Поэтому в случае отсутствия необходимых первичных документов налоговый орган может наложить штраф на налогоплательщика за нарушение правил ведения учета доходов и расходов, так как отсутствие таковых является грубым нарушением правил учета (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Если подобное нарушение допущено в течение только одного налогового периода, то сумма штрафа составит 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ). Если первичные документы не оформляются и не сохраняются более чем за один год, то величина штрафа увеличится в 3 раза (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Нередко в организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, возникает ситуация, когда работник оплачивает приобретение товаров, работ, услуг для организации за счет собственных средств. В связи с этим возникает вопрос: в какой момент можно учесть такую оплату в составе расходов при расчете единого налога?

Согласно ст. 346.17 НК РФ расходами признаются затраты после их фактической оплаты. В то же время в Налоговом кодексе РФ не объясняется, что следует понимать под «фактической оплатой».

Налоговые органы считают, что товары, приобретенные за счет собственных средств работника, организация может учесть в составе расходов только после того, как полностью рассчитается с ним, так как до момента погашения задолженности перед работником фактической оплаты приобретенных товаров не произошло – организация не потратила деньги на покупку этих товаров.

Однако позиция налоговых органов является весьма спорной.

По мнению Конституционного Суда РФ, фактическая оплата означает, что организация реально понесла затраты на приобретение товаров (постановление от 20.02.2001 № 3-П). Оплатой признаются любые формы расчетов: бартер, зачет встречных обязательств и т.п.

Работник, который фактически приобрел и оплатил товары, выступает от имени организации в качестве ее представителя. Этот факт служит основанием для того, чтобы документы на покупку товаров оформлялись на организацию, а не на работника.

Отношения представительства регулируются Гражданским кодексом РФ. При совершении представителем сделки в интересах представляемой организации права и обязанности по этой сделке возникают непосредственно у представляемой организации (ст. 185 ГК РФ).

Так как собственником приобретенных товаров становится именно организация, у нее возникает обязанность по оплате приобретенного товара. После того как работник рассчитается за приобретенные для нее товары, обязанность организации по оплате товаров считается исполненной. Это подтверждается документами об оплате, в которых указывается, что товар оплачен организацией, и не упоминается о собственных средствах работника.

Таким образом, с точки зрения гражданского законодательства оплата материалов работником, выступающим в качестве представителя организации, приравнивается к оплате товаров непосредственно организацией.

Дальнейшие расчеты между работником и организацией уже не связаны с приобретением и оплатой товаров.

Поэтому организация имеет право учесть расходы на приобретение товаров, которые оплачены за счет собственных средств работника, сразу после их покупки.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождаются от ведения бухгалтерского учета (ст. 4 Закона о бухгалтерском учете). Это положение не касается основных средств, бухгалтерский учет которых ведется непрерывно: до перехода на упрощенную систему налогообложения, в период ее применения, после возврата к общему режиму налогообложения.

Правила бухгалтерского учета основных средств предусматривают:

– выполнение требований ПБУ 6/01;

– составление первичных учетных документов по основным средствам;

– ведение бухгалтерских регистров по учету основных средств.

Кроме первоначальной стоимости основных средств и сумм начисленной амортизации, никакие другие показатели в бухгалтерском учете отражать не нужно. Поэтому и проводки методом двойной записи бухгалтерам этих предприятий делать не придется.

ПБУ 06/01 устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах. По этим правилам предприятия, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, в целях бухгалтерского учета должны:

– формировать первоначальную стоимость основных средств;

– устанавливать срок их полезного использования;

– начислять амортизацию одним из четырех способов (кроме объектов, перечисленных в п. 17 ПБУ 6/01).

По основным средствам, которые предприятие приобрело до перехода на УСН, сохраняется порядок бухгалтерского учета, который применялся в период использования общего режима налогообложения. Иными словами, бухгалтер продолжает ежемесячно начислять амортизацию исходя из первоначальной стоимости основного средства и установленного срока службы.

Если основное средство было приобретено в период применения УСН, то начислять амортизацию в бухгалтерском учете предприятие будет с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к учету (п. 21 ПБУ 6/01).

Для этого необходимо установить срок полезного использования объекта, который определяется организацией самостоятельно на основании технической документации по объекту, в зависимости от ожидаемого срока его эксплуатации, исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этих основных средств.

Кроме того, срок полезного использования объекта основных средств можно определить на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1.

Способ, которым организация будет начислять амортизацию по соответствующей группе основных средств, должен быть закреплен в ее учетной политике.

При этом первоначальная стоимость объекта и срок его полезного использования определяются в соответствии с ПБУ 6/01.

При выбытии основного средства начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем списания основного средства с бухгалтерского учета.

С 1 января 2006 г. в состав основных средств включаются объекты, которые приобретены организацией для передачи в аренду или по договору лизинга. Речь идет об активах, которые учитываются на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Это положение внесено в п. 4 ПБУ 6/01 приказом Минфина России от 12.12.2005 № 147н.

Следовательно, с 2006 г. организации, применяющие УСН, должны вести бухгалтерский учет указанных объектов. Это относится ко всем доходным вложениям во внеоборотные активы вне зависимости от времени их приобретения.