В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микро-ЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т. п.

В крупных современных фирмах действует комплексная автоматизированная обработка информации, которая объединяет все технические средства обработки информации с использованием новейшей технологии и методологии обработки информации. Создание этой комплексной автоматизированной системы осуществляется в несколько этапов. На первом этапе автоматизируются процессы сбора, хранения и выдачи данных, на втором – внедряются устройства для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборные устройства, на третьем этапе происходит интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему (объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты), на четвертом этапе осуществляется переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации, как правило, включает в себя следующие технические средства: терминальные устройства, устройство оптического распознавания обозначений, устройство автоматизированной обработки текстовой информации, ЭВМ, фотокамеры для микрофильмирования больших массивов информации, устройство автоматизированного хранения и выдачи информации, печатающие устройства, устройства для чтения микрофильмов, средства доведения информации до пользователя.

На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислительной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система – это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказывают уровень технического развития организации и организационная культура.

Принципиальная модель функционирования информационной системы имеет следующий вид:

Входящая информация → Обработка → Конечная информация.

В зависимости от уровня механизации управленческого труда и степени участия в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:

• простые – весь процесс сбора и обработки управленческой информации осуществляется вручную;

• смешанные – люди собирают и обрабатывают информацию при помощи машин и механизмов;

• информационно-справочные – процессы сбора и обработки информации автоматизированы, эти системы способны автоматически выдавать справки;

• информационно-советующие – не только автоматически обрабатывают информацию и могут выдавать справки, но и способны предлагать варианты решений в пределах заданных параметров.

Системы управления, в которых для обработки информации используются ЭВМ, получили название автоматизированных систем управления (АСУ). В настоящее время на крупных предприятиях успешно создаются автоматизированные системы управления персоналом (АСУП).

Под автоматизированной системой управления понимается совокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющая осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Важнейшим требованием, предъявляемым к АСУ, является общность принципов функционирования. К таким принципам относятся:

• методологическое единство – единство методов решения экономических задач (в каждом одноименном звене системы);

• информационное единство – использование унифицированных форм отчетных и плановых документов;

• техническое единство – техническая, программная и кодовая совместимость используемых вычислительных и других технических средств.

Разработка АСУ в организациях включает в себя три этапа.

1. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Результатом этого этапа является подготовка технико-экономического обоснования (ТЭО). Обычно ТЭО имеет следующую структуру:

• введение;

• характеристика объекта и существующей системы управления;

• цели, критерии и ограничения АСУ;

• функции и задачи создаваемой АСУ;

• ожидаемые технико-экономические результаты создания АСУ;

• выводы и предложения.

2. Разработка технического проекта. Результатом осуществления работ на этом этапе являются проектные решения по создаваемой АСУ.

Основное содержание работы на этом этапе – привязка к данному проекту типовых проектных решений по формированию функциональных структур АСУ, систем информационного, программно-математического, технического и организационного обеспечения.

3. Разработка рабочего проекта. Результатом его осуществления является готовность проекта АСУ к внедрению. Разработка рабочего проекта заключается в составлении чертежей, схем, описаний различных элементов АСУ, достижении их взаимосвязи. На этом этапе заказчик (организация) завершает работы по созданию АСУ и обучению кадров.

Создание АСУП экономически оправдано только в крупных организациях, так как оно связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о ее создании должно быть обосновано точными экономическими расчетами.

Правовое обеспечение системы управления персоналом основывается прежде всего на законодательных актах, создающих рамочные условия для управления персоналом. К числу таких законодательных актов можно отнести Гражданский и Трудовой кодексы Российской Федерации и другие законы Российской Федерации. Важную часть правовой базы предприятий составляют указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации и местных органов власти.

Основными задачами правового обеспечения системы управления персоналом являются:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками;

• защита прав законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Основу правового обеспечения управления персоналом составляет Трудовой кодекс Российской Федерации, в котором законодательно определены права и обязанности работодателей и наемных работников, а также основные условия приема на работу, увольнения, предоставления отпуска и другие аспекты взаимоотношений администрации и персонала.

Этот документ состоит из шести частей, в которых выделены соответствующие разделы, главы и статьи.

Так, в первой части нового Трудового кодекса Российской Федерации излагаются общие положения. Здесь, в частности, определены цели и задачи трудового законодательства, основные принципы правового регулирования трудовых отношений, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и др. Особое внимание при этом уделено правам и обязанностям работников и работодателей.