как и SharePoint Server, сервер коммуникаций можно не покупать, а арендовать в форме хостинга. Естественно, все три сервера при этом тесно связаны между собой, используют единый список сотрудников компании и т. д.

Рис. 11. Общение с помощью Communication Server.