Сценарий № 1. Займитесь делом, на которое не уходит много времени (а также научите какому-либо навыку).

Непосредственный подчиненный, зашедший без предупреждения: Шеф, я только сегодня в обед заметил сроки по этой скидке. Извините, мне пришлось отложить это дело, потому что я был не уверен, как…

Вы: Садитесь быстрее, мы просмотрим цифры. Нам нужно получить эту скидку. Давайте я покажу вам, как это сделать. (Вы указываете на пункты, по которым нужно произвести подсчеты.)

Подчиненный: Я понял. Чтобы получить этот промежуточный итог, мы должны рассчитать текущий процент брака, а также учесть непроданные товары… и тогда взять скидку.

Вы: Да. Запишите все, чтобы в следующий раз у вас была правильная формула. А пока вышлите это, и вы уложитесь в сроки.

Сценарий № 2. Быстро перенаправьте.

Коллега, зашедший без предупреждения: Привет! Мы получили окончательную стоимость этого оборудования?

Вы: Да. Если заглянешь на сайт проекта, то увидишь новые суммы.

Коллега: Окей, я посмотрю. Спасибо.

Вы возвращаетесь к своей работе.

Сценарий № 3. Отложите.

Товарищ по команде, зашедший без предупреждения: Есть минутка?

Вы: Привет. В чем дело?

Товарищ: Ну, речь идет о том деле Петро-Д. Я не справляюсь с ним. У тебя не было чего-либо подобного год назад?

Вы: Да. Судья Уинстон, девятый округ.

Товарищ: Можешь рассказать мне об этом?

Вы: Конечно. Думаю, у меня есть для тебя несколько идей. Но сейчас мне нужно продолжить работать над этой сводкой. Как насчет 10:00 завтра? Попроси своего помощника достать дела из архивов. Посмотри их, чтобы мы могли сразу перейти к подробностям. Хорошо?

Сценарий № 4. Чтобы дело продвигалось, поручите кому-нибудь выполнение следующих нескольких шагов.

Коллега, зашедший без предупреждения: Есть минутка?

Вы: На самом деле у меня завал. Ты что-то хотел?

Коллега: Образовалась некоторая путаница из-за того, что архитектор уехала из города на всю неделю.

Вы: И?..

Коллега: И наше предложение банку должно быть предоставлено в пятницу.

Вы: Дело в том, что я не занимаю такую позицию в компании, чтобы прямо сейчас начать делать что-то. Ты спрашивал, кто подменяет архитектора в ее отсутствие? Можешь также поинтересоваться у Арта Маклина. Он сидел тогда на обсуждении и знает людей из банка. Я сообщу тебе, если у меня появятся другие идеи. А пока тебе самому под силу добиться некоторых успехов.

Марианна: Шеф, есть минутка?

Вы: Только если это действительно займет мало времени. Что у вас?

Марианна: Вы предложили мне собрать данные по бюджету городского совета, прежде чем я начну писать этот пресс-релиз. Но мне трудно понять эти цифры.

Вы: Давайте завтра уделим этому пятнадцать минут.

Марианна: Думаю, что это займет больше времени.

Вы: Это будет трудно. Напомню, что бюджетные данные нужны лишь для последнего абзаца пресс-релиза. Поэтому доведите до ума весь текст и сделайте все возможное, чтобы разобраться с этими бюджетными данными вместе с финансовой командой. Тогда на приведение в порядок окончательного варианта наброска нам понадобится всего пятнадцать минут. Понятно?

После семинара по тайм-менеджменту, проведенного Алеком Маккензи, один администратор больницы и его первоклассная команда так много узнали о своих привычках, что в течение недели упражнялись в учете времени. Они обнаружили, что ежедневно тратят почти два часа на разговоры «у порога» или в коридорах. Они всегда так хорошо ладили друг с другом, что едва замечали свою привычку прерывать друг друга при возникновении хорошей идеи или вопроса.

Пораженные своим открытием, сотрудники решили заменить полную «открытость» «доступностью». Они не имели в виду сокращение длительности общения – только его неупорядоченности. Каждый из их начал группировать несрочные вопросы и разбираться с ними в течение дня в два приема.

Ведение учета времени на протяжении двух недель показало, что длительность дружеских разговоров сократилась до 30 минут в день, что также сопровождалось улучшением результатов.