Когда мы смотрим на систему с такой точки зрения, становится понятна роль каждой из пяти стадий.

1. Накопление (Collect) – информация собирается в накопителях.

2. Процесс (Process) – происходит анализ с помощью алгоритма.

3. Организация (Organize) – создаются и обновляются списки дел и/или архивы.

4. Обзор (Review) – планируются грядущие действия.

5. Действие (Doing) – действия совершаются.

Сейчас пункты 4 и 5, возможно, еще оставляют вопросы. Поскольку они наиболее просты для понимания, сначала стоит разобраться с тем, какие действия совершаются на этапе сбора, анализа и организации данных. Надеюсь, когда мы смотрим на картинку, где эти этапы можно представить в движении, многое становится понятным.

Давайте познакомимся с каждым инструментом в отдельности. В конце раздела, посвященного одному из компонентов системы, вас будет ждать практическое задание. Прочитайте книгу, затем вернитесь к заданиям и выполните их одно за другим в течение одного дня. Пожалуйста, не растягивайте процесс внедрения. Чем быстрее вы сделаете упражнения, тем лучше будет результат.

Роль этого инструмента сложнее всего понять. Правильные действия с ним сложнее всего освоить. Ухватить суть того, что такое «Накопитель», непросто, пока не попробуешь с ним поработать. Накопитель (он же «Inbox», он же «Входящие») – самый неоднозначный из инструментов GTD. В первую очередь, потому что это не какой-то конкретный предмет, который можно пощупать, или программа, которую можно запустить. Это определенный принцип работы с информацией и ряд инструментов, которые всегда выполняют вспомогательную задачу.

Как легко понять из названия, суть Накопителя в том, чтобы аккумулировать поступающие данные, не дать им проникнуть в мозг, когда он чем-то занят. Его задача – защитить мозг от информационного шторма, позволить ему работать (или отдыхать), не отвлекаясь. Тем, кто знаком с компьютерной терминологией, можно сказать, что это своего рода кэш-память, где накапливаются данные и откуда мозг забирает их по мере готовности. Давайте сформулируем определение для первой составляющей системы:

Накопитель – это любой инструмент, который может хранить в себе информацию до тех пор, пока мы не решим, что готовы к ней обратиться.

Его назначение – дать нам спокойно концентрироваться на одной задаче, отдавать ей максимум внимания и ресурсов, выполнять предельно ее качественно. Накопитель нужен, чтобы защитить от разрушения мысленные модели, которые мы с таким трудом построили. Он не дает бесконечным письмам, звонкам, SMS, сотрудникам, клиентам и всем остальным, кто хочет что-то вам сказать, оторвать вас от работы. Он не дает внешнему миру отвлечь вас от размышлений. Похоже на стену, которая защищает от бурных волн информационного прилива, не так ли?

Как уже было сказано, Накопитель – не какой-то конкретный инструмент, а принцип, по которому мы управляем поступающей информацией. У Аллена он называется «Inbox», в переводе на русский – «Входящие». Вы можете использовать как Накопитель что угодно, если будете следовать главному принципу – не смотреть в него, пока не готовы. А мы не готовы, пока чем-то заняты.

Накопителем может быть карман, сумка, коробка, лоток для бумаг, электронная почта, SMS, сообщения в соцсетях – одним словом, что угодно, куда можно положить предмет, бумажку, электронное письмо или что-то еще, несущее в себе информацию. Главная задача Накопителя похожа на систему перехвата – любую информацию, которая стремится попасть к нам, он перехватывает и хранит до тех пор, пока мы не будем готовы приняться за новую порцию работы. Пока мы моделируем решение важных проблем, обдумываем будущие дела, вся входящая информация поступает в Накопители, что позволяет в спокойном режиме завершать текущие задачи и приступать к следующим.

В одном из своих выступлений Дэн Кеннеди говорит следующее:

У человека, который курит марихуану, замедляются все мыслительные процессы, но у человека, выполняющего несколько заданий одновременно, показатель эффективности их выполнения еще ниже, чем у курящего этот наркотик, и шансы качественно сделать какое-то из заданий фактически равны нулю.

Как мы увидели в первой части, нас легко отвлечь. Эксперименты показывают, что мы отвлекаемся, если слышим человеческую речь, а значит, прерываем размышления. Нам сложно сосредоточиться, если в поле зрения есть незавершенное дело. Когда к нам на стол ложатся документы, на них хочется посмотреть. Когда приходит новое письмо и всплывает оповещение, то сложно удержаться, чтобы не отвлечься. Если же мы отвлекаемся, то рушим ту мысленную модель, которую с таким тщанием создавали. В результате получаются два незавершенных дела: то, которое мы недоделали, и то, которое только что начали. А дальше – по нарастающей.

Незавершенные дела рождают тревогу, она мешает сосредоточиваться, мы меньше успеваем, от этого тревожимся еще больше, работа становится хуже организована, незавершенные дела множатся, беспокойство растет, темп снижается. Суть вы поняли, достаточно один раз оступиться – и спокойный рабочий день полетит к черту. Чтобы этого не случилось, созданы два инструмента: Список дел и Накопитель. С первым мы познакомимся чуть позже, сейчас вернемся к рассматриваемой теме.

Помимо основной функции (защиты от внешних раздражителей) Накопитель позволяет сконцентрировать разные информационные потоки. Это очень удобно для того, чтобы работа с информацией стала простой и стандартной. Чтобы мы знали, где искать новые документы, новые письма (особенно если у вас несколько почтовых ящиков), новые задачи или поручения.

Фактически мы давно пользуемся как минимум двумя видами Накопителей – электронной почтой и сообщениями на телефоне или в социальных сетях. Проблема только в том, что не всегда получается делать это правильно.

Сравните два варианта.

1. Письмо (сообщение) приходит и лежит во «Входящих» непрочитанным, пока мы не освободимся.

2. Мы видим оповещение о новом письме (сообщении) и стараемся скорее прочитать его, чтобы утолить любопытство.

У пункта 2 есть развитие. После того как письмо прочитано, совершаются другие ошибки.

Ошибка 1. Мы оставляем письмо во «Входящих», помечаем непрочитанным, «чтобы не забыть», и возвращаемся к оставленной задаче.

Негативные следствия

1. Приходится снова погружаться в проблему, тратить силы и время.

2. Мы уже узнали, о чем говорилось в новом письме. Это сделало свое дело в нашем сознании, открыло умственные процессы, забирает часть ресурсов и затрудняет возврат к предыдущей задаче. Иногда содержание письма может оказаться настолько важным, что начнет вызывать беспокойство или тревогу.

3. Когда мы вернемся к письму, придется делать двойную работу – снова тратить время на чтение.

Ошибка 2. Мы бросаем задачу, которой занимались, и принимаемся за работу, связанную с поступившим письмом.