В Coffee Molly iPad и его скорость работы сильно влияет на многие ежедневные дела:

• Poster – наша облачная касса и помощник в ежедневных инвентаризациях;

• приложения для доступа в социальные сети – для ежеминутной коммуникации команды по любым необычным вопросам;

• Google Диск – облачное хранилище отчетов по выполнению планов продаж;

• Trello – облачная программа для планирования закупок, задач и контроля текущих проектов по реконструкциям, маркетинговым активностям, строительству новых кофеен, дегустациям и мн. др.;

• календарь – для контроля работы поставщиков. Каждая кофейня ежедневно принимает доставки от поставщиков товаров.

Таким образом, эффективность работы сотрудника в кофейне сильно связана с эргономикой его рабочего места. Выбирая оборудование для кофейни, я стараюсь, чтобы каждый элемент удовлетворял максимальному числу этих критериев:

• упрощать работу сотруднику (встроенные таймеры, весы, электронный помощник);

• ускорять работу (например, таймер может быть встроенным, но включить его быстро невозможно);

• иметь практичный, но пересекающийся со стилем кофейни дизайн (тостер можно купить в стиле старого радиоприемника или нержавеющий, на котором не видны потертости и царапины);

• совмещать в себе несколько функций, пусть даже в перспективе (мультипекарь для бельгийских вафель при желании можно использовать как сковороду для омлета. Если выбрать блендер с функцией колки льда, то кроме молочных коктейлей на нем можно готовить смузи);

• не создавать проблем с ремонтом (сервисные центры обязательно должны быть в твоем городе);

• занимать минимальную площадь на баре (льдогенератор бывает напольный или настольный. Настольный можно встроить в барную стойку, чтобы он вообще не занимал ценную площадь бара).

Чтобы открыть первую кофейню, на постоянную работу я пригласила двух сотрудников: бариста и бухгалтера.

Сейчас в команде 20 человек, которые заняты в сети из 6 заведений. 14 человек из них – бариста.

Число сотрудников в заведении зависит от нескольких факторов: формат заведения, цели бизнеса (одна кофейня или создать сеть), количество кофеен в сети, квалификация наемных работников, твои договоренности с поставщиками кофе или оборудования, помнишь, в главе 5 «Как найти и выбрать самых важных поставщиков» мы говорили о том, что они помимо соблюдения ключевых договоренностей могут брать на себя некоторые «внутренние» функции в твоей компании.

Формат кофейни

Минимальное количество сотрудников, необходимое для начала, зависит от формата заведения.

1. барная стойка без посадочных мест, но с небольшой зоной обслуживания (4—20 м2) – 1 бариста и управляющий;

2. кофейня с посадочными местами (25—50 м2) – 1—2 бариста, управляющий;

3. кофейня с кухней (55—80 м2) – 2 бариста, повар, управляющий.

Кроме формата большую роль играет уровень продаж, поэтому, например, в кофейнях Coffee Like, установленных в торговых центрах напротив якорных арендодателей, таких как «Ашан», «Перекресток», даже на 6—8 м2 может работать по 2 человека. И наоборот, в кофейнях с посадочными местами до 80 м2, расположенных в аэропорту, из-за волнообразного трафика часто бариста выполняет функции повара или официанта.

Самозанятость или бизнес

Если ты сам бывший бариста, то, вероятно, рассчитываешь, что будешь работать за стойкой периодически, а может, и постоянно. Тогда надо сразу быть готовым к тому, что ты подвергаешь свой бизнес бóльшему риску, чем если наймешь хотя бы одного бариста. Мало того, такой проект больше похож не на бизнес, а на самозанятость.

Самозанятость: человек работает на себя и сам выполняет ключевую работу в собственной компании.

Бизнес: человек организует предприятие, в котором ключевые функции выполняют другие люди.

И то, и другое не хорошо и не плохо. Это разные варианты развития события.

В случае, если ты сам работаешь бариста, есть как положительные, так и отрицательные моменты.

Плюсы:

• не надо переживать за недостачи и воровство;

• ты ни с кем не делишься доходом;

• ты лучше знаешь своих клиентов и можешь вовремя изменить или дополнить ассортимент товаров.

Минусы:

• ты не имеешь возможности заболеть или отлучиться;

• закупаешь ингредиенты поздно вечером после насыщенного рабочего дня, вместо того чтобы отдохнуть;

• быстро перегоришь, потому что все функции завязаны на тебе (поставки товаров, продажи, анализ продаж, отношения с поставщиками, маркетинговые мероприятия).

Важно понять в самом начале, чем больше нравится заниматься.

Если кофейня одна

Ниже – примерный перечень обязанностей управляющего и бариста в том варианте, когда кофейня пока одна.

Обязанности управляющего (администратора):

1. Работа с поставщиками ингредиентов. Найти лучшие цены, договориться об отсрочке платежей, вовремя заказать ингредиенты, так чтобы работа кофейни не остановилась.

2. Анализ продаж. Что лучше всего продается, сколько позиций в чеке, почему люди покупают тот или иной товар, в какое время больше всего людей, есть ли зависимость спроса от дня недели.

3. Контроль работы бариста. Пунктуальность, чистоплотность, вежливость, аккуратность проведения инвентаризаций.

4. Контроль ежемесячных платежей поставщикам и арендодателям.

5. Финансовое планирование. Составление прогнозов выручек на основе анализа текущих продаж.

Обязанности бариста:

1. Обслуживание гостей за баром.

2. Готовка напитков и закусок по меню заведения.

3. Контроль сроков годности продукции.

4. Контроль запасов ключевых ингредиентов для работы. Оперативное оповещение управляющего о закупке.

5. Поддержание чистоты в течение дня.

6. Выполнение плановых показателей выручки.

7. Информирование гостей об акциях, бонусной системе.

Если кофеен несколько

Когда одна кофейня формата «to go» перерастает в сеть из 3 и более, штат сотрудников начинает расти. В формате «кофейня с кухней» эти должности появляются сразу.