Существует такая новинка, как инкубатор, когда начинающим молодым фирмам выделяется помещение со столами, шкафами и дополнительной мебелью. При этом организуется общий ресепшен для нескольких таких офисов. Естественно, при такой схеме организации работы расходы будут минимальными. Освоившись и набравшись опыта, такие фирмы уходят в свободное плаванье, арендуют соответствующее помещение, набирают штат, закупают технику, после чего предприятие начинает работу. Дается реклама, устанавливаются деловые связи, запускается производство, формируются отделы, подбирается руководство – и можно смело говорить о рождении нового предприятия.

Одним из первых в штат вводится IT-администратор, который организует техническое оснащение фирмы. Что же входит в сферу его деятельности на сегодняшний день? Создание информационной сети предприятия, то есть получение домена, установка сервера фирмы, подключение через него компьютеров и всей оргтехники к Интернету, установка собственной АТС и организация телефонной сети компании.

Сегодня более продуктивной смотрится IP-телефония, в которой телефон подключается непосредственно к личному компьютеру сотрудника. Возможности таких телефонов в разы шире обычных аналоговых и позволяют проводить селекторные совещания, записывать разговоры и делать многое другое, что облегчает работу персонала. Сегодня без мобильной связи совсем нельзя, поэтому IT-администратор вместе с директором определяет марки закупаемых мобильных телефонов и выбирает необходимые пакеты сотовой связи в зависимости от занимаемых сотрудниками должностей. Казалось бы, это мелочь, но выбор оптимальных пакетов и заключение договора с оператором сотовой связи по льготной цене – все это экономит десятки тысяч рублей в месяц.

Эта работа не статична, ее нужно пересматривать раз в квартал.

При этом мы еще не упомянули о выборе моделей компьютеров, ноутбуков, лицензий для них, принтеров, телефонных аппаратов для сотрудников. Здесь открывается большое поле для экономии, да и вообще для оптимального подбора техники, ведь выбор ее достаточно велик. Каждый член команды имеет свои личные функциональные обязанности, а значит, объем обрабатываемой им информации разнится по сравнению с другими коллегами. Задача IT-администратора заключается в том, чтобы определить, какой операционной памятью и какими специфическими функциями должно обладать его оборудование, какие программы необходимы для его успешной работы, помочь их установить и научить свободно пользоваться с максимальным технологическим эффектом.

На работу в фирму приходят люди с разной технической подготовкой и различным уровнем компьютерной грамотности, а руководителю нужно, чтобы этот уровень соответствовал занимаемой должности, поэтому необходимо обучать всех вновь принятых в коллектив сотрудников.

Я неоднократно организовывал подробный учет используемой в компании техники с привязкой к конкретному сотруднику, но со временем моя мечта все сильнее тускнела и разрушалась. Причин оказалось несколько.

Первая заключается в личности и психотипе IT-специалиста. В прошлой советской жизни сотрудник, обслуживающий многочисленную технику, назывался инженером. Это был технарь, способный разобрать технику, найти неисправность, выпаять ее и установить новый элемент. У него всегда лежали по коробочкам запчасти, инструменты, схемы, инструкции, книги. Это был врач техники. Таких готовили все институты большой страны. Сегодня же инженеров практически никто не готовит, потому что западная техника построена по блочному методу. Мы активно покупаем ее, а внутрь такого блока никто залезть не может. Как устроен транзистор, микросхема, чип, сотрудник не имеет понятия. Дотошных, скрупулезных, мыслящих на самом глубоком уровне используемой техники людей практически нет. Как правило, это поверхностные сотрудники, предлагающие обменять неисправную технику на новую – мол, так будет дешевле, чем ремонтировать, паять и собирать самодельную схему. Да, так мало кто сможет. Такие ребята, за редким исключением, не приучены к ведению журналов, составлению отчетов и др. Но требовать все-таки нужно.

Вторая причина невозможности вести скрупулезный учет используемой техники заключается в регулярных ее апгрейдах. Спустя некоторое время из двух компьютеров делается один, покупаются платы или блоки, изменяющие параметры техники – и уже непонятно, во что превратился вчерашний компьютер. Конечно, можно скрупулезно все это учитывать, но, как уже отмечено выше, многим сегодняшним айтишникам это не под силу. Поэтому в данной ситуации есть только один выход – раз в квартал делать инвентаризацию и составлять акт учета технических устройств с полным перечнем их сегодняшних параметров. Затем этот акт следует докладывать соответствующему руководителю для тщательного анализа и составления плана работы с техникой, закупки новой, списания старой, а порой и перехода на новый технический уровень.

Сегодняшнее время потребовало ввести новые технологии, облегчающие управление и контроль над технологическими процессами в фирме. Речь пойдет о видеонаблюдении, без которого сегодня никак нельзя. Составление схем видеонаблюдения в основном офисе и в филиалах компании опять ложится на плечи айтишника. Ему надлежит выбрать самые бюджетные модели видеокамер, сервера, определить объем его памяти, установить периодичность проверки всех камер, ремонта и регулировки.

А теперь подведем итог сказанному. Со временем любая фирма среднего и малого бизнеса обязательно должна иметь в своем штате двух сотрудников IT-отдела – сетевого и системного администраторов.

Сетевой администратор создает и поддерживает сеть в параметрах, удобных для фирмы. Ежедневно проверяет параметры Интернета, Wi-Fi-сигнала, организует, проверяет состояние и устанавливает периодичность резервного копирования необходимых для фирмы данных. Устанавливает лицензионные программы на компьютеры фирмы. В его функции входит полное обслуживание сети видеонаблюдения и сотрудничество с охранными организациями. Как видите, работы немало.

Системный администратор – его функции заключаются в том, чтобы поддерживать работоспособность всей техники компании, немедленно реагировать на сбои в работе аппаратуры сотрудников, проводить регулярные опросы персонала на предмет жалоб, претензий и пожеланий, заниматься обучением применяемым программам и вообще работе на компьютере. Эта работа должна быть инициативной, айтишник должен жить для фирмы, переживать за ее техническую вооруженность и работоспособность всей аппаратуры, а также грамотность персонала.

К сожалению, айтишники не очень любят опрашивать, обучать, помогать. Практически все из них являются интернет-наркоманами. Сидят в своем кабинете, уставившись в экран монитора, и путешествуют по бесконечным просторам Интернета – вроде как заняты. Как же победить эту добровольную самоизоляцию? Очень просто. У себя в фирме я установил следующие правила. Составляется месячный план проверки работоспособности всего оборудования. На внутреннем сайте фирмы сделан заявочный лист, где персонал размещает заявки на ремонт техники, айтишник пишет причины поломки и принятые меры. Два раза в день он проверяет связь с кабельным оператором, наличие и скорость соединения с Интернетом и т. д. В конце месяца составляется отчет о вышеперечисленном, на основании которого выплачивается премия или выставляются штрафные баллы. И все заработало!