После того как вы записали все необходимые детали, важно систематизировать эту информацию, чтобы вы могли воспользоваться понадобившимися вам данными в любой момент. Действительно стоит завести привычку делать все это в тот же день, когда карточка попадает к вам, в идеале в течение 24 часов с этого момента. Один день с легкостью превращается в два, и прежде чем вы успеете это осознать, проходит много времени. Существуют различные вариации баз данных, но обратите внимание на следующее.

Outlook или его аналоги

Использование электронных программ для хранения информации практично, поскольку большинство систем можно интегрировать в ту, которую вы применяете для работы, что избавляет от необходимости просматривать несколько баз данных, когда вам нужно найти какой-то контакт. Преимущество Outlook в том, что вы можете легко обмениваться и делиться информацией, отправляя карточки с контактными данными – но нужно быть уверенным, что другим участникам вашей сети известно, как пользоваться данной системой, и что она совместима с их программным обеспечением. Однако существует и опасность того, что в случае какой-то аварии с вашим компьютером вы потеряете все свои контакты, если только предусмотрительно не запасетесь резервными копиями. Кроме того, если вы не располагаете удаленным доступом к своей базе данных или не имеете при себе портативного компьютера, то ваша база ограничена стационарным компьютером, и вы можете оказаться отрезанным от своих контактов, когда будете более всего нуждаться в них.

Rolodex

Преимущество использования Rolodex в том, что вы не рискуете потерять все контакты в результате программного сбоя. Еще один плюс в легкости поиска необходимой информации – вы можете структурировать ее в алфавитном порядке, по сферам бизнеса или по календарным месяцам, когда вы познакомились с этими людьми. Недостаток же состоит в том, что по мере роста круга общения – а я знаю людей, чье количество контактов переваливает за 30 000 – Rolodex утрачивает свою целесообразность. Когда цифры становятся слишком большими, замедляется и осложняется поиск информации. В целом же, для небольших сетей при ограниченном доступе к новейшим технологиям Rolodex быстр и эффективен.

Создание собственной базы данных

Одно из лучших решений – создание собственной базы данных в Excel, Access или на основе другого программного обеспечения. Это может быть простая таблица, содержащая всю необходимую информацию. Она может включать в себя следующие категории:

• имя;

• дата знакомства;

• мероприятие;

• тема разговора;

• обещанные последующие действия;

• последний разговор;

• связан с… (здесь вы можете отметить, есть ли среди знакомых этого человека люди, с которыми вы хотели бы встретиться, какие-то определенные группы или люди, уже занесенные в вашу базу контактов);

• прочее.

Структурируя эту информацию, вы ведете запись своих отношений с этим человеком. Если он когда-нибудь вам позвонит и у вас под рукой будет база данных, вы с легкостью вспомните все подробности знакомства, а если необходимость связаться с этим человеком возникнет у вас, в течение нескольких секунд перед вами окажется вся нужная вам информация.

Как уже говорилось в главе 12, существует множество виртуальных систем нетворкинга. Преимущество хранения контактов в данных системах заключается в том, что они находятся во всемирной паутине и, следовательно, вы можете зайти в них через любой компьютер мира, имеющий выход в Интернет. Недостаток же в том, что, не имея доступа к Интернету, вы отрезаны от своих контактов! Кроме того, вы используете популярные социальные сети, дабы не терять связи со знакомыми. Учитывая темп развития технологии подобных сетей, имеет смысл участвовать в них, создав отдельную базу данных и минимизируя, таким образом, риск потерять свои контакты в результате изменений, внесенных провайдером.

Нишма Госрани из «PricewaterhouseCoopers»[8] описала свой способ действий таким образом.

По электронной почте

Отправляя новому знакомому электронное письмо, напомните ему, где и при каких обстоятельствах произошло ваше знакомство, и обозначьте некий контекст для последующих действий. Можно просто написать, что вам было очень приятно пообщаться с этим человеком, и поблагодарить его за уделенное вам внимание.

Отправляя электронные письма нескольким людям, с которыми вы познакомились на одном и том же мероприятии, никогда не пользуйтесь функцией «Поставить в копию». Во-первых, им может не понравиться, что их данные стали известны другим людям, а во-вторых, это невежливо и говорит о невнимательности по отношению к ним. Намного лучше составить общее электронное письмо, которое выглядело бы персонализированным, и поставить остальных получателей в «Скрытую копию».