Электронные информационные бюллетени (или новостная рассылка), рассылаемые ежемесячно или ежеквартально, также являются низкозатратным способом обмена информацией с участниками вашей сети контактов. Хитрость в том, чтобы сделать этот способ эффективным и управляемым, иначе на создание бюллетеней у вас будет уходить больше времени, чем на ведение самого бизнеса.

• Излагайте информацию кратко и не отвлекайтесь от темы. Как правило, люди не читают информацию на экране так, как читали бы ее в печатном виде, поэтому важно излагать ее «по кусочкам». Вы можете сделать это при помощи многочисленных заголовков, выделений, кратких параграфов, предложений и ссылок на подробную информацию. Если вы желаете привлечь внимание к более длинным документам, предоставьте сжатое содержание каждого из них или несколько первых строк со ссылкой на полную версию, выложенную на вашем сайте.

• Не захламляйте почтовые ящики адресатов слишком объемными бюллетенями, иначе они вызовут системные сбои! Пусть ваши сообщения не превышают по объему 100 килобайт, и не прикрепляйте тяжелые файлы, такие как видео или аудио. Получатель лишь удалит их в приступе раздражения. Вместо этого разместите данный материал на своем сайте, а в письме отправьте ссылку на него.

• Ориентируйтесь на адресата, отправляя лишь ту информацию, которая, по вашему мнению, может быть ему полезной и интересной. Адресату нужно содержание, а не пресс-релизы или рекламные материалы, если только он специально не подписался на такие рассылки. Если же полученный материал выглядит как обычная реклама, он будет удален без прочтения, как, возможно, и все ваши последующие письма этому человеку, даже если в них уже не будет и намека на рекламу. Сконцентрируйтесь на проблемах, волнующих вашего адресата. Какая прошлая или будущая ваша деятельность способна вызвать его интерес? О каких оказываемых вами услугах следует его проинформировать? Вы можете сфокусировать внимание на различных темах относительно каждой из проблем, в зависимости от масштаба вашего бизнеса и нетворкинговых интересов.

• Размещайте ссылки на ваш блог и сайт. Новостная рассылка может стать прекрасным инструментом привлечения посетителей на ваш сайт или блог при помощи гиперссылок. На сайте вы сможете разместить более подробную информацию о своей деятельности, описанной в присланном бюллетене лишь в общих чертах, а также привлечь внимание к другим интересным вопросам. Содержимое вашего сайта может включать в себя ссылки на связанную с ним информацию, такую как пресс-релизы, другие продукты, статьи и т. д. Обеспечивая посетителей более полными сведениями о том, что представляет для них интерес, вы развиваете ваши отношения, информируя их, в свою очередь, о том, что интересно для вас.

• Завоевывайте внимание читателей с первых строк. Многие люди перегружены электронной корреспонденцией – спамом и прочими подобными рассылками. Если сама тема вашего письма не вызывает у адресата желания ознакомиться с содержанием – велика вероятность того, что оно не будет прочитано никогда.

• Представьте свой информационный бюллетень в формате HTML, который, как и веб-страница, может сочетать цвет и графику, привлекая дополнительное внимание. Если у вас есть кто-то, кто занимается дизайном вашего сайта, стоит попросить этого человека спроектировать для вас образец бюллетеня в формате HTML, что придаст вашему сайту целостность. Не забывайте о том, что даже если вы используете различные средства, следует поддерживать единообразие бренда.

• Не сообщайте устаревшую информацию. Ваш материал современен и значим? Для того чтобы информация представляла интерес, она должна быть свежей, должна касаться злободневных тем. Обновлять информацию можно при помощи проведения анализа производственных мероприятий или новостей за последний месяц, мнений людей о различных вопросах, а также ссылок на важные интернет-ресурсы. Следите за актуальностью и свежестью материала.

• Взаимодействуйте с адресатами. Дайте читателям возможность тоже что-то сделать. Люди, изъявившие желание получать бюллетень, вероятно, интересуются сферой вашей деятельности и, наверное, не откажутся от возможности обменяться своими взглядами на нее. Просите их оставлять отзывы, рассказывать собственные истории и пользуйтесь любой возможностью вступить во взаимодействие со своими читателями. Размещение обратной связи или писем читателей в каждом номере информационного бюллетеня – хороший способ показать, что это форум, где приветствуется мнение каждого. Это служит свидетельством того, что ваша рассылка – это диалог с читателем, а не обличительная речь.

• «Пленных не брать». Позаботьтесь о легкости процедуры как подписки на ваш бюллетень, так и отказа от нее. Все электронные информационные послания должны снабжаться простой ссылкой или кнопкой, позволяющей добавить себя к списку получателей или удалиться из него. Осложнение процедуры отказа от рассылок вредит вашей репутации и может быть расценено как нарушение конфиденциальности или рассылка спама, если пользователь отказался от получения данной информации.

• Дайте им все. Поместите на своем сайте архив информационных бюллетеней. Это даст вашим читателям возможность вернуться к прошлым материалам и послужит свидетельством вашего опыта в предоставлении качественной и полезной информации. Это также позволит вам скопить некоторый объем данных, на основании которых вы сможете судить о своем прогрессе или следить за развитием различных тем.

• Уважайте конфиденциальность. Объявите четкую, ощутимую политику конфиденциальности и строго придерживайтесь ее. Вы должны иметь ясное представление о том, что не будете использовать предоставленную вам личную информацию в каких-либо иных целях, кроме информационных рассылок, и доверенные вам данные не будут переданы или проданы третьим лицам. Если вы намереваетесь осуществлять информационные рассылки от лица своих партнеров, необходимо прояснить данный вопрос с самого начала и дать вашему адресату возможность выбора. В этом залог доверия, необходимого для формирования продолжительных отношений.

Все вышеозначенные правила равно применимы и к электронным брошюрам. Есть также и дополнительные пункты.