А на самом деле проблема, созданная этой тенденцией, заставляет нас хранить больше документов, чем нужно. Большинство нам вообще не нужно (или можно хранить их в другом формате), и, если когда-нибудь все же придется вернуться к какому-то документу, его будет трудно найти среди такого множества.

Чтобы хранить документы, нужны файловые папки, ярлыки и сами шкафы для документов. Все это требует пространства. Кроме того, в уме возникает тревожное осознание, что в этих ящиках и шкафчиках хранится куча бумаг, и когда-нибудь, рано или поздно, снова придется со всеми ими разбираться.

Так вот, время настало! Переберите бумажные документы и ликвидируйте ненужные. Подробнее об этой важной теме можно узнать в памятке под заголовком «Сроки хранения документов» на стр. 182-183.

Вы уже выбросили старые или ненужные документы, так что можете теперь избавиться от того уродливого металлического шкафа, что стоит в углу? Отлично! Сделайте это.

Можете расстаться с комодом, который занимает столько места на полу? Можете снять со стены вон ту полочку? Можете сократить количество кресел до двух – одно за столом, а другое для гостя? Может, недалеко от вас есть местный благотворительный центр или магазин подержанной офисной мебели, который с удовольствием поможет вам сбыть их с рук.

Раз пошла такая тема, вы можете избавиться и от других аксессуаров кабинета – телевизора, музыкального центра, лампы, мини-холодильника, часов или стойки для журналов?

Теперь, когда исчезли крупные предметы, он должен казаться намного просторнее и спокойнее.

Поверхность стола – область, где «удобство наоборот» может доходить до крайности. Столешница загромождена вещами, которые, как вы считаете, следует держать под рукой? Что там есть? Принтер? Телефон? Ручки и карандаши? Клочки бумаги с нацарапанными сообщениями самому себе? Часы? Фотографии? Растения в горшках? Переполненная подставка для бумаг? Антистрессовые игрушки? Дурашливые сувениры? Кофейная кружка или бутылка с водой?

Смело избавляйтесь от всего, без чего можно обойтись. Вам действительно нужен будильник? Есть часы в компьютере и телефоне. Вы можете писать только одной ручкой или карандашом, так разве не достаточно иметь под рукой один экземпляр? Если вы полностью завершили работу с документами, им пора отправиться в мусорную корзину. Растения – это прекрасно, если их не слишком много.

Если от чего-то избавиться нельзя, можно убрать эти вещи туда, где они будут уместнее. (Будьте любезны, кофейную кружку – на кухню.) Или на полки, или в шкафчики, которые вы уже минимизировали?

Убедившись, что на рабочем столе осталось только то, что необходимо или очень-очень хочется иметь под рукой во время работы, организуйте вещи и протрите столешницу от пыли. А потом наслаждайтесь широкой перспективой креативности, которую она символизирует.

Бумага – один из главных врагов порядка в доме, особенно в домашнем кабинете. Газеты, рекламные листовки и другие почтовые отправления часто оказываются именно здесь. Мы нередко приносим домой стопки документов с работы или создаем их дома. Здесь хранятся финансовые отчеты из банков и инвестиционных компаний, корреспонденция от страховых компаний и медицинских клиник, документы на автомобиль, чеки на пожертвования от некоммерческих организаций, налоговые документы предыдущих лет и бог знает что еще. Все копится в картонных скоросшивателях, в шкафах для хранения документов, вкладывается в блокноты на кольцах, складывается отдельными листами в стопки и остается желтеть в коробках.

Один листок бумаги не занимает много места, но тысячи или десятки тысяч, которые мы храним, могут поглощать удивительно большое количество пространства. Более того, они содержат столько разнообразной информации и их настолько трудно организовать, что само количественное существование создает психологическое бремя, намного превосходящее физический размер.

Будьте бумажным тигром. Атакуйте бумаги и не сдавайтесь, пока единственными оставшимися не будут те, которые обязаны там быть, и пока не будете точно знать, куда протянуть за ними руку.

Минимизируя бумажные завалы, учитывайте следующие три категории, поскольку они должны охватить всю массу, с которой вы имеете дело:

1. Документы, которые необходимо хранить (по крайней мере, пока).

2. Документы, от которых можно избавиться.

3. Документы, которые можно конвертировать в цифровой формат и хранить в электронном виде.

Возможно, у вас осталось немало документов от рабочих проектов, которые вы завершили, и, вероятно, их можно выбросить. Но вы наверняка захотите сохранить те, что относятся к текущим.

Вам не нужны все экзаменационные работы и табели, которые присылали вам учителя ваших детей все эти годы, но, возможно, захочется сохранить пару-тройку особенно памятных.

Вам не нужны чеки за 2006 год, но, возможно, понадобятся чеки этого.

Задавая себе вопрос: «Мне это нужно?» – применительно к документам, отвечайте на него со всей строгостью, потому что по большей части ответ должен быть отрицательным. Но когда он положительный, с чистой совестью оставляйте документы, кладите их туда, где им надлежит быть, и позаботьтесь так пометить их, чтобы впоследствии было легко найти. (Вы увидите, что сохранение минимального числа делает организацию намного более легкой задачей.) Для очень важных документов используйте несгораемый шкаф или сейфовую ячейку.