Сразу же после прочтения письма Ричер направил контр-адмиралу Конраду блиц-телеграмму, в которой содержался следующий текст: «Разумеется, даю согласие. 1 августа буду на месте». В своих воспоминаниях капитан Ричер описывал то, что его ожидало по прибытии 1 августа в Берлин. Он все еще не был официально утвержден руководителем экспедиции, а потому хотел ознакомиться с состоянием дел в целом. Что же он описал в своих мемуарах? ««Люфтганза» предоставила мне в распоряжение офисное помещение в здании, где находилось руководство, занимавшееся полетами через Атлантику. Я мог диктовать секретарю отдела — если у того было время! — некоторые письма. Однако секретари явно не утруждали себя работой со мной. Я тщетно искал помощь в ведении бумажных дел, которые мне приходилось совмещать с подготовительными работами к экспедиции, ведшимися в жуткой поспешности. Мне надо было налаживать связи с ответственными лицами из министерств, которые были подключены к организации экспедиции, с органами власти и научными структурами. Мне приходилось согласовывать план навигационных и научных заданий, заказывать аппаратуру и необходимые устройства, и при этом все еще обсуждать поставленные перед экспедицией цели. В дальнейшем мне приходилось подыскивать поставщиков оборудования, теплой одежды для экипажа судна, подбирать полярное оборудование для летного персонала, выискивать одежду для полетов, сани, лыжи, котлы, палатки и все подобное. При этом мне надо было следить за тем, чтобы все это закупалось по возможности как можно дешевле, а качество было как можно выше. Для достижения обозначенных экспедиционных целей мне также приходилось закупать винтовки, боеприпасы к ним, собирать экспедиционную библиотеку. Но в первую очередь меня должно было волновать фотографическое оборудование, при помощи которого во время полетов с самолета надо было снимать антарктические территории и проводить фотограмметрические измерения. Вдобавок ко всему мне надо было обеспечить кинопроектор и кинофильмы к нему. Не стоило забывать о «Северогерманском Ллойде», которому было поручено снаряжение корабля. Надо было проследить, чтобы пароходство отдало указания о доставке необходимого оборудования, продуктов из расчета на 80 человек, медикаментов, чтобы было доставлено все предназначенное для выхода на антарктический берег, чтобы были собраны со всех частей рейха и из-за границы научные приборы. И опять же закупить это надо было по минимальным ценам. При всем этом сделать все это надо было как можно быстрее, так как от старта экспедиции, запланированного на 15 декабря 1938 года, нас отделяло всего лишь три месяца. Ни одного пфеннига из бюджета экспедиции нельзя было заплатить авансом, а потому оплату надо было производить только после получения заказа, что не могло не задерживать закупки. Положение осложнялось тем, что экспедиция готовилась в политически напряженное время (произошло воссоединение Судетской области с рейхом), а потому военное министерство и министерство авиации во многом были заняты своими собственными делами».

В конце августа 1938 года произошло событие, которое поставило под угрозу саму возможность осуществления экспедиции. Это был гром, раздавшийся среди ясного неба. В Берлин из Рио-де-Жанейро пришла радиотелеграмма советника Кайе. В ней значилось: «Катапультирующий корабль «Вестфалия», принадлежащий «Люфтганзе», не может быть предоставлен в распоряжение антарктической экспедиции». Сразу же надо оговориться, что подобное решение было вполне оправданным. Построенный в 1905 году корабль «Вестфалия» находился отнюдь не в лучшем состоянии. Его, конечно, можно было отремонтировать и перестроить. Однако для переделки корабля, сошедшего со стапелей 33 года назад, потребовалось бы слишком много времени. Уложиться в срок к 17 декабря 1938 года не представлялось никакой возможности.

Впрочем, для самого Ричера подобное развитие событий не стало неприятным сюрпризом. Еще только когда он получил задание возглавить готовящуюся антарктическую экспедицию, то он пытался высказать некоторые сомнения относительно целесообразности использования «Вестфалии». Кроме этого его смущало, что корабль переделывали в экспедиционное судно в Рио-де-Жанейро. Ричер знал о плачевном состоянии «Вестфалии» отнюдь не понаслышке. Он был знаком с кораблем еще по времени работы в «Люфтганзе». Ричер небезосновательно полагал, что переделка корабля в далекой стране, где не имелось никакой возможности контролировать ход работ, могла затянуться, что могло привести к срыву экспедиции. Кроме этого Ричер побаивался, что бразильские рабочие могли не самым добросовестным образом отремонтировать судно, что во время пребывания в Антарктике угрожало привести к трагическим последствиям. В своих воспоминаниях он писал: «В этих условиях сохранение в тайне готовящейся экспедиции, чего пытались добиться всеми средствами, едва ли было возможно, что в Германии, что в Рио-де-Жанейро».

Отказ от «Вестфалии» значительно добавлял работы что капитану Ричеру, что советнику Вольтхату. Всем заинтересованным лицам было понятно, что надо было срочно искать простое и убедительное решение. В этих условиях барон Габленц, являвшийся директором «Немецкой Люфтганзы», предложил использовать для экспедиционных целей корабль «Швабия» который выполнял в Южной Атлантике роль заправочной базы для самолетов. «Швабия» могла стать вполне успешной заменой для «Вестфалии». Капитан Ричер поддержал это решение двумя руками. Он бывал в свое время на борту «Швабии» и нисколько не сомневался в ее хорошем состоянии. Теперь нельзя было терять ни дня. В кратчайшие сроки между Имперским министерством авиации и дирекцией «Люфтганзы» было достигнуто соглашение: «Швабия» направлялась в Германию. Корабль должен был отбыть 20 октября 1938 года из гавани Хорта (Азорские острова) и взять курс на Гамбург.

Как уже говорилось выше, первоначально теплоход «Швабия» именовался «Черной скалой». Он был построен в Киле по заказу пароходства «Ганза» (Бремен). Планировалось, что судно будет совершать регулярные рейсы в Индию. «Черная скала» была приобретена «Люфтганзой» в 1934 году, после чего она была переделана (при соответствующем ремонте) в корабль, обеспечивающий трансатлантические полеты немецких самолетов. Перестройка теплохода в катапультирующий корабль в течение нескольких месяцев происходила на бременском предприятии «Дешимаг», которое традиционно специализировалось на подобного рода реконструкциях. 17 августа 1934 года корабль под именем «Швабия» был сдан в эксплуатацию. Он должен был отбыть в плавание из Бремерхафена. Это было настолько значимым событием, что в этот городок на «Юнкерсе-52» прибыл Эрхард Мильх, в то время еще не бывший генералом-фельдмаршалом люфтваффе, а всего лишь статс-секретарем в Имперском министерстве авиации, куда его пригласил Герман Геринг. Одновременно с этим «Люфтганза» использовала спуск на воду «Швабии» в качестве информационного повода, что являлось прекрасной возможностью продемонстрировать корабль прессе.

Это было отнюдь не простой прихотью дирекции «Люфтганзы». Дело в том, что был учен опыт (не всегда положительный) работы катапульты на «Вестфалии». Все недочеты были устранены при перепроектировке «Швабии», которая, подобно «Вестфалии», должна была нести службу в тропических водах. Принципиальное отличие заключалось в том, что на «Швабии» катапульту расположили в кормовой части. То есть самолеты должны были приводняться и взлетать позади корабля. При этом сама катапульта имела поворотное устройство, которое позволяло разворачивать ее едва ли не на 360°. Поэтому катапульта могла приподниматься для переноса гидросамолетов на борт. Новая конструкция катапульты позволяла размещать на борту одновременно трех «китов», три самолета типа «дорнье-валь». Это нисколько не мешало запуску и приему отдельного из них.