• Размещение в блоге статей и обновлений.

• Сбор информации перед поездками, планирование поездок.

• Техническая поддержка сайта.

Все эти дела претендовали на значительную долю времени и внимания в ущерб более актуальным или значимым задачам.

К счастью, для того, чтобы выполнять рутинные дела, не нужны уникальные умения и навыки, поэтому ими вместо вас могут заняться другие люди. Такие дела – очевидные кандидаты на делегирование. В этом и заключается третий и последний способ разделаться с ними.

Приходится признать, что делегирование задач доступно не всем, но тем не менее этот вариант более реален, чем может показаться.

Вы можете провести следующий расчет стоимости своего времени в долларах и центах, и он на многое раскроет вам глаза.

Последние несколько лет я делаю этот расчет всякий раз, когда в моей жизни что-то серьезно меняется. Метод, которым я пользуюсь, требует определенных раздумий, но в целом он довольно прост. Вопрос, который я время от времени задаю себе, звучит так: сколько я готов заплатить, чтобы купить один час своей жизни?

Когда я был студентом и почти ничего не зарабатывал, за свое время я был готов платить совсем мало. Поскольку денег почти не было, я не мог позволить себе никого нанять, чтобы сделать работу за меня. По моим расчетам, в тот момент час моего времени стоил около $5. По этой причине я сам заполнял свою налоговую декларацию и был готов работать за минимальную заработную плату – мое время примерно столько и стоило. В начале «Года продуктивности» за час своей жизни я готов был заплатить около $10.

Однако под конец проекта мое время стало стоить значительно больше, примерно $50 в час. К тому моменту я создал небольшой бизнес, который начал приносить устойчивый доход, и я начал задумываться о найме сотрудников, которым можно было бы делегировать рутинные задачи.

В зависимости от того, насколько вы цените свое время, можно делегировать и домашние дела. Такие дела, как стрижка газона, расчистка снега лопатой или уборка в доме, – примеры задач, которые относительно легко делегировать и тем самым сэкономить несколько часов своей жизни. (Или просто научите своих детей выполнять их.)

Как и при использовании большинства предлагаемых в этой книге приемов, покупая время, мы не ставим целью работать меньше; речь идет о том, чтобы работать более рационально и успевать сделать больше наиболее значимых для вас дел.

Я обнаружил, что ценность моего времени зависит от четырех обстоятельств:

• Сколько денег я состоянии заработать.

• Насколько ценно для меня мое время.

• Какую ценность представляют для меня деньги.

• Насколько перегруженным я себя чувствую.

В моем представлении, если вы планируете нанять секретаря, виртуального ассистента (человека, который будет дистанционно работать на вас неполный день), стажера или команду сотрудников, то критически важно рассчитать стоимость своего времени. Может выясниться, что вы не цените свое время настолько высоко и лучше продолжать выполнять рутинные дела самостоятельно. Или наоборот, вы укрепитесь в мнении, что рутинные дела уже пора делегировать. Независимо от принятого решения расчет стоимости своего времени стоит затрачиваемых на него усилий.

Уже в конце проекта я в качестве эксперимента впервые нанял виртуального ассистента. На первый взгляд, все должно было здорово получиться. Я надеялся, что, делегируя оставшиеся рутинные дела, смогу сразу убить двух зайцев.

Мне представлялось, что я смогу немедленно:

• устранить оставшиеся рутинные дела, делегировав их кому-то еще;

• высвободить драгоценное время и внимание, чтобы направить их на решение приоритетных задач.

Не у каждого есть возможность нанять ассистента. Но когда я изучил, сколько виртуальные ассистенты берут за свои услуги, то поначалу возликовал. Можно было делегировать задачи с низкой отдачей любому из них – в том числе и задачи, возникающие в ходе недели, – притом, что средняя почасовая ставка ассистента составляла от $5 до $10 в час – значительно ниже, чем те $50 в час, в которые я оценивал свое время. Некоторые виртуальные ассистенты берут гораздо дороже, но их я даже не смотрел.

Однако моя первая виртуальная ассистентка оказалась просто ужасной.

Не хочется быть слишком критичным, тем более что, нанимая ее, я сам не проявил достаточно осмотрительности. Мало того, что она находилась в Индии и общение через несколько часовых поясов создавало определенные трудности, она была еще и ненадежной, тратила уйму времени, чтобы научиться выполнять новые действия, и, как я теперь уверен, общаясь со мной по-английски, она в значительной степени полагалась на Google Translate. Поскольку большинство дел, которые я ей поручал, были связаны с цифрами, проблема разных часовых поясов не имела такого уж большого значения. Но поскольку она плохо говорила по-английски и слишком долго училась выполнять даже самые элементарные действия, я мог бы сэкономить время и внимание, если бы делал эту работу сам.

К счастью, несколькими месяцами позже (уже после того, как я поработал с парой других ассистентов) появилась Луиза.

Увидев в интернете мое выступление перед аудиторией TEDx с рассказом о проекте, Луиза Йоргенсен, виртуальный ассистент из Дании, решила написать о нем в своем блоге. Случайно попав на ее блог, я почти сразу отправил ей вопрос, нет ли у нее времени помочь мне. Таким образом, простая запись в блоге сразу вывела ее непосредственно на мой проект.

Быстро выяснилось, что Луиза – во всех отношениях полная противоположность моим предыдущим недорогим ассистентам. Она очень умна, быстро обучается, а также располагает опытом в области продуктивности в целом и в решении именно того типа задач, которые я планировал ей поручить.

Она до сих пор работает со мной и одновременно учится в Таиланде.

Поначалу я нанял Луизу, чтобы она организовывала звонки, размещала сообщения в блоге и делала новостные рассылки. Но вскоре я стал делегировать ей и другие дела, например управление моим календарем, организацию встреч, сбор информации и планирование поездок и даже техническую поддержку сайта, включая подбор внешних провайдеров и контроль за ними.

Я платил ей $25 в час – значительно больше, чем своей первой ассистентке, но Луиза стоила этих денег. Я чувствовал себя прекрасно, посвящая весь день своему проекту, а вечером передавая дела ей, чтобы она продолжила работу, пока я сплю, а на следующее утро я вновь сам брался за работу. Через месяц с небольшим я стал доверять Луизе все больше и больше задач и все чаще начал вычеркивать сделанное ей из своего списка текущих дел и смог высвободить больше времени и внимания для своих приоритетов.