Повесь в кофейне список экстренных телефонов. Телефон технической службы – точно должен быть в этом списке.

Если вопрос с кофемашиной и кофемолкой – самый главный в кофейне, то на втором месте по важности – выбор системы учета продаж и контроля расходования ингредиентов.

Просто купить хорошее оборудование – это полдела, а правильно рассчитать себестоимость, вести учет стоимости и расходования всех ингредиентов, ежедневно анализировать продажи и исключить воровство – вот тут начинается самое интересное.

Когда говорят об автоматизации продаж в кофейне, в первую очередь имеют в виду контроль учета ежедневных остатков, удобство составления меню, быстрое определение себестоимости любого напитка до копейки.

Учитывая, что в последний год количество безналичных операций стремится к 100%, то контролировать сотрудников дополнительной системой автоматизации не особенно актуально, когда открываешь первую точку.

Если ты с первого дня себе берешь в штат бариста, то при первой же инвентаризации вдруг начинаешь ощущать, что без системы автоматического списания удовольствия от собственного бизнеса немного. Особенно когда ты задаешь своему сотруднику вопросы: почему молока на 25 литров меньше, чем должно быть; почему не хватает 100 шт. стаканов; как так получилось, что кофе кончился, хотя по всем расчетом должно быть еще 2 кг? Порой зарплата сотрудника не может покрыть потери, даже если вычесть по себестоимости, а если представить, что он оказался недобросовестным и продал обходным путем все, что ты недосчитал, то ужас охватывает, сколько денег недополучено.

Именно для того, чтобы столкнуться с этой ситуацией не больше одного раза, как можно быстрее внедри систему учета продаж.

Выделю те программы, которые максимально просты и доступны по стоимости для старта. В них можно постепенно наращивать функционал и не превратить свою деятельность в тотальный контроль всего, а делать все ради пользы для всей команды.

Облачные системы автоматизации продаж

Рынок облачных систем автоматизации для кофеен и ресторанов сейчас находится на подъеме, и ежегодно на выставках PIR Expo, METRO EXPO, «Ресторанная автоматизация» можно встретить все больше новых игроков.

Перечисленные выше системы протестированы в моих кофейнях, и две из них мы постоянно используем – это Poster и CloudShop. Они полностью закрывают вопросы учета продаж:

• сети кофеен из 6 точек;

• нового направления, которое развивается отдельно от работы кофеен – оптовая торговля товарами для кафе, ресторанов и сторонних кофеен города.

В самой первой кофейне работали постоянно два бариста, одним их них была я. Вести учет продаж планировалось с помощью встроенного счетчика в кофемашине. Но когда спустя неделю я впервые решила провести инвентаризацию всех ингредиентов, обнаружила недостачи по всем позициям. Стало ясно, что надо срочно менять способ контроля. Общий минус инвентаризации за неделю был около 2 000 рублей. Это было только начало, что тогда ждать, когда 5 дней в неделю будут работать разные бариста. Как понять, кто из сотрудников все делает по техкартам, а кто нет? Еще неделя мне понадобилась, чтобы протестировать около 6 приложений, прежде чем я остановилась на Poster.

Понятно было, что причины недостач могли быть и из-за того, что неправильно были рассчитаны техкарты, либо сотрудник не знал, как продать добавки ингредиентов, и отдавал их бесплатно. Не всегда возможно предусмотреть все запросы гостей и быстро найти решение, которое не навредит кофейне. В потоке гостей вспомнить все подобные мелочи просто невозможно, а значит, и непонятно, какую проблему решать: менять бариста или пересматривать состав каждого напитка. Видеть реальную картину дел ежеминутно – вот чего мне хотелось больше всего, когда я тестировала одну за другой программы.

Почему из всех облачных систем на рынке ПО для первой кофейни спустя 2 недели работы мы выбрали Poster?

Полезные функции облачной программы учета

продаж Poster, которые помогают экономить

Ты хочешь, чтобы в кофейне росли продажи и прибыль из месяца в месяц? А что тебе важно – один раз настроить повторяющиеся действия и делегировать их или всем ежедневно заниматься самому?

Автоматизация продаж, поставок, списаний – только на словах кажется чем-то сложным. На самом же деле эти программы упрощают рабочие будни и управляющего, и бариста, и логиста, и бухгалтера.

Она может предоставлять тебе самую честную и объективную информацию о количестве денег в кассе, сумме всех закупленных ингредиентов, опозданиях и переработках бариста, популярности напитков. Словом, о реальном состоянии бизнеса, что в любое время суток поможет тебе принимать самые сложные решения.

Экономия на таких программах – неуместна. Важнее стабильность компании-разработчика, его оперативность реагирования на твои сложности, его планы по развитию продукта и его понимание потребностей гостей кофейни.

Продукт Poster стал моим финансовым консультантом и второй кожей для всех сотрудников компании. Такая зависимость не пугает, потому что Poster доказал свою надежность и профессионализм.

Несмотря на множество удобств, ПО – это робот, и у него бывают сбои. Но бояться сбоев не стоит, важнее не их отсутствие, а скорость их устранения разработчиком. Ломается любая техника, но как быстро она чинится – вот что главное. К этому надо быть готовым.

Программное обеспечение – это робот, и у него бывают сбои.

Важнее не их отсутствие, а скорость их устранения разработчиком.

Некоторые недостатки и сбои в работе программ учета продаж на примере Poster

Планшет как управляющий центр кофейни

Качественный планшет с быстро работающей системой учета продаж решает еще и вопросы коммуникации сотрудников внутри компании. В большинстве кофеен нашей сети и в других подобных работает один человек в смену. Работать в одиночестве по 8 часов 4—5 дней в неделю – не так легко психологически, как может показаться со стороны. Мы решили этот вопрос установкой приложений для коммуникации сотрудников между собой и создали закрытые группы для обсуждения рабочих ситуаций, обмена новостями. Все iPad в кофейнях связаны между собой, чтобы можно было использовать встроенные приложения для создания единого рабочего пространства, в котором каждый сотрудник может видеть планы и результаты работы коллег.