4. Когда будете говорить, не держитесь за стойку или рычаг микрофона; всегда говорите поверх микрофона, в таком случае он правильно примет ваш голос. Когда обращаетесь к людям, сидящим в дальних углах комнаты или за столом для руководителей конференции (как правило, по одну сторону от стола), поворачивайтесь к ним всем корпусом, чтобы можно было говорить, продолжая смотреть поверх микрофона.

5. Говорите, а не кричите. Ведите себя так, как будто беседуете с маленькой группой друзей. Это не значит, что нужно говорить безжизненным голосом или шептать; придайте речи энтузиазма, но не кричите.

6. Если вам нужно держать микрофон, чтобы ходить по сцене, примените описанные выше принципы; в данном случае не двигайте рукой, в которой держите микрофон, и попытайтесь сохранять некоторую дистанцию между ним и своим ртом.

Настольный микрофон

Настольный микрофон предъявляет те же требования, что и напольный; единственное отличие заключается в том, что обычно он крепится к подвижному рычагу. Регулируя высоту микрофона, делайте это уверенно и начинайте говорить только после того, как установите микрофон в нужное положение.

Если вам предлагают микрофон только тогда, когда приходит ваша очередь выступать, то перед тем, как согласиться или отказаться, проанализируйте ситуацию. Если остальные ораторы выступали без микрофона, а помещение невелико, значит вас смогут услышать даже те, кто сидит в задних рядах, поэтому вы можете отказаться. Если кто-то из ораторов пользовался микрофоном или если вы чувствуете, что размеры помещения и его акустика могут помешать людям нормально слышать вас, возьмите предложенный микрофон.

При наличии технических проблем с микрофоном, которые, как вы подозреваете, исправить не удастся, выключайте микрофон и говорите без него. Не надо никого спрашивать, что они думают по этому поводу. Выступаете вы, и вы отвечаете за успех своего доклада. Микрофон должен помогать вам. Если он не помогает, то лучше обойтись без него.

«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»

Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.

Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.

Начните с повестки собрания

Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.

Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.

Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.

Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.

Разделите собрание на несколько этапов

Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.

1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.

2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.

3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.

4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.

Ведите себя соответствующим образом

Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.

Поза

Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.

Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.

Визуальная коммуникация

Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.

Словарь

Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.