Услыхав же о ежедневных пятиминутках, еженедельных тактических, ежемесячных стратегических и ежеквартальных выездных совещаниях, они восклицали: "Это безумие! Где найти столько времени? Совещаний и так слишком много".

Даже если сейчас большая часть совещаний проходит у вас впустую, задача не в том, чтобы совсем отказаться от них, а в том, чтобы повысить их эффективность. Грамотно построенные и должным образом проведенные совещания помогают даже сэкономить время.

Удачные совещания позволяют улучшить управление компанией, поскольку они ускоряют принятие решений и устраняют необходимость пересматривать одни и те же вопросы снова и снова. Персонал меньше времени тратит на одно и то же дело и быстрее переходит к следующему.

А еще вы избавитесь от тенденций, которые я называю поглотителями времени.

Хронофаги — пожиратели времени

Большинство знакомых мне руководителей тратят часы на то, чтобы отослать письмо по электронное почте, оставить сообщение на автоответчике или лично прояснить те вопросы, которые нужно было решить на совещании. Но никто не думает об этом при подсчете времени, потраченного впустую на совещаниях.

Я уверен, что хронофаги — самая незаметная и опасная черная дыра современного корпоративного мира Америки, на которую мало кто обращает внимание. Чтобы удостовериться в этом, достаточно лишь бросить взгляд на структуру звена высшего руководства компании в любой организации.

Предположим, что у семи начальников отделов есть 21 комбинация отношений "один на один", которые необходимо поддерживать для того, чтобы оставаться в курсе дела. Это само по себе практически невозможно.

А если принять во внимание десятки простых сотрудников, которые подотчетны этой семерке и которые должны быть в курсе дел друг друга? Таким образом, общение внутри компании перегружается, причем времени и энергии на него тратится еще больше. Если на совещании не удалось достичь ясности и взаимопонимания, приходит в движение колоссальная сила человеческой активности: все стараются самостоятельно узнать, кто из окружающих чем и зачем занимается.

Хронофаги настолько прочно вошли в привычный распорядок рабочего дня, что их очень сложно выделить в отдельную категорию потерянного времени. Я не перестаю удивляться руководителям, которые поглядывают на часы в конце совещания и заявляют своим подчиненным: "А теперь давайте займемся настоящей работой". В большинстве случаев "заняться настоящей работой" означает вернуться в свой кабинет и ответить на сообщения, полученные по электронной и голосовой почте, пытаясь прояснить полное непонимание в отношении общей линии действий.

Представьте, что начальник отдела говорит на совещании: "Сегодня закончим совещание пораньше. Мне нужно объяснить то, о чем я не смог поговорить с вами после нашего прошлого совещания". Удивительно, почему умные люди не могут понять взаимосвязь между неспособностью добиться ясности на совещаниях и тем временем, которое впоследствии требуется для прояснения положения?

Как свидетельствует название этой книги, плохие совещания не так безобидны, как может показаться на первый взгляд. Дело не только в разочаровании и подавленности, которыми переполнены их участники по окончании мероприятия. Плохие совещания, а также их последствия, негативно влияют на жизнедеятельность компании, снижают самооценку людей, омрачают их взгляд на жизнь и портят личные отношения с коллегами и близкими.

Как для руководителей, так и для их подчиненных, оптимизировать совещания значит не только внести лепту в процветание компании, но и улучшить качество своей жизни. Нашей жизни.

Ниже представлена простая таблица, которая может пригодиться вам для проведения тактических совещаний.

Еженедельное тактическое совещание

Дата_______

I. Заметки по разминке

II. Ключевые моменты обзора статистики

Цель/показатель:

1

2

3

4

5

Отставание

Точно

Опережение

Неизвестно

III. Пункты повестки дня

Номер Тема

IV. Возможные стратегические вопросы

Тема

V. Решения/действия

VI. Сообщения

Я благодарен стольким людям!

Прежде всего, я благодарю мою жену Лору за откровенность, увлеченность и непоколебимость. За те жертвы, которые она ежедневно приносит во имя меня и наших детей — это намного важнее, чем то, что делаю я. А этих трех мальчиков, Коннора, Мэттью и Кейси, я благодарю за то, что они наполняют радостью каждый день моей жизни.

Я благодарю скромных сотрудников Table Group. Их талант, преданность и дружба с каждым годом, проведенным вместе с ними, значат для меня все больше и больше. Спасибо Трейси Ноубл за помощь при написании этой книги и за удивительное внимание к качеству и деталям. Спасибо Эми Хьетт за все то бескорыстие, с которым она помогала мне и моей компании встать на ноги. Спасибо Джеффу Гибсону за помощь при написании этой книги, за терпение и способность учить нас и учиться у нас. Спасибо Карен Амадор за ее любезность. Спасибо Мишель Ранго за бесстрашие и увлеченность. Спасибо Амберу Хантеру за настойчивость и преданность.

Конечно же, я благодарю моих родителей по очевидным биологическим, историческим и материальным причинам — за полную и безоговорочную поддержку на протяжении всей моей жизни. Спасибо Ритамари и Марку Теннисонам, Винсу и Норе Ленсиони за любовь и поддержку.

Я благодарю моего редактора, Сьюзен Уилльямс, за постоянство, доверие и "шестое чувство", с каждой книгой я ценю все это больше и больше. А также спасибо всем сотрудникам издательств Jossey-Bass и Wiley: Эрику Трэшеру, Тодду Берману, Джессике Черч, Робу Брендту, Джеффу Уайнекену, Деборе Хантер, Седрику Крокеру, Робу Дайеру, Рику Грешу, Деан Каррелу, Уиллу Песку. Спасибо за вашу преданность.

Я благодарю моего агента, Джима Левайна, за советы и искреннее участие в моей судьбе и судьбе моей фирмы.

Я благодарю Шарлотту Роджерс за то, что она присматривает за нашими детьми и дарит мне и Лоре минуты спокойствия.

Я благодарю всех любознательных читателей, отзывы которых очень помогли мне: Джона Родригеса, Сьюзен и Джона Бинз, Жана Ковака, Марка Видика и Рика Шульца. Я благодарю моих друзей, которые не видят и не слышат меня месяцами, если я работаю над книгой: семейства Бинз, Карлсон, Гарнер, Белли, Боллз, Патч, Эли, Берри, Жилмор, Грубер, Франзьер, Хеммит, Гронинджер, Роубл и многих других, которые, вероятно, мне больше не будут звонить.

Я благодарю всех клиентов, которые удостоили меня и моих коллег чести работать с ними и с их сотрудниками за последние несколько лет. Я не могу выразить, как я ценю ваше доверие, щедрость и интерес к делу. Я благодарю друзей Table Group: Alliance of Chief Executives, Solutions@Work, TEC, Young Entrepreneurs' Organization и многих других. Я благодарю также Верна Харниша и корпорацию Gazelles, Inc. за поддержку и советы на протяжении многих лет.