При обновлении источника данных свежая информация никогда не попадет в документ в текстовом редакторе. Такие документы устаревают ровно в минуту их создания. При использовании баз данных и таблиц, если немного постараться, можно добиться того, чтобы актуальность данных поддерживалась.

Так что, если уж вы затратили усилия на сбор великолепного массива данных, позаботьтесь о том, чтобы им было удобно пользоваться. В противном случае, как бы замечательно ни выглядели эти данные, они бесполезны. Спросите Кэрол (или лучше не спрашивайте). Это основное правило деловой информации: нельзя вести бизнес, опираясь на прошлогодние факты.

Все знают, как составить хорошую таблицу на основе имеющихся данных?

После того как вы представили информацию в виде таблицы, вы должны быть способны донести ее до других. Качественно составленная таблица нередко становится наиболее эффективным способом представления данных: к сожалению, это также тот способ, которым чаще всего пользуются неправильно. Так что, пока мы окончательно не запутались, давайте потратим пять минут, чтобы прояснить разницу между хорошей таблицей и плохой.

Эдвард Тафти, специалист по информационному дизайну, – это, вероятно, человек, который больше всех думает о том, как эффективно доносить информацию до других. Тафти считает, что «графический мусор» (то есть то самое замысловатое форматирование, которое пользователи применяют для оформления таблиц) представляет собой «очевидный признак статистической глупости». Используйте подобное форматирование в своей презентации, и слушатели обоснованно заключат, что вы мало что смыслите в статистических данных. Обсуждение этого вопроса можно найти на его (достаточно аскетичном) сайте, который указан в разделе дополнительных ресурсов.

Принцип создания таблиц по Тафти заключается в том, что каждая единица информации и каждый элемент дизайна должны помогать пользователю лучше понять тему. Это сложнее, чем может показаться, но самый эффективный способ этого добиться – удалить все отвлекающие факторы и структурировать информацию так, чтобы она соответствовала образу мышления человека.

В качестве примера возьмем таблицу, отражающую долю выживших онкологических больных, из научной работы Германа Бреннера «Доля выживших онкопациентов в долгосрочной перспективе на конец ХХ века: периодометрический анализ» (Lancet, 2002, № 360, с. 1131–1135). После публикации научной работы на эту таблицу часто ссылались в газетных статьях. Оригинал ее выглядел как таблица, расположенная на предыдущей странице.

Это далеко не самая плохая из таблиц. Однако неспециалисту сложно в ней разобраться: в чем заключаются хорошие новости, какие виды рака наиболее опасны, в каких областях удалось добиться наибольшего прогресса – словом, то, что интересует всех нас. А вот таблица Тафти (она содержит все те же самые данные):

Относительная доля выживших онкопациентов в зависимости от типа рака

Я опустил нижнюю часть таблицы: вы и так можете уловить принцип ее построения. Почему теперь воспринимать информацию стало гораздо проще? Есть несколько рекомендаций по созданию качественной таблицы.

Сортируйте данные, чтобы самая важная информация находилась в верхней части таблицы. В таблице Тафти показатель самой высокой доли выживших онкобольных после пяти лет расположен в самом верху. Почему? Потому что, если вам поставили этот страшный диагноз, вас будет интересовать, какие у вас шансы по сравнению с пациентами, больными другими видами рака. Так мы думаем и так принимаем решения.

Не используйте профессиональный жаргон в названиях столбцов и строк. Возможно, пользователи знают, что такое «стандартная ошибка» (величина, показывающая отклонение данных от среднего показателя), но вот «% (СО)» в заголовке понять гораздо сложнее. Обратите внимание на то, как в легенде таблицы, находящейся вверху, где пользователи прочитают ее раньше, чем перейдут к цифрам, объясняется, что означают цифры.

Используйте как можно меньше строк, но не меньше, чем нужно. Для каждого вида рака приводится по восемь показателей, но они сгруппированы в четыре столбца. Объединение среднего показателя и стандартной ошибки без дополнительных строк и ячеек позволяет сразу выделить самую важную информацию. Показатели стандартной ошибки больше не заключены в скобки, и потому читать их стало проще.

Не стоит автоматически применять форматы, предлагаемые Excel. В большинстве случаев они слишком вычурные. Взгляните на таблицу, созданную Тафти: форматирования практически нет, так как линии и цвета отвлекают от цифр.

В бизнесе данные используются для принятия решений. Именно так вы добьетесь роста прибыли на 352 %, как я и обещал, принимая другие решения. Качественная таблица – это единственный, самый важный актив, который у вас есть, когда нужна точность. Как в этом примере, таблица может быть единственным что вам потребуется, чтобы получить важную информацию, необходимую для принятия решения. Но помимо этого, данные из нее удобны в использовании: в отличие от файла в формате PDF, их можно использовать для следующего шага, чтобы построить диаграмму.

Диаграммы способны не только структурировать информацию, но и сделать ее непонятной.

Открываем Excel, вносим данные, выделяем их, выбираем тип диаграммы, строим ее, копируем, вставляем в PowerPoint, проводим презентацию. Каждый из нас когда-нибудь это делал, а затем наблюдал за печальными лицами людей, перед которыми он выступает, когда они пытаются выделить важную информацию.

Вот три способа (хотя их гораздо больше) сделать так, чтобы ваши диаграммы стали более понятными. Основное правило – вы должны спросить: «Понимаете, что я имею в виду?», и каждый, кто видит вашу диаграмму в презентации, должен суметь самостоятельно ответить на этот вопрос.

Делайте оси правильной длины

Ниже представлена диаграмма, демонстрирующая рост числа сотрудников.

Рост числа сотрудников (2004–2015)

Название диаграммы говорит о том, что число сотрудников увеличилось, но, чтобы убедиться в этом придется напрячь зрение. Фактически более удачным названием этой диаграммы в таком виде было бы, что число сотрудников примерно одинаково каждый год.