Налоговый орган вынес решение о привлечении организации к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, предусмотренной п. 1 ст. 120 НК РФ.

По мнению налоговых органов, отражение в книге учета доходов и расходов первичных документов не в строго хронологическом порядке свидетельствует о грубом искажении информации о проведенных организацией хозяйственных операциях в рамках конкретных отчетных периодов.

Налогоплательщики не согласились с таким подходом и обратились в суд.

Прежде всего суд напомнил, что лица, применяющие УСН, вносят данные о хозяйственных операциях, осуществленных в отчетном периоде, в книгу учета доходов и расходов в хронологической последовательности на основании первичных документов позиционным способом.

Суд установил, что налоговый орган за даты совершения таких операций принял даты первичных документов, отраженные в графе 2 раздела I книги учета доходов и расходов, которые могут не совпадать с фактическими данными проведения конкретных хозяйственных операций.

Например, организация вносила запись о своих расходах не в момент оформления платежного поручения, а в момент списания денежных средств в банке, указывая при этом дату составления платежного поручения. Поскольку книга учета доходов и расходов в утвержденной форме не содержит графу «Дата отражения хозяйственной операции», а содержит только графу «Дата и номер первичного документа», в действиях организации отсутствует состав правонарушения, предусмотренный п. 1 ст. 120 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.09.2003 № А56-8206/03).

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения и имеющие обособленные подразделения, сталкиваются и с таким вопросом: нужно ли заводить отдельную книгу учета доходов и расходов по обособленному подразделению?

Глава 26.2 НК РФ и Порядок заполнения книги учета доходов и расходов не предусматривают для организаций с обособленными подразделениями обязанность вести раздельный учет показателей по организации и по обособленным подразделениям.

Если виды деятельности, которые организация ведет через обособленное подразделение, не подпадают под обложение ЕНВД, книга учета доходов и расходов заполняется в целом по организации. Такой ответ дали специалисты УМНС России по г. Москве в письме от 06.05.2004 № 21-09/30814.

Все хозяйственные операции в книге учета доходов и расходов отражаются в хронологическом порядке. В данном случае речь идет о хронологической последовательности в признании доходов и расходов.

Записи в книгу можно делать только на основании первичных документов. Если в нее была внесена ошибочная запись, ее можно исправить. Исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации. Под исправленной записью необходимо поставить дату и печать налогоплательщика.

Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и трех разделов:

– раздел I «Доходы и расходы» и справка к разделу I;

– раздел II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение нематериальных активов (создание самим налогоплательщиком), учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу»;

– раздел III «Расчет суммы убытка, уменьшающего налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения».

На титульном листе необходимо указать общие сведения: название организации, ИНН, КПП, коды статистики (ОКПО, ОКПД), адрес местонахождения организации (места жительства предпринимателя), номера банковских счетов и т. д.

Приступать к заполнению книги учета доходов и расходов лучше с раздела II, так как данные этого раздела используются при заполнении раздела I.

Раздел II книги учета доходов и расходов заполняют только те «упрощенцы», которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов.

В разделе II отражаются расходы:

– на приобретение, сооружение и изготовление основных средств;

– на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств;

– на приобретение или создание самим «упрощенцем» нематериальных активов.

Данные о расходах на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств (ОС) и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов (НМА) отражаются в книге учета доходов и расходов в последний день отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Записи делают отдельно по каждому объекту только после того, как указанные расходы полностью оплачены, а объект принят к бухгалтерскому учету.

Напомним, что в состав основных средств и нематериальных активов включаются те объекты, которые признаются амортизируемым имуществом в соответствии со ст. 256 НК РФ.

Раздел II состоит из одной таблицы, которая содержит 16 граф. Первые шесть граф таблицы заполняют все «упрощенцы». В них указываются:

графа 1 – порядковый номер записи:

графа 2 – наименование ОС и НМА, которое было приобретено (сооружено или изготовлено), а также наименование основного средства, которое подверглось достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации и техническому перевооружению;

графа 3 – дата оплаты расходов по этим объектам;

графа 5 – дата ввода в эксплуатацию.

Затраты на приобретение, строительство, достройку или строительство объектов недвижимости, права на которые подлежат государственной регистрации, учитываются в составе расходов с момента подачи документов на государственную регистрацию. При этом факт подачи документов должен быть документально подтвержден (п. 3 ст. 346.17 НК РФ).

Поэтому в таблице раздела II есть графа 4, в которой необходимо указывать дату подачи документов на государственную регистрацию.

Порядок заполнения граф 6—15 зависит от того, когда были приобретены, введены в эксплуатацию и оплачены ОС, НМА или расходы на достройку, дооборудование, модернизацию, реконструкцию, техническое перевооружение.

В графе 6 указывают первоначальную стоимость ОС или НМА (с учетом «входного» НДС), которые приобретены в период применения «упрощенки».