Оригиналы отправляют почтой России , они идут дольше чем делается само оборудование. Заказчик просит отсрочку платежа, да еще и отгрузить по готовности, разумеется сроки горят. Присылает водителя на ржавом Камазе, который не говорит по-русски. Доверенность выписана не на него, а на его брата, но брата уже депортировали, а права на управлением Камазом брат передал ему. Бухгалтерия делает документы с ошибкой – одна цифра из 14 в банковском коде – не верная. На складе обед, а накладные может подписать только зав. Складом, а он заболел. Потому что вчера была зарплата. При пересчете обнаруживается что один контейнер поврежден. И пришли «не те» кабели для подключения. И нужно составить Акт. И так далее…

Слетать на Альфу Центавра – детская прогулка, по сравнению с отгрузкой промышленного оборудования на Крайний Север России. Тысячи и тысячи различных мелких неточностей, нестыковок, мелких и крупных, незначительных и фатальных – все это будет подстерегать Вас на пути продажи. Единственная путеводная нить во всей этой сумятице, неразберихе и бардаке –правильно и грамотно оформленные документы. Они уберегут Вас от последующих разборок, помогут доказать свою правоту и подтвердить кристальную репутацию. Помните – «Чем больше бумаги – тем чище задница».

Пишите письма! Деловая переписка.

Деловая переписка- важнейшая часть бизнес процесса. К сожалению, об этом стали забывать в последнее время. Грамотно составленное официальное письмо гораздо серьезнее и важнее чем самый блестяще проведенный телефонный разговор. Вы повесили трубки – и все что вы только что сказали растаяло в лучах восходящего солнца. А письмо останется навсегда. Умение писать деловые письма- обязательный навык хорошего специалиста по продажам. Деловая переписка неотъемлемая часть полноценного общения с клиентами. Даже если Ваши контрагенты –молодые стартаперы в джинсах и растянутых свитерах, не вылезающие из соцсетей. Им читать иногда даже привычнее чем общаться вербально. Люди старшего поколения, на своей шкуре познавшие силу писем из налоговой, ГИБДД, судов, от судебных приставов, ТСЖ, ЖЭКов, и прочих приятных и милых учреждений, тем более сильнее уважают и боятся мастеров эпистолярного жанра.

Во время написания письма у вас есть время все обдумать, привести грамотные взвешенные аргументы, обоснования. Во время телефонного разговора это сделать намного сложнее. Особенно если оппонент вас не хочет слушать, а Вам хочется разбить телефон ему об голову. Бывает, что собеседник просто не желает слышать Ваши аргументы. А письмо на официальном бланке, с подписью и печатью, он вынужден прочитать.

Письмо, с исходящими и входящими номерами, составленное по всем правилам и написанное на официальном бланке- это официальный документ. На него всегда можно сослаться, прокомментировать, приложить к делу, что называется "подшить". А это иногда стоит очень дорого. Юристы, адвокаты, прокуроры, представители государственных учреждений общаются только при помощи писем.

Учитесь правильно и грамотно писать и компоновать деловые письма. Это не сложно. Письмо состоит из тех частей. В идеале разбитом на три абзаца. Вводная часть, основная и заключение. Что было. Что есть. Что будет. Ну, или вы хотите чтобы так было.

В первой части, принято расставлять декорации. В 2-3 предложения необходимо описать «бэкграунд». С чего все начиналось.

«30 Февраля 2014 года , между нашими организациями был заключен договор №666 о поставках в наш адрес микропроцессоров Apple А8».

«Во время переговоров, состоявшихся 31 Декабря 2005 года, представители Вашей организации сообщили что на вольфрамовых рудниках в Африке, принадлежащих Вашему концерну, широко используется детский труд».

«Мы внимательно рассмотрели Ваш запрос Вх. №007 от 08 Марта 2016 о снижении наших отпускных цен на 90%».

Далее , следует основная часть. Она уже должна быть объемнее. Тут необходимо обосновать почему вы хотите чтобы стало именно так, как вы опишите в заключительной части. Привести аргументы, сослаться на факты, статьи закона, технические и экономические показатели.

«После проведения детального анализа, выяснилось что поставляемые Вами процессоры в состоянии решать только несложные арифметические задачи. Поэтому применение их в смартфонах 7 поколения, разрабатываемых нашим предприятием невозможно. В приложении №1 находится заключение экспертного совета госкорпорации «Роснано» – 168 листов».

«Использование детского труда запрещено законодательством РФ. Но поскольку добыча ведется в странах Африки, в данном случае, это не имеет значения. Однако нам прекрасно известно, что детский труд оплачивается ниже, чем труд совершеннолетних работников. Как правило, разница составляет не менее 30%. Таким образом, себестоимость Вашей продукции ниже, чем у Ваших конкурентов, в то время как отпускные цены находятся на рыночном уровне. »

«За период с января по декабрь 2014 года, стоимость аренды складских помещений выросли на 15%, тарифы на электроэнергию на 4%, стоимость ГСМ на 6%, а расходы на приобретение комплектующих – на 17%. Таким образом, суммарное удорожание себестоимости поставляемой Вам продукции составило 23%».

Наконец- заключение. Финал, триумф воли, ментальный оргазм, апофеоз, выражение Ваших желаний. Тут необходимо четко сформулировать, чего Вы хотите от того, кому письмо адресовано. Или почему Вы не сделаете так, как хочет он. Но – вежливо. На основании фактов и тезисов, изложенных выше.

«На основании вышеизложенного, просим срочно заменить всю партию микропроцессоров (35 000 штук), отгруженных нашей организации по накладной №3008 от 01 Мая 2014 на оригинальные изделия, соответствующие заявленным техническим параметрам за Ваш счет.».

«Исходя их этого, просим Вас снизить отпускные цены на вольфрам, поставляемый в наш адрес как минимум на 20%».

«Учитывая факты, приведенные выше, в ответ на Вашу просьбу сообщаем Вам следующие: сохранение отпускной цены на продукцию на прежнем уровне уже само по себе является предоставлением значительной скидки для Вашей организации».

Каким бы жестким и суровым не было Ваше письмо, в конце обязательно стоит снизить градус напряженности. Фразы типа «С надеждой на долгосрочные партнерские отношения.» «Учитываю перспективы дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества» и т.д. являются хорошим способом мягко закрыть за собой дверь, а не хлопнут ей так что на голову посыпается штукатурка.

Так как письма пишутся на имя одного руководства от другого руководства, а пишут их обычно другие люди, обязательно внизу необходимо писать мелким шрифтом настоящего автора опуса. Это пишется в сноске «Исполнитель». И контакты непосредственного криэйтора. Обязательно указывать исходящие и просить дать Вам входящие номера. Они Вам , возможно и Вашим юристам очень пригодятся.

В моей практике была история , которая научила меня уважать официальные

письма. Перевозчики потеряли вал. Мы поставляли на нефтяное месторождение запчасти для компрессорного оборудования. И где то между Нефтеюганском и Пыть-Яхом одна позиция потерялась. Причем не самая дорогая. Но без нее поставка не была укомплектована. Представители компании грузоперевозчика, юные девушки операторы с приятными голосами. Они находились в