Пять вопросов, пять минут

Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.

1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?

2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности?

3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!)

4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.)

5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?)

По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тегом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.

УПРАЖНЕНИЕ: РАЗРАБОТКА СОБСТВЕННОГО ЕЖЕДНЕВНОГО ЧЕК – ЛИСТА

Вы познакомились с основными характеристиками пути продуктивного ниндзя. Эти характеристики таковы: дзен-спокойствие, безжалостность, владение оружием, уловки и маскировка, оригинальность, гибкость, осознанность, готовность. А теперь определите, какие качества в вас развиты в достаточной мере, а над какими еще придется поработать.

Выберите из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!

КАЛЕНДАРЬ:

• Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?

• Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?

ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ:

• Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?

• Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?

• Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?

СОПРОТИВЛЕНИЕ:

• Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?

УПРАВЛЕНИЕ ВНИМАНИЕМ:

• Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?

ВЗАИМОЗАВИСИМОСТЬ:

• Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?

• Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.

• Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.

• Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.

И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.

Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой раньше и не мечтали.

Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.

Прелесть действия

Погруженность в действие – это чудесное состояние, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв потока и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.

Панель управления ниндзя-исполнителя

• Основной список действий или Ежедневный список дел

• Календарь

Панель управления ниндзя-управляющего

• Основной список дел

• Календарь

• Список проектов

• Список «Ожидание»

• Парк хороших идей

Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а, следовательно, никаких трений и сопротивления.

Я называю «привычками, связанными с действием», подходы, приемы и оптимальный образ действий, которые помогают выполнять любое дело с удовольствием, в продуктивном состоянии потока и полноты собственной компетенции. К ним относятся:

1. Управление вниманием

2. Средства принятия решений

3. Тактика действий

Управление вниманием

Проактивное, активное и инертное внимание

Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и распределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.