Работник является общим объектом аналитического учета для таких синтетических счетов, как 69, 70, 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и некоторых других. Каждому работнику – объекту аналитического учета присваивается табельный номер (аналог инвентарного номера для объекта основных средств).

Аналитический учет начислений и удержаний, связанных с работниками, ведется в регистрах аналитического учета– лицевых счетах, налоговых карточках по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), карточках ЕСН (до 2010 г.).

Аналитический учет оплаты труда и всего, что с ней связано, отличается большой трудоемкостью.

В связи с всеобщей компьютеризацией объем бухгалтерской работы, связанной с расчетами по оплате труда и начисляемые на нее налогами и взносами, значительно увеличился. Учитывая, что в организациях эти расчеты ведутся на компьютере, действующее законодательство требует от организации представления персонифицированной отчетности по всем физическим лицам с детализацией по месяцам и видам доходов.

Аналитический учет оплаты труда и связанных с ней налогов и взносов представляет собой автономную задачу. Поэтому на практике эта задача часто решается с помощью отдельной компьютерной программы.

Компьютерные программы по аналитическому учету оплаты труда автоматически выполняют рутинные операции. Перед начислением очередной заработной платы бухгалтеру требуется только проследить, чтобы в базу данных была введена вся информация, необходимая для правильного начисления зарплаты, удержаний, налогов и взносов.

Так, при повременной оплате труда работника на основе должностного оклада база данных должна содержать информацию о размере его оклада. Если работник пропустил несколько рабочих дней, то сведения об отсутствии должны быть введены в информационную базу.

При сдельной оплате труда база данных должна иметь сведения о тарифных ставках. А перед начислением заработной платы бухгалтеру следует ввести информацию об объемах работ, выполненных работниками.

В базу данных следует ввести данные о наличие у работника детей, что дает ему право на стандартные налоговые вычеты при расчете НДФЛ, об особых правах на дополнительные налоговые вычеты и о суммах, подлежащих дополнительному удержанию с заработной платы работника.

Для правильного отнесения работника к той или иной возрастной группе при определении ставок страховой и накопительной частей взносов в ПФ РФ база данных должна иметь информацию о дате рождения работника.

Кроме того, в базу данных до расчета заработной платы необходимо ввести информацию об отпусках работников, листках нетрудоспособности, начисленных премиях.

Расчет заработной платы на основе данных, имеющихся в базе данных, выполняет программа по заранее заданным алгоритмам. Результат выполненного расчета заработной платы показан в различных отчетах.

При использовании компьютера отпадает необходимость специально вести регистры аналитического учета – лицевые счета работников и карточки учета налогов. Эти регистры также превращаются в отчеты. Любой из указанных регистров аналитического учета бухгалтер может сформировать на экране компьютера путем запуска соответствующей команды. После этого сформированный регистр бухгалтер может распечатать на принтере в бумажном виде.

Представленная выше картина аналитического учета расчетов по оплате труда с использованием компьютерных программ получилась, пожалуй, излишне идиллической. Конкретные компьютерные программы могут содержать ошибки, они могут быть не рассчитаны на какие-то особо сложные ситуации. А в конечном счете виновным во всех недоработках и ошибках будет бухгалтер. Использование компьютера облегчает труд бухгалтера, освобождает от рутинной работы, но не заменяет его. Но при этом бухгалтер обязан знать правила бухгалтерского учета и налоговое законодательство, понимать взаимосвязи между исходными данными, задаваемыми компьютеру, и результатами последующих расчетов.

Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т. е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено (или истечет срок, отведенный на выполнение задания).

Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.

Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансовый отчет, которая заполняется подотчетным лицом и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц.

К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и почтово-телеграфные расходы, а также расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплату мелких транспортных затрат, покупку горюче-смазочных материалов.

Обычный порядок получения подотчетных сумм, предназначенных на операционно-хозяйственные расходы, и представления отчетности в их расходовании заключаются в следующем. Работник организации подает заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы. В заявлении работник указывает срок представления авансового отчета – обычно не позднее чем через месяц. Руководитель организации утверждает это заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление, утвержденное руководителем. Поскольку подпись руководителя уже есть на заявлении, послужившем основанием для оформления расходного кассового ордера, на кассовом ордере подпись руководителя не нужна.