Рис. 88. Задача на две минуты

В ряде случаев я бы порекомендовал шаблон «доза мелкой фигни» из «Джедайских техник» (см. раздел 5.8) или следование этому правилу в рамках практики «Делать задачи только из списка»: записали и тут же начали делать.

Аналогично: не стоит недооценивать ценность простых задач, выполненных в большом количестве.

В «Джедайских техниках» этой практике был посвящен целый раздел. В частности, описывались четыре критерия правильной формулировки задачи.

1. Формулировка задачи звучит как грамматически верная форма полного ответа на вопрос «Что нужно сделать?»

2. Формулировка начинается с глагола в неопределенной форме.

3. Задача выполнима с минимально возможным использованием мозга.

4. Формулировка задачи максимально приближена к непосредственному физическому действию.

Про 4-й пункт расскажу чуть подробнее.

Часто мы пишем в список одну формулировку, а в реальной жизни нужно выполнять что-то другое. При этом задача может быть сформулирована в полном соответствии с первыми тремя пунктами.

Пример. Мы пишем: «Отправить руководителю отчет», хотя на деле нужно: «Запросить у Николая данные по продажам за январь» (эти данные лягут в основу отчета).

В этом случае различие между записанной формулировкой и непосредственным действием я называю прокрастинационным зазором. Чем шире этот зазор, тем выше вероятность прокрастинации задачи (см. раздел 6.4.5).

Я встречал альтернативное описание критерия правильной формулировки задачи: «Нужно описывать задачу так, чтобы, когда придет время / место / настроение ее делать, я быстро понял, что нужно и зачем»[139]. Это менее формальный критерий, но он побуждает задуматься о себе в будущем и сделать этому человеку приятное.

Если быть совсем честным, правильные формулировки задач можно использовать и как практику, и как индикатор. Сейчас поясню. С одной стороны, вроде как среди правильно сформулированных задач больше завершенных. А среди завершенных задач правильно сформулированные закрывались быстрее остальных. Может сложиться впечатление, что причинно-следственные связи выглядят примерно так:

Рис. 89. Кажущаяся связь

Но, скорее всего, всё несколько сложнее.

Этим «чем-то важным» является совокупность факторов. Во-первых, факторов, имеющих непосредственное отношение к самой задаче

• настолько полное понимание самой задачи (ее смысла и ожидаемого результата), что «проще уже взять и сделать, чем записывать в такой подробной формулировке»;

• наличие всего необходимого для начала работы над задачей (ресурсы, информация, инструменты, желание).

А во-вторых, факторов, характеризующих самого человека и контекст, в котором он работает

• общее состояние усталости;

• понимание смысла выполняемой задачи и желание получить результаты ее выполнения;

• отсутствие страхов и предвкушения неприятностей, связанных с этой задачей и ее последствиями.

Рис. 90. Связь в действительности

Очень часто факторы из второй группы могут приводить к тому, что задача не будет выполнена никогда вне зависимости от того, сколько усилий было затрачено на ее формулировку и насколько полученная формулировка «правильна». Иными словами, связь между правильной формулировкой и выполнением задачи такая же, как между малым процентом подкожного жира и общей физической подготовкой. С одной стороны, если человек в хорошей форме, содержание жира у него будет небольшим. Если пузо свисает через ремень, закрывая ширинку, то, скорее всего, физическая подготовка невысока. Но вот укреплять физическую форму липосакцией может быть не самым оптимальным решением.

С этой практикой связано одно очень частое непонимание, превращающееся в вопрос: «Как же мне разбить большой проект на такие маленькие задачи?» Нам нужно не разбить проект на задачу, а отколоть от него первый шаг, который мы могли бы выполнить с минимальными размышлениями, а потом остановиться и подумать, что же делать дальше (см. метод рационального фланера в разделе 4.1.3 «Джедайских техник»). Очень часто вы уже знаете, какой это должен быть шаг. Представьте, что вы начали заниматься этим проектом. Что вы получите, скажем, через 20 минут после начала работы? Если вы не очень понимаете, каков будет результат, что говорить о возможности декомпозиции всего проекта на задачи?

Кроме того, бывает, что задача зависит от результата работы другого человека. В этом случае есть два варианта.

1. Вы полностью доверяете человеку, от результата работы которого зависит выполнение вашей задачи. В этом случае себе в список вы не пишете ничего. Результат работы этого человека в нужный момент материализуется у вас во входящих, и тогда уже вы сформулируете правильную задачу (себе же вы тоже доверяете?).

2. Вы не очень доверяете этому человеку. К величайшему сожалению, чем дальше, тем больше становится таких людей[140]. А раз так, в вашем списке должна появиться задача, повышающая вероятность получения этого результата. Например: «напомнить…», «узнать, начали ли делать[141]…», «спросить, все ли понятно[142]…».