Мы уже видели, что определения и приговоры Тайной канцелярии обычно выносились и могли делаться только министрами. В делопроизводстве эти определения играли роль лишь ступенью меньшую, чем царские указы, и стояли, таким образом, на втором по значимости месте. Если императорские указы не подчинялись и не могли подчиняться никаким делопроизводственным формам, то «определения» имеют в этом смысле некоторую историю.

С 1718 года, с самого начала существования Тайной канцелярии, ее приговоры и определения сразу приобретают относительно прочную форму, выливаясь в следующий шаблон: «1718 г. ноября в 30 день по указу великого государя, тайный советник и от лейб-гвардии капитан Петр Андреевич Толстой, генерал порутчик Иван Иванович Бутурлин, от лейб-гвардии Преображенского полку майор Андрей Иванович Ушаков, от гвардии от бомбандир капитан порутчик Григорий Григорьевич Скорняков-Писарев, слушав вышеписанного (или “сея выписки”)… приговорили»… (идет самый приговор с глаголами в неопределенном наклонении). Если сравним эту форму приговора с формами, бывшими в майорских розыскных канцеляриях (кн. П. Голицына, Матюшкина и др.), то увидим, что отличия отсутствуют. Таким образом, перед нами опять намек на преемственность майорских канцелярий и Тайной канцелярии, на их близкую кровную связь.

Форма определений оставалась неизменной до 1722 года, но в самом начале этого года происходит какой-то перелом, вследствие которого она совершенно изменяется. В результате определение от 15 февраля 1722 года имеет уже следующий вид: «…По указу Его Императорского Величества, Тайная Канцелярия, слушав сей выписки, определила…» С этих пор до самого конца существования Тайной канцелярии форма ее определений и приговоров уже не меняется.

Трудно при столь скудных данных уловить значение этих изменений, но можно полагать, сопоставив две формы, что первая из них имела в виду более лица, вторая же — более учреждение, и такая перемена формы, быть может, свидетельствует, что к 1722 году Тайная канцелярия стала больше государственным учреждением, чем конторой, исполнявшей личные поручения.

Первое впечатление при рассмотрении определений и приговоров может повести к заключению, что в такой вид обычно облекались распоряжения министров, касающиеся присуждения к наказанию и пыткам колодников, то есть собственно судебные приговоры. Но это верно только отчасти: определения хотя и в меньшей степени, но все-таки касались и других сторон деятельности Тайной канцелярии. Мы уже видели, как разнообразны были занятия министров, когда они оказывались в Тайной канцелярии. Конечно, большая часть времени уходила на судебные разбирательства и на вынесение приговоров, облекаемых в форму определений, однако у Тайной канцелярии в заведывании были имущества и конфискованные суммы; у нее был свой бюджет, который тоже требовал наблюдения и распоряжений. Сколько удается проследить, все в области финансовой тоже делалось исключительно определениями — с таким же точно изменением форм их во времени. Ни один даже мелкий расход не делался без соответствующего определения.

Однако деятельность министров в «определения» все равно не укладывалась, и это привело к появлению новой делопроизводственной формы. Еще до ее установления находим в делах Тайной канцелярии полуофициальную форму: тетрадь с заголовком «Записка приказам Его Превосходительства Петра Андреевича Толстого»; внутри этой тетради записано в хронологическом порядке по дням, когда Толстой бывал в Тайной канцелярии; скорописью набросаны все его мелкие приказания по содержанию колодников, исполнению бумаг и проч. Тут же есть отметки о пребывании в Тайной канцелярии государя. Тетрадь эта, несомненно, сначала не имела официального значения делопроизводственной формы, но под влиянием практики, по-видимому, к 1724 году эти записки частного характера получают название «протоколы». Эти «протоколы», переплетенные в кожаные переплеты, дошли до нас от 1724, 1725 и 1726 годов.

