«Списки, списки, списки… Везде говорят, что их нужно вести, веду, но надо же делать регулярный обзор. Но как глянешь в список… Столько всего там… Лучше бы не заглядывал…»

«Стал записывать, что сделать — немного упорядочивает работу — и что сделано, это успокаивает!»

«Некоторые мелкие срочные задачи не заношу в список — быстрее сделать, чем записывать, или записать не всегда удобно. Есть проблема с тем, что, записывая новое, не выбрасываю ничего из списка».

6.2.5. Мысль: правило двух минут

После издания первой книги меня очень часто спрашивали, почему я не привел там правило двух минут… Пожалуй, здесь приведу. Правило полезное, но опасное.

По словам Дэвида Аллена (автора классического труда о продуктивности «Как привести дела в порядок» [70]), правило «Если задача занимает меньше двух минут — сделай ее не откладывая» оказывается чуть ли не самым эффективным, по отзывам студентов и слушателей. По крайней мере, те, кто доволен методикой GTD[91], очень часто упоминают эту практику как максимально полезную. Но мы же помним, что в нашем мире не все везде и всегда.

На мой взгляд, это довольно продуктивный прием, но он противопоказан на ранних уровнях зрелости.

Все дело в том, что (видимо, повторюсь уже в тысячный раз): мы не видим вещи такими, какими они являются.

Задача, которая кажется нам двухминутной, не обязательно является таковой. Очень хорошим вопросом для самонаблюдения будет следующий: «Как часто я замечал себя в ситуации, когда брался за двухминутную задачу и через полчаса понимал, что еще 15–20 минут, и я ее доделаю?»

Рис. 92. Задача на две минуты

В состоянии беспокойного мозга наши прогнозы далеки от истинных. Хуже того, если мы через 15–20 минут обнаружим, что ошиблись в оценке, нам будет сложнее бросить недоделанную задачу, и мы потратим еще 15 минут… и еще… И чем больше времени мы уже провели с этой задачей, тем сложнее не вложить в нее «ну еще 10 минут, и точно все».

И это мы еще не учитываем «эффекты второго порядка»: ведь по результатам выполнения первой двухминутной задачи с большой вероятностью появятся смежные задачи, и какие-то из них также будут казаться нам двухминутными, да еще и нести бонус к ощущению важности (из предыдущего раздела). В итоге велик риск закопаться в двухминутных мелочах, оставив все важное… на завтра. А завтра ведь тоже действует правило двух минут…

Для начала я бы порекомендовал шаблон «доза мелкой фигни» из «Джедайских техник» (см. раздел 5.8) или следование этому правилу в рамках практики «Делать задачи только из списка»: записали и тут же начали делать.

6.2.6. Практика: формулировать задачи «как для обезьяны»

Не смейте недооценивать возможности тупых людей, собравшихся в большие группы.

Джордж Карлин

Аналогично: не стоит недооценивать ценность простых задач, выполненных в большом количестве.

В «Джедайских техниках» этой практике был посвящен целый раздел. В частности, описывались четыре критерия правильной формулировки задачи.

1. Формулировка задачи звучит как грамматически верная форма полного ответа на вопрос «Что нужно сделать?».

2. Формулировка начинается с глагола в неопределенной форме.

3. Задача выполнима с минимально возможным использованием мозга.

4. Формулировка задачи максимально приближена к непосредственному физическому действию.

Про 4-й пункт расскажу чуть подробнее.

Часто мы пишем в список одну формулировку, а в реальной жизни нужно выполнять что-то другое. При этом задача может быть сформулирована в полном соответствии с первыми тремя пунктами.

Пример. Мы пишем: «Отправить руководителю отчет», хотя на деле нужно: «Запросить у Николая данные по продажам за январь» (эти данные лягут в основу отчета).

В этом случае различие между записанной формулировкой и непосредственным действием я называю прокрастинационным зазором. Чем шире этот зазор, тем выше вероятность прокрастинации задачи (см. раздел 6.4.5).

Я встречал альтернативное описание критерия правильной формулировки задачи: «Нужно описывать задачу так, чтобы, когда придет время / место / настроение ее делать, я быстро понял, что нужно и зачем»[92]. Это менее формальный критерий, но он побуждает задуматься о себе в будущем и сделать этому человеку приятное. Если быть совсем честным, правильные формулировки задач можно использовать и как практику, и как индикатор. Сейчас поясню. С одной стороны, вроде как среди правильно сформулированных задач больше завершенных. А среди завершенных задач правильно сформулированные закрывались быстрее остальных. Может сложиться впечатление, что причинно-следственные связи выглядят примерно так:

Рис. 93. Кажущаяся связь

Но, скорее всего, все несколько сложнее.

Рис. 94. Связь в действительности

Этим «чем-то важным» является совокупность факторов. Во-первых, факторов, имеющих непосредственное отношение к самой задаче:

• настолько полное понимание самой задачи (ее смысла и ожидаемого результата), что «проще уже взять и сделать, чем записывать в такой подробной формулировке»;

• наличие всего необходимого для начала работы над задачей (ресурсы, информация, инструменты, желание).

А во-вторых, факторов, характеризующих самого человека и контекст, в котором он работает:

• общее состояние усталости;

• понимание смысла выполняемой задачи и желание получить результаты ее выполнения;

• отсутствие страхов и предвкушения неприятностей, связанных с этой задачей и ее последствиями.

Очень часто факторы из второй группы могут приводить к тому, что задача не будет выполнена никогда вне зависимости от того, сколько усилий было затрачено на ее формулировку и насколько полученная формулировка «правильна». Иными словами, связь между правильной формулировкой и выполнением задачи такая же, как между малым процентом подкожного жира и общей физической подготовкой. С одной стороны, если человек в хорошей форме, содержание жира у него будет небольшим. Если пузо свисает через ремень, закрывая ширинку, то, скорее всего, физическая подготовка невысока. Но вот укреплять физическую форму липосакцией может быть не самым оптимальным решением.

С этой практикой связано одно очень частое непонимание, превращающееся в вопрос: «Как же мне разбить большой проект на такие маленькие задачи?» Нам нужно не разбить проект на задачи, а отколоть от него первый шаг, который мы могли бы выполнить с минимальными размышлениями, а потом остановиться и подумать, что же делать дальше (см. метод рационального фланера в разделе 4.1.3 «Джедайских техник»). Очень часто вы уже знаете, какой это должен быть шаг. Представьте, что вы начали заниматься этим проектом. Что вы получите, скажем, через 20 минут после начала работы? Если вы не очень понимаете, каков будет результат, что говорить о возможности декомпозиции всего проекта на задачи?

Кроме того, бывает, что задача зависит от результата работы