К концу внедрения обнаружится, что вы не задумываетесь, как обращаетесь с письмами, задачами, заметками, бумажками. Вы будете делать это системно и так же легко, как ходите, едите или водите машину. Любую информацию, которая к вам попадет, вы обработаете стандартно, будто электрическая схема. Более того, непринужденно и, в конце концов, совершенно незаметно для сознания. Конечно, это возможно, если вы прислушались к рекомендациям по работе с данным разделом.

Упражнения из этой части книги способствуют тому, что вокруг вас выстроится особая среда, в которой все упорядочено. Перед вами будет щит, он отгородит вас от хаоса информационных потоков, за ним – механизм переработки, потом – система хранения и, наконец, модуль памяти, похожий на имплантат из фантастических фильмов. Требования, которым я прошу вас следовать, нужны для того, чтобы все выстроить и научить вас правильно этим пользоваться. Чтобы показать, почему так важно сделать все упражнения в один присест, прошу вас представить следующую картину.

Давайте сравним систему, которую мы собираемся построить, со скафандром, благодаря которому можно поднимать тяжелые грузы одной рукой, прыгать на 10 метров и находиться в агрессивной среде. Если мы наденем его до половины, а потом отправимся в бой, то погибнем, потому что половина скафандра не прибавит ни силы, ни защиты. Только скафандр, который полностью надет и подогнан по фигуре, позволяет чувствовать себя уверенно там, где нужно выкладываться по полной. Когда мы выполняем упражнения, то строим такую систему, которая, как скафандр, будет работать, только если ее надеть полностью.

Итак, в этой части мы освоим инструменты работы с информацией и научимся их использовать. Мы создадим механизм ее обработки и навык взаимодействия с ним. Возможно, это звучит немного громоздко, но не бойтесь, на самом деле все гораздо проще. Давайте приступим.

Сергей Вихарев, учредитель группы компаний «ПАРД», руководитель «Пардтехнолоджи».

Наша компания занимается реинжинирингом бизнес-процессов для отделов продаж в секторе B2B. Очень часто мы работаем над оптимизацией задач сотрудников – как для клиентов, так и для своих компаний.

Поскольку я сторонник системного подхода, то считаю, что результативность сотрудника определяется качеством бизнес-процессов. В силу этих причин я скептически относился к методикам личной эффективности.

Однако опыт показал, что технология GTD помогает нам повысить как личную, так и рабочую эффективность. Именно за счет того, что задает системность работы с информацией на уровне не просто предприятия, а каждого отдельного сотрудника.

Привычный взгляд на GTD, который заключается в пяти этапах (сбор, процесс, организация, обзор, действие), знаком многим, поэтому останавливаться на нем мы не будем. Даже если для вас пять этапов GTD – что-то незнакомое, всегда можно купить книгу Аллена, заглянуть в Википедию или просто поискать в Интернете.

Гораздо интереснее и проще рассмотреть методику через призму перечня инструментов, из которых она состоит. Тем более что когда мы расположим их в правильной последовательности, классические пять этапов придут в движение, и мы увидим, как именно течет информация по системе.

Когда мы полностью разберемся с тем, из каких компонентов собирается механизм переработки информации, станет понятно, как эта машина выглядит. Мы увидим, как работают все компоненты. Более того, станут очевидны многие принципы, по которым функционируют отдельные ее части. К тому же прольется свет на многие особенности и ограничения нашей психики, которые мы рассматривали в первой части книги. Итак, приступим и посмотрим, из каких частей состоит методика GTD.

Мне привычно представлять систему так, как это показано на рисунке, хоть такой символ и напоминает знак радиационной опасности.

Взгляните на рисунок. Единственный сегмент, который открыт снаружи, – зона Накопителей. В нее попадает то, что стремится к нам из внешнего мира: электронные письма, бумаги, которые приносят сотрудники, вещи, которые нам передают, идеи, мысли, задачи, записки – все, что раньше приходило бессистемно, теперь оказывается собрано в Накопителях. Там информация ждет своего часа, когда мы будем не заняты и сможем пустить ее дальше, внутрь треугольника.

После того как мы решили, что из Накопителей можно что-то забрать, Алгоритм анализа, сердце системы, извлекает это и перерабатывает. Алгоритм анализа – самый важный компонент. Система может работать с плохими Списками дел или Хранилищем, но без Алгоритма она мертва. Поэтому я изобразил его в виде сердца. Он «гонит кровь» по системе, обрабатывая информацию и превращая ее в элементарные действия, которые распределяет по спискам дел или сразу запускает выполнение.

Конечно, Алгоритм анализа – не конкретный инструмент, который можно потрогать. В отличие от всех остальных секторов, имеющих совершенно четкое воплощение, Алгоритм – это навык, умение, носителем которого всегда является человек.

После того как информация из Накопителя прошла этап Алгоритма, она может оказаться в одном из двух следующих секторов: в Списках дел или Хранилище. Списки дел сейчас удобно вести с помощью специальных программ или сервисов (перечень тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним вы можете найти в Приложении). Это не что иное, как временная память, которая предназначена для того, чтобы хранить упоминания обо всем, что нам нужно сделать.

В Списках дел находятся элементарные действия – мельчайшие задачи, которые выполняются, даже если мозг глубоко в зоне комфорта и не готов тратить силы на размышления. Они организованы по разным критериям: дате, теме, исполнителям, проектам и т. д. Списки дел периодически обновляются, просматриваются, редеют (когда что-то сделано) и расширяются (когда в них поступают новые данные).

Сектор Хранилища – самый простой для понимания элемент системы. Просто архив, который доступен из любого места. Хранилище должно быть таким, чтобы в нем было удобно и быстро сохранять и находить документы. Желательно, чтобы оно выполняло еще и функцию защиты, оберегая нас от потери данных в случае непредвиденных обстоятельств.

Вот и вся система GTD, правда, не сложно? Как у любого механизма, у нее есть четко определенный перечень продуктов, который она выдает. Если двигатель приводит машину в движение, выделяет тепло и выхлопные газы, то наша система производит два продукта:

1) действие (главный продукт);

2) удобный архив.

Из любой информации, которая поступает в систему (и которая не отброшена, как ненужный мусор), механизм старается извлечь действие, а если его нет – сохранить важные данные в архиве.

Точность, системность, простота и согласованность работы этих четырех компонентов приводят к тому, что в наших руках появляется настоящая машина по переработке информации и приведению дел в порядок. Это можно сравнить с тем, как раньше шахтеры работали киркой, а теперь у них есть отбойный молоток. Или сравнить лук со стрелами и автомат Калашникова.