Протоколы велись в двух видах: во-первых, просто протоколы и, во-вторых, протоколы «по секретным делам». Обычные протоколы — это повседневные записи всего, что делалось в Тайной канцелярии главным образом во время присутствований министров с отметками, когда и кто из них приезжал. Тут же говорится о посылаемых бумагах, об учинении новых «розысков», об исполнении (в деталях) приговоров; здесь же находим отметки об учинении наказаний и т.д. Словом, не только записывались приказания министров (в том числе мелкие), но вносилась в «протоколы» вообще вся жизнь Тайной канцелярии. Здесь же отмечались болезни колодников, смерти, привод новых арестантов и распоряжения по конфискованным имуществам.

В протоколах «по секретным делам» имеются распоряжения министров (и секретаря) исключительно по делам секретного характера, которые не могли быть помещены в общий протокол, поскольку это нарушало «тайность». Характер этих протоколов тот же, что и общих протоколов, но содержание другое. Оба вида «протоколов» обычно скреплялись подписями «министров»; чаще всего это была подпись А.И. Ушакова.

Когда в Тайную канцелярию поступало какое-либо обвинение или доношение, учинялось «следование»; совокупность всех производимых в его процессе действий, заносимых на бумагу, и образовала собой делопроизводственную форму — то, что ныне принято называть «дело»; такое же название существовало и в то время. Озаглавливались дела обычно именем обвиняемого — например: «О Ефиме Санине», «О Березине»; иногда же, когда дело было сложное, оно получало название по какому-либо другому признаку, например по месту действия, — так появилось «Новгородское дело», «Ревельское дело». Сам способ ведения дела обычно обусловливал и форму его.

Первую часть всякого «дела» составляют бумаги, в силу которых дело началось; обычно это или письма Макарова, или промемория из какого-либо присутственного места, или просто отметка о приказе кого-либо из министров. Вторую часть дела обычно составляют допросные и пыточные речи, то есть записи того, что обвиняемые и свидетели говорили на допросах и пытках; при этом речи эти закреплялись подписями допрашиваемых и пытаемых. Почти постоянно из этих «речей» делался краткий экстракт — выписка, которая докладывалась министрам во время слушания ими дел. Третью часть дела составляет определение Тайной канцелярии; в его тексте обычно встречается выражение «слушав сия выписки» — то есть идет речь о только что упомянутом экстракте. Вслед за определением-приговором обычно помещается объявление преступнику о его вине и присужденном наказании. Наконец, в самом конце дела часто есть заметка об исполнении приговора.

Таковы основные части каждого «дела» Тайной канцелярии. Но очень немного дел выдерживают в чистоте такой тип. Часты элементы, расширяющие и усложняющие состав дела: например, иногда после допросных речей Тайная канцелярия делает постановления о дальнейших шагах для продолжения допросов и розысков, или о вытребовании новых лиц, или об изменении самого процесса (например, о передаче всего дела в ведение другого учреждения), или о наведении каких-либо справок в других учреждениях. Тогда дело сильно разрастается. Довольно часто тут же прилагаются письма министров и секретарей друг к другу; в этих письмах они обмениваются мнениями по поводу данного дела.

Большое денежное хозяйство Тайной канцелярии также требовало делопроизводственных форм, и они, видимо, существовали. Приход и расход был более или менее выделен в особое делопроизводство; обычно оно вверялось одному канцеляристу, который и вел самостоятельно весь приход и расход. Как мы уже заметили, расходы, даже незначительные, производились обычно на основании определений. Все определения финансового характера переплетались, с приложением всей вызываемой ими переписки, в общие книги, отрывки которых дошли до нас. Кроме того, велись многочисленные записи и ведомости прихода и расхода в виде таблиц, обычно приурочиваемых к месячному сроку. Образованию этой последней формы способствовала необходимость отсылки ежемесячных ведомостей в ревизион-контору при Сенате. Эти ведомости звались «счетными выписками Канцелярии Тайных Дел денежного прихода и расхода». Первичными формами, по которым и составлялись эти «счетные выписки», были, во-первых, «тетрадь записная расходу», во-вторых, «тетрадь записная приходу» за соответствующий год, куда тщательно заносился всякий приход и расход, делаемый кассой. Таким образом, денежное делопроизводство Тайной канцелярии выражалось в трех формах: 1) книги «определений» с исполнениями по ним; 2) тетради (или книги) расхода и тетради прихода и 3) «счетные выписки».