Если вы очень внимательно понаблюдаете, чем заняты сотрудники компаний, то обнаружите, что значительную часть рабочего времени они тратят на доработку того, что не было изначально сделано правильно, на исправление своих или чужих ошибок. Использование направляющих форм дает возможность свести к нулю такую лишнюю работу. Конечно, направляющие формы не появятся сразу для всех процессов компании, их разрабатывают постепенно. Особенно важно применять их в небольшой компании, где сотрудникам приходится выполнять множество разных функций. Если большая часть частиц для обработки будет сопровождаться направляющими формами, выполнять работу будет легче.

ЦКП секции: высокая скорость потока частиц в компании.

Секция должностных папок - составляет описание должностей, хранит архив всех политик и инструкций, формирует должностные папки, дополняет их новыми документами.

Очевидно, что невозможно полноценно описать обязанности любой должности компании так, чтобы не пришлось изменять и дополнять это описание. Компания растет, появляются новые правила, новые инструкции, обязательные для исполнения, этот процесс бесконечен. Подход «давайте напишем полноценную должностную инструкцию» не приводит к хорошим результатам в развивающейся компании, потому что, во-первых, потратив кучу времени на описание отдельной должности, уже через месяц обнаружат, что необходимо менять или, как минимум, дополнять такое описание. Во-вторых, описание должности приносит компании ощутимую пользу, только если они есть для всех должностей. Нет никакого смысла разрабатывать идеальные инструкции для одной должности, пока для остальных не имеется даже краткого описания функций.

В любой компании существуют некоторое количество политик35: приказы, инструкции, регламенты, описания методик. Поэтому первое, что необходимо сделать для того, чтобы появились должностные папки, - выдать сотрудникам обычные папки-регистраторы на каждую должность, написать на них название должности и сразу же поместить в эти папки копии всех существующих политик, регламентирующих работу данной должности. Например, копия политики по скидкам должна быть в папке руководителя отделения Распространения, начальника отдела Продаж и конечно в папке продавца.

Следующий шаг - поместить в каждую папку документ, в котором указано название должности, краткий перечень обязанностей и ЦКП. Даже если сделаны только два этих шага, у вас уже появятся должностные папки, которые сотрудники могут изучить и применять в своей работе, и которые можно использовать для введения в должность.

Только после этого стоит заняться дополнением таких папок недостающими политиками и инструкциями.

Кроме того, удобно иметь два разных вида папок:

«папку сотрудника» - для политик, которые относятся к любому сотруднику, независимо от должности;

папку должности, например «папку продавца», - для политик, которые относятся к определенной должности.

В небольшой компании, где сотрудникам приходится выполнять обязанности нескольких должностей, возможно у некоторых будет одна папка сотрудника и несколько должностных папок. Это имеет смысл, особенно если планируется со временем расширение и передача функций какой-то из должностей отдельному работнику.

Очень часто сотрудник даже не понимает, что выполняет функции нескольких должностей, хотя для небольшой компании это - вполне нормально. Но, не осознавая этого, он отдает предпочтение какой-то одной функции, а остальные остаются без внимания. Если у него на рабочем месте физически присутствуют несколько отдельных должностных папок, это создает больше понимания и направляет его внимание на выполнение работы по каждой из них. Это не означает, что он должен быть перегружен и работать за троих, многие функции требуют только часть его рабочего времени. Если он ясно понимает, что его обязанность выполнять несколько разных функций, это повышает его организованность и эффективность.

Когда впервые я внедрил организующую схему, на моем рабочем месте появились отдельные папки для должности владельца, директора, продавца по работе с особо важными клиентами, специалиста по улаживанию недовольных клиентов. Благодаря этому я лучше начал планировать свою работу и даже делать ее, точно осознавая в каждый момент времени, функции какой должности я сейчас выполняю. Кроме того, это помогло мне со временем избавиться сначала от должности продавца, затем от работы по улаживанию клиентов, а со временем - и от работы директора. Для того, чтобы передать кому-то часть своей работы, первый шаг - создать хорошее описание данной функции, тогда будет несложно передать ее и добиться, чтобы после этого не было снижения результатов.

Особенно заметна проблема смешивания функций, когда совладелец компании выполняет работу других должностей - руководителя, специалиста. Как совладелец, он имеет определенные функции в 21-м отделе и находится на командной линии выше директора, а как специалист - подчиняется директору и возможно кому-то из руководителей, и должен выполнять их распоряжения. Если он не умеет «переключаться» между деятельностью совладельца и специалиста, он будет разрушать командные линии директора и создавать хаос. И если таких соучредителей несколько, в компании не будет хорошего управления до тех пор, пока они не научатся действовать согласно функциям должности, обязанности которой выполняют в определенный момент.

Даже у секретаря приемной небольшой компании обычно несколько совершенно разных функций: он и секретарь, и ассистент руководителя, и специалист по кадровому учету. И если у него нет отдельной должностной папки на каждую из основных функций, и он не осознает каждую из них отдельно, ему может даже в голову не прийти, что, когда он идет готовить кофе для руководителя, он обязан на это время передать свою должность секретаря приемной кому-то. Если он так не сделает, то телефонные звонки будут пропущены, посетители в недоумении бродят по коридорам компании, пытаясь найти нужного сотрудника.

Начальник отдела Продаж в большинстве компаний имеет две совершенно разных функции: одна - функция продавца, вторая - руководителя. Это две должности с совершенно разным набором обязанностей, с разными ежедневными действиями и ЦКП, и должностные папки для них будут содержать разные документы. Не осознавая этого, начальник будет концентрироваться на чем-то одном, что ему более знакомо, как правило это - продажи. В итоге, все остальные продавцы будут работать менее эффективно и это скажется на результате. Скорее всего у него не будет даже интереса к тому, чтобы стать компетентным руководителем, он будет «прятаться» за работу продавца, жаловаться на перегрузку, а должность начальника отдела Продаж окажется просто брошенной.

Пусть вас не пугает, что сотрудники имеют несколько должностных папок, это хороший инструмент. Более подробно использование должностных папок описано в статье «Шляпы36» Л. Рон Хаббарда, в которой словом «шляпа» в частности называется папка с политиками, относящимися к должности.

Естественно, в процессе развития компании создается много новых регламентирующих документов, любые изменения в оргсхеме и бизнес-процессах требуют разработки новых политик, копии этих документов сотрудник секции помещает в должностные папки сотрудникам.

ЦКП секции: содержащие все политики должностные папки.

Секция найма - рекламирует