Зачастую они оказываются в безвыходной ситуации. У них не остается времени, чтобы развивать бизнес, потому что они слишком заняты тем, что работают на этот бизнес. И выйти из бизнеса они не могут, потому что не разработали бизнес-системы и не задокументировали задачи и процессы. Вместо бизнеса они выстроили себе тюрьму. Поймите меня правильно: возможно, они и достигли финансового успеха. Возможно, их бизнес процветает благодаря преданным клиентам, но проблема в том, что они оказались в тупиковой ситуации – скованные своим бизнесом по рукам и ногам.

Если им придется уйти или они заболеют на длительное время, их бизнес прекратит свое существование. Проблема в том, что ноу-хау этого бизнеса находится только в одном месте – у них в голове. Единственный выход – найти время, чтобы разработать воспроизводимые бизнес-системы. К счастью, этот утомительный процесс можно облегчить, если разбить его на этапы. Ваша цель – убрать самое большое препятствие для развития вашего бизнеса – вас. Даже если вы не собираетесь в ближайшее время покидать свою компанию, наступит день, когда вам захочется взять паузу, заняться новым проектом, нанять новых сотрудников или даже продать свой бизнес. И когда это время настанет, вы будете рады моему совету.

Ваша задача как предпринимателя – быть новатором и разработать системы. Даже если пока что вы единственный сотрудник своей компании, важно обдумать долгосрочную перспективу и мыслить масштабно. Прежде всего, представьте, что ваш бизнес в десять раз больше, чем сейчас. Какие должности и функции существовали бы тогда? К примеру, вы бы наняли кого-нибудь для бухучета, или для доставки заказов, или для продаж и маркетинга? Думаю, вы поняли, о чем я.

Если вы индивидуальный предприниматель, не страшно, что до поры до времени вы сами выполняете все или почти все функции. Но страшно, если вам приходится выполнять все функции. Если вы незаменимы, это уже проблема, и ваш бизнес сможет развиваться только вместе с вами.

Нужно рассмотреть каждую должность в бизнесе. Причем когда я говорю «должность», я не имею в виду отдельного человека. К примеру, в малом бизнесе один и тот же человек может работать администратором и заниматься бухучетом. И хотя один человек выполняет обе функции, это все же две разные функции, и если бы бизнес расширился, эти роли выполняли бы два разных человека. В еще более крупном бизнесе одну должность можно разбить на две. Например, бухгалтер по счетам к оплате и по счетам к получению. Когда определите все должности в своем бизнесе, можете сформулировать задачи для каждой должности. Например, выполнения каких задач мы ждем от бухгалтера? Это могут быть:

• выставление счета клиентам;

• выверка банковских счетов;

• отслеживание неоплаченных счетов;

• оплата по счетам поставщиков и т. д.

Теперь, определив все должности и задачи, нужно подробно задокументировать, как выполнять каждую задачу.

Один из самых эффективных методов, которые помогут выстроить бизнес-системы, – чек-лист, или список операций. Чек-лист легко составить, легко следовать ему. Составив список всех задач, вы сможете записать, как конкретно выполнять эти задачи.

Упрощенный пример выполнения задачи «Отслеживать неоплаченные счета» может выглядеть примерно так:

• составлять отчеты по счетам к получению;

• если оплата счетов задерживается на 7–13 дней, отправлять вежливое напоминание клиентам;

• если оплата счетов задержана на 14–27 дней, позвонить клиенту и напомнить, что нужно оплатить;

• направить счета, оплата которых задержана дольше чем на 27 дней, в агентство по взысканию долгов.

Видите, как мы разбили задачу на небольшие, простые шаги? Только учтите, что мы привели упрощенный пример – исключительно в целях наглядности. На самом деле некоторые из этих шагов делятся на ряд дополнительных, которые тоже нужно задокументировать, – например, как составлять отчеты по счетам к получению?

Итак, в целом процесс состоит из трех этапов.

1. Сформулировать все должности в вашем бизнесе.

2. Определить задачи по каждой должности.

3. Составить чек-листы – подробные инструкции по выполнению каждой задачи.

Если, допустим, вы решите делегировать задачу или передать ее в аутсорсинг, будет намного проще отдать человеку пошаговую инструкцию (руководство к действию), вместо того чтобы объяснять ему на пальцах, а потом висеть над ним и контролировать каждый шаг.

Теперь так легко будет расширить ваш бизнес – просто наймите новых людей. Как только вы увидите потрясающие возможности бизнес-систем, вам никогда не захочется вернуться к старым методам.

Как видите, бизнес-системы – это задокументированные процессы, которыми вы уже пользуетесь. Сейчас все эти процессы «хранятся» у вас в голове и доступны только вам. Документировать их – единственный способ легко расширить бизнес и позволить ему работать без вас.

Кроме того, это позволит вам сохранить клиентов, убедив их в стабильности вашего бизнеса. Если, или когда, придут новые сотрудники или уйдут старые, вы ведь захотите, чтобы клиенты все равно получали неизменный первоклассный опыт общения с вами. Это нельзя оставлять на усмотрение сотрудников. Это должно быть неотъемлемой частью бизнеса, а его систематизация – лучший способ добиться этого, насколько мне известно.

Нил Армстронг однажды сказал:

Когда мы начинаем новый бизнес, обычно столько эмоций и ажиотажа, что практически все время мы тратим на одну цель – придумать «как туда добраться», то есть как добиться успеха, и намного меньше внимания уделяем тому «как вернуться обратно», то есть стратегии ухода.

Начиная бизнес, важно мыслить здраво и планировать, как вы уйдете из бизнеса. На первый взгляд, это очевидно, но именно об этом многие предприниматели не задумываются, пока не станет слишком поздно. Как все закончится? Кто станет вашим покупателем? Зачем им покупать ваш бизнес? Они купят ваш бизнес из-за клиентской базы, из-за дохода или интеллектуальной собственности? Как они окупят свои инвестиции? Ответы на эти вопросы помогут вам представить вашего покупателя и объяснить себе, почему он должен купить ваш бизнес. Важно обдумать эти вопросы с самого начала, потому что они помогут решить, как выстроить ваш бизнес и на чем сосредоточиться. Если ваша цель – выйти из бизнеса стоимостью $50 млн, то все ваши действия в бизнесе должны отвечать на один вопрос – поможет ли это приблизиться к $50 млн?

Управление бизнесом редко приносит столько же денег, сколько принесет его продажа. Человек или компания, которая выводит вас из бизнеса, – и есть ваш конечный клиент, и если порадовать его, это принесет вам самую крупную сумму, какую вы когда-либо получали. Множество людей заработали целое состояние именно таким способом. К сожалению, огромное число компаний ничего не стоят и в итоге просто сходят на нет, потому что владелец хочет или должен двигаться дальше, а покупателя ему не удалось найти. Вот почему так важно систематизировать бизнес таким образом, чтобы в конце концов получить крупную сумму денег, а не столкнуться с тем фактом, что столько лет упорного труда кончились ничем – относительно ценности бизнеса.