ДИ разрабатываются руководителями структурных подразделений для своих непосредственных подчиненных. Основная задача ДИ охватить все аспекты деятельности сотрудника, описав их максимально точно и подробно. На основании ДИ руководитель может оценить работу сотрудника, находящегося в подчинении. Хотя, еще существуют такие руководители (и мне приходилось с ними сталкиваться), кто с уверенностью говорит, что ДИ не нужна, что сотрудники и так неплохо работают. В связи с этим вспоминается случай, когда в одну из розничных компаний был принят бренд-менеджер (это была новая позиция, и заказчик еще не определился, чем именно будет заниматься новый сотрудник).

Примерная картинка функционала бренд-менеджера у заказчика существовала в голове, но он всячески противился тому, чтобы ДИ была документально оформлена, аргументируя это тем, что еще не время, что сотрудник еще находится на испытательном сроке, и он еще сам пока не знает, какие именно обязанности новичку стоит вменить вдогонку. Все закончилось тем, что новоиспечённый сотрудник, уволился до конца испытательного срока. Причиной тому послужила ситуация, когда сегодня заказчик ставил перед ним одну задачу, завтра – другую, послезавтра – третью, в итоге, терпение новичка лопнуло и он решил «поискать счастья» в другом месте.

Кто-то не спешит с составлением ДИ, аргументируя это тем, что все аспекты можно прописать в трудовом договоре, и что Трудовой Кодекс вовсе не заставляет составлять ДИ, а лишь вскользь рекомендует это сделать. Тем не менее, получить представление о том, чем новичку предстоит заниматься в новой компании, из текста трудового договора, крайне сложно. В связи с этим между сотрудником и компанией не редко возникает недопонимание, переходящее порой в открытое противостояние. Если предмет споров не урегулирован, конфликт грозит стать причиной судебного разбирательства. Таким образом, ДИ, с одной стороны максимально конкретизируя функционал сотрудника, с другой способствует устранению всевозможных склок по поводу служебных обязанностей.

Отсутствие ДИ отягощает жизнь и той и другой стороне, несмотря на то, что составление и согласование данной инструкции требует определенного времени. Прописывая каждый шаг сотрудника, работодатели стремятся застраховаться от различных форс-мажоров, что не всегда получается на практике, а вот пресечь проявление всякого рода самостоятельности и инициативности получается почти всегда. Действия, не предусмотренные ДИ, многими работодателями рассматриваются, как основания для введения штрафов, а то и вовсе повод к увольнению. По этим причинам многие сотрудники крайне настороженно, а то и негативно относятся к ДИ, считая их бюрократическим элементом, призванным выступать в роли «кнута».

Длинные, «раздуто-размытые» и глупо составленные ДИ, не хочется даже читать, не то, чтобы им следовать. Наверняка и Вам приходилось сталкиваться с тем, когда сотрудники жаловались на то, что их ДИ не соответствует реальности, что она написана человеком, который не имеет ни малейшего представления о том, чем в действительности сотрудник занимается.

И все же, несмотря на все «за» и «против» ДИ необходима как той, так и дугой стороне. Ее наличие, не только дисциплинирует сотрудников компании, но и выступает гарантом того, что система управления в компании тщательно продумана, прописана и зафиксирована, а значит, неожиданностей не будет.

Кроме прочего, ДИ выступает одним из инструментов процесса адаптации. Новички, ознакомившись с ДИ, гораздо лучше понимают, какими правами они обладают, что именно им предстоит делать, за что отвечать и кому подчиняться. Детализация процесса деятельности сотрудника позволяет избежать разногласий с вышестоящим руководителем и коллегами. ДИ это канон, по которому предстоит трудиться сотрудникам Вашей компании.

Составление ДИ требует от «законодателя» большой ответственности и знания описываемых бизнес-процессов. Но составление ДИ, это только полдела, важно на практике обеспечить, прописанные в ДИ права сотрудника, оплатив ему ту работу, что не была предусмотрена в ДИ, но была сотрудником выполнена по факту. Если ничего этого не происходит, ДИ становится пустой формальностью, а компания теряет свой авторитет в глазах сотрудника.

Рассмотрим основные правила составления ДИ.

Прежде всего, ДИ, должна отличаться отсутствием двусмысленности и противоречий, мотивирующих элементов и всевозможных призывов к действию, а также средств достижения цели (они описываются в других документах). А вот если ДИ будет содержать прописанные действия сотрудника в чрезвычайных ситуациях, это будет вполне уместно.

Давайте рассмотрим, как именно может выглядеть структура ДИ (для всех категорий должностей).

На примере ДИ директора магазина предлагаю более детально и предметно рассмотреть, как именно может выглядеть ДИ на практике.