Прежде всего, между заказчиком (ГАБТУ КА) и исполнителем (в нашем случае Кировским заводом) заключался «Договор на продукцию, сдаваемую через военпреда Заказчика». В этом документе определялись цены на танки, порядок их приёма, отправки и оплаты, сроки поставки и т. п. Что касается приёмки готовых машин КВ, то она велась по определённой схеме, утверждённой ГАБТУ КА и наркоматом тяжёлого машиностроения (в состав последнего входил Кировский завод) специальными приказами и директивами. Это происходило следующим образом.

После того как танк был собран, он принимался отделом технического контроля (ОТК) завода, а затем направлялся в 40-километровый заводской пробег для проверки правильности монтажа и регулировки узлов и агрегатов. После устранения выявленных недостатков (если они обнаруживались), КВ поступал на сдаточный 50-километровый пробег (в документах он ещё именовался военпредовским), который проводили представители военной приёмки ГАБТУ КА при участии ОТК завода. Машина считалась принятой, если она прошла эту дистанцию без серьёзных поломок. В случае, если в танке что-то ломалось, после ремонта он поступал на так называемый контрольный пробег (ещё назывался контрольно-сдаточным), в котором проверялась работа отремонтированного узла или агрегата. Километраж данного испытания определялся военпредом. Несмотря на указания ГАБТУ КА о минимально возможном километраже при пробегах (чтобы сберечь моторесурс новых танков для их последующей эксплуатации в войсках), некоторые КВ, особенно сборки 1940 года, ходили в контрольные пробеги 3–4 раза, пройдя при этом до 180 км.

Помимо ГАБТУ КА приёмку КВ вели также представители других ведомств. Так, военпреды Главного артиллерийского управления Красной Армии принимали установку орудий, пулемётов ДТ, оптических прицелов, работу подъёмного и поворотного механизмов. Военпреды Управления связи РККА осуществляли приём и контроль за работой радиостанции 71-ТК-3 и танкового переговорного устройства.

После приёмки всеми военпредами машина поступала в малярный цех, где её мыли и окрашивали. Затем КВ направляли на участок окончательной сборки, где проверяли подтяжку всех соединений, заправляли танк горючим, снабжали его ЗИПом, инструментом. Здесь же КВ осматривал представитель ОТК завода, после чего танк вновь предъявляли военпреду ГАБТУ КА, который принимал его под пломбу — в таком виде машина ждала отправки в войска. Кстати, если танк оставался в распоряжении завода (например, для проведения опытных работ) это тоже отражалось в документах военной приёмки.

При начале изготовления на заводе на каждый КВ заводилось так называемое дело машины, в которое вносились номера корпуса, башни, двигателя, пушки, коробки перемены передач и т. д., а также информация о ходе её сборки (включая фамилию бригадира), дефектах, обнаруженных в ходе заводского и военпредовского пробегов. При окончательной приёмке каждого КВ составлялся акт, который подписывали представители Кировского завода (в 1940–1941 годах начальник танкового отдела Ланцберг) и старший военпред (в 1940–1941 годах военинженер 2-го ранга А. Шпитанов). Отметка об этом делалась в деле машины, а также в журнале пробегов и журнале окончательно принятых танков (два последних вели военпреды). Только после составления акта приёмки заказчик (ГАБТУ КА) выписывал исполнителю (Кировскому заводу) документы на оплату танка.

При передаче КВ в войска на него заводился формуляр, содержащий основные сведения о машине (номер корпуса, башни, двигателя и т. п.), который отправлялся вместе с танком. Дело машины оставалось на заводе — в случае поступления рекламации из армии по нему легко можно было установить тех, кто допустил некачественную сборку.

При отправке КВ в войска из части, в которую они направлялись, приезжали приёмщики — как правило, механики-водители с несколькими техниками-командирами, а также отделение охраны. Старший команды принимал у военпреда танки, а также положенный ЗИП (в том числе и ротный), о чём составлялся соответствующий акт. КВ грузились в эшелон и обязательно закрывались брезентом — до начала войны отправлять танки открыто не разрешалось. Также категорически запрещалась отправка танков без представителей воинской части: за этим строго следили и такой практики ни до войны, ни после её начала не было. Теперь что касается учёта изготовленных танков. Заводы промышленности направляли в вышестоящую инстанцию (наркомат) декадные, ежемесячные, квартальные и годовые сводки о выполнении плана. В них указывалось количество собранных за каждый месяц танков, принятых ОТК, прошедших заводской пробег и предъявленных представителям военной приёмки на заводе. Таким образом, можно говорить о том, что промышленность предоставляла ежемесячные сведения о числе окончательно собранных машин.

Военпреды в своих ежемесячных «Оперативных сводках» (так официально назывались эти документы) указывали, сколько надлежало поставить танков по плану и сколько поставлено (то есть принято приёмкой) с начала года и за текущий месяц, сколько отгружено с завода. Если среди поставленных имелись машины более ранней сборки (например, среди принятых в декабре были изготовленные, но не принятые в ноябре), то их количество указывалось в примечании. Наряду с числом готовых танков в сводках могли быть сведения о том, сколько КВ находится в заделе на первое число месяца.

Танк КВ № У-3, вид спереди. Февраль 1940 года. На этом фото хорошо видна крышка, установленная на стволе гаубицы, и механизм для её открытия и закрытия (АСКМ).

Испытание танка № У-1 с большой башней. Район Ленинграда, июнь 1940 года. На этом фото хорошо видна крыша танка (АСКМ).

Вместе с оперативной сводкой подавалось так называемое «Извещение об отправке продукции с Кировского завода» за тот же месяц. В этих документах (за месяц их могло быть несколько) указывались сведения об отгружённых с завода машинах с указанием их заводских номеров, военного округа и части, в которые они направлялись, даты убытия с завода и номер транспорта (эшелона). Оперсводки за прошедший месяц направлялись в ГАБТУ КА, как правило, не позднее третьего числа нового месяца.

Помимо оперативных сводок за месяц, существовали ещё и так называемые декадные сводки (за декаду каждого месяца), составляемые военпредами. В них указывалось количество танков, принятых ОТК завода и военпредами, а также давались сведения о числе отгружённых КВ за декаду с указанием их заводских номеров и места назначения.

Как видно, система учёта, приёмки и отправки танков КВ (да и другой военной продукции) в Советском Союзе была довольно сложной и многоуровневой. Однако это позволяет очень точно (до машины) разобраться не только в количестве изготовленных боевых машин, но и в том, куда и когда какие из них отправили с завода.

К сентябрю 1940 года на Кировском заводе было принято 52 серийных танка КВ, из которых почти половину — 24 машины — составляли КВ-2.

К этому моменту стало окончательно ясно, что «большая башня с системой М-10, спроектированная экстренно в период финляндского конфликта, требует больших переделок и доработки». Среди основных недостатков башни назывались её большая масса, слабый погон, недоработанный поворотный механизм (башня тяжело вращалась) и стопор для крепления «по-походному» (его часто срывало